変更リクエストは、「変更リクエスト[R/W]」ロールが割り当てられているチーム メンバーが作成できます。また、新しい変更リクエストは、問題レポートで自動的に生成することもできます。このような場合、 [ヘッダ] および [詳細] セクションには、関連する問題レポートからの情報が入力されます。また、元の問題レポートは [関連プロセス] セクションでリンクされます。
リクエストを説明するために次のセクションを使用できます。
| セクション | 目的 |
|---|---|
| ヘッダ | このセクションを使用して、リクエストについて説明します。[タイトル] 、 [説明] 、および [変更テンプレート] を指定する必要があります。[優先順位] 、 [変更理由] 、および [変更理由コード] を指定することもできます。優先順位を選択すると、 [ステータス] セクションの優先順位が [フラグ] フィールドにグラフィカルに表示されます。 選択した [変更テンプレート] によって、担当コーディネータと必要な変更指示委員会(CCB)の承認者が割り当てられます。 作成時に自動的に一意の番号が生成されます。 |
| [詳細] | このオプションのセクションには、影響を受ける製品、アイテム、数量など、リクエストに関する詳細を取り込むためのフィールドがあります。また、既知のリスクと根本原因情報を文書化することもできます。 |
| イメージ | 変更と可能なソリューションを説明するイメージをアップロードします。それぞれのイメージのコメント フィールドを使用して、追加情報を入力します。その他のファイルを[添付ファイル] タブでアップロードすることができます。 |
| ステータス | このセクションには、全体的な進行状況、優先順位、タスクの進行状況、および承認ステータスに関する自動インジケータが含まれています。これらのフィールドは、ワークスペースのビューを使用してリクエストのリストを確認する場合に特に便利です。 - [進行状況] フィールドには、NEW(新規リクエスト)、REV(レビュー保留中)、CCB(CCB レビュー期限)、CO(変更指示開始)などのリクエスト ワークフロー ステータスが反映されます。 - [フラグ] フィールドはリクエストの優先順位を示します。 - [タスクの進行状況] フィールドには、開始された変更タスクの完了までの進行状況が表示されます。 - [承認ステータス] フィールドは、ワークフロー ステータスに基づいて、リクエストが承認されたか却下されたかを示します。たとえば、ステータスが [却下] の場合はそのリクエストが却下済みとマークされ、ステータスが [進行中の変更指示] の場合は承認済みとマークされます。 |
| 関連プロセス | このセクションを使用して、設計レビューや CAPA プロセスなどの先行プロセスにリクエストをリンクします。リクエストが既存の変更指示によって既に対処されている場合は、ここで関連するプロセスを選択できます。これにより、リクエストの承認後に新しい変更指示が作成されなくなります。 |
[添付ファイル] タブを使用して、変更、その影響、および考えられる解決策の詳細を説明するドキュメントをアップロードすることができます。これらの添付ファイルは、このプロセスのすべての関係者がアクセスできます。
リクエストの影響を受けるアイテムおよび BOM は、 [影響を受けるアイテム] タブに一覧表示される場合があります。リクエストが問題レポートから作成された場合、このビューには既にいくつかのエントリが含まれている可能性があります。これは、[影響を受けるアイテム]が問題レポートからコピーされるためです。同様に、後でリクエストが承認されると、変更リクエストの[影響を受けるアイテム]はすべて関連する変更指示にコピーされます。アイテムは、複数の変更リクエストに同時に関連付けることができます。
変更リクエストの作成時には、 [変更承認テンプレート] を選択する必要があります。テンプレートの値は、変更リクエスト全体、および該当する場合は後続の変更指示の複数フィールドに入力されます。
テンプレートは、リクエストの標準変更タスクも定義します。リクエストが [レビューと影響解析] ステータスに提出されると、変更リクエスト プロセスの一部であるテンプレートのタスクが、 [タスク プランニング] タブにコピーされます。これにより、テンプレートに基づくそれぞれの変更プロセスが同じタスク セットに従うことになり、定義された標準を維持できるようになります。詳細については、「」を参照してください。
すべての詳細を入力したら、 [レビューのために提出] ワークフロー アクションを使用して、リクエストをレビュー用に提出することができます。リクエストが有効でなくなった場合は、キャンセルして追加のアクションが実行されないようにすることができます。追加情報が使用可能になった場合、リクエストの所有者は提出後にリクエストを [作成] ステータスに戻すこともできます。
リクエストが有効でなくなった場合は、それ以上のアクションが実行されないように、その変更指示をキャンセルすることができます。[キャンセルの詳細] セクションには、次の内容が表示されます。
変更リクエストが提出され、ステータスが [レビューと影響解析] に達すると、(選択した変更テンプレートによって定義される) 担当の変更コーディネータに通知が送信され、そのリクエストが [仕掛中の作業] リストにも表示されます。
レビューにより、変更がサプライヤに関与している、あるいは特定の顧客に影響を与えていることがわかる場合があります。また、特定のタイプの変更では、リリース前に顧客の承認が必要になる場合があります。このような情報は、 [関係者] セクションに保存できます。顧客の承認が変更承認プロセスに影響を与える場合、後でこの情報が変更指示にコピーされます。
レビューと解析の一環として、レビュー担当者はリクエストの財務的な影響と予想される労力を評価する必要があります。どちらも [財務的影響の評価] と [労力の評価] のセクションでそれぞれ文書化できます。数値が入力されると、合計が計算されます。この情報は、リクエストの承認を決定するために変更指示委員会(CCB)で必要になる場合がありますが、必須ではありません。ただし、総労力が定義されている場合、これらの労力は後で結果として発生する変更指示に目標労力としてコピーされます。
変更リクエストがまだ有効であるが、すぐに対処できない場合は、 [保留] ステータスに移動することができます。このステータスでは、 [ステータス] セクションの [進行状況] フィールドがグレー表示され、リクエストが保留中であることを示します。リクエストが [レビューと影響解析] ステータスに戻ると、 [進行状況] フィールドは通常の色に戻ります。この機能は、ワークスペース ビューで、進行中のすべての変更リクエストの進行状況を追跡するために使用できます。
[タスク プランニング] タブを使用して、変更リクエストの変更指示委員会への提出前に完了するアクティビティのリストを定義します。変更リクエストを [タスクを実行] ステータスに遷移すると、対応する変更タスクプロセスが自動的に生成されます。すべてのタスクが完了すると、リクエストは [レビューと影響解析] ステータスに戻ります。
[タスク プランニング] タブでは、タスクの追加や削除、依存関係、ID、タイトル、説明、優先順位、割り当て先、目標開始日などの値の更新など、タスクを調整することができます。テンプレートからコピーした標準のタスク セットから開始し、特定の変更リクエストに合わせて調整します。
各エントリには、英数字の ID、割り当てられた個人、完了目標日が必要です。[レビュー担当者] を定義すると、タスクの結果のレビューと承認の準備ができたときに、その担当者に通知されます。目標開始日を定義しない場合は、現在の日付が使用されます。
[タスクを開始] ワークフロー アクションを使用してタスクを開始します。
移行が完了すると、次の処理が行われます。
<CT> - <CR number> - <ID> – <Title> 形式の番号が割り当てられ、識別しやすくなります。タスクのリストと詳細は、 [タスク プランニング] タブでのみ調整できます。変更を加えた後、 [タスクを更新] ワークフロー アクションを使用して変更タスクを更新し、割り当て先に通知します。[タスクを更新]を使用してタスクを削除することはできません。代わりに、タスクをアーカイブして [タスク プランニング] グリッドから削除します。
タスク管理を簡素化するため、完了した変更タスクは [タスク プランニング] タブから削除されます。このタブには、期限が残っているタスクのみが表示されるため、仕掛中のアクティビティに集中することができます。
また、関連する変更タスクが [スケジュール] タブに追加され、そのスケジュールを追跡できるようになります。
変更タスクの管理の詳細については、「」を参照してください。
誰かがタスクを承認または完了したり、 [フォローアップとステータス更新] セクションにコメントを追加したりすると、メインの [変更リクエスト] タブの [フォローアップと変更タスク追跡] セクションの [変更タスク アクティビティ ログ] フィールドにタスクの名前と番号、ステータス、人、日付、およびコメントを記録します。各タスクには独自のエントリがありますが、それぞれ最新のアクティビティのみが表示されます。これは、変更コーディネータが最新のタスク アクティビティを追跡し、全体を監視する際に役立ちます。
[ステータス] セクションの [タスクの進行状況] フィールドで完了したタスクの数をカウントして、関連する変更タスクの完了を簡単に追跡できます。
変更タスクの [影響を受けるアイテム] タブにアイテムが含まれている場合、これらのアイテムは、タスクが完了した際に、CR または CO の [影響を受けるアイテム] タブに自動的にコピーされます(既に存在する場合を除く)。これは、変更コーディネータが、変更プロセス全体を通じて影響を受けるすべてのアイテムをモニタできるようにするためです。
リクエストが有効な変更とみなされない場合、コーディネータまたはレビュー担当者はワークフロー アクション [リクエストを拒否] を使用することもできます。これにより、変更リクエスト(CR)が [却下] ステータスに移行します。この場合、拒否に関してリクエストの所有者には自動で通知され、[ステータス] と [統計情報と KPI] セクションの結果および拒否日がシステムによって取り込まれます。
レビューと影響分析が完了すると、承認者が選択されていない場合は、変更リクエスト コーディネータがリクエストを承認し、変更指示プロセスを直接開始できます。承認者が選択されている場合は、変更指示委員会(CCB)によるレビューが必要です。
[変更指示委員会によるレビュー] セクションを使用して、リクエストに対して必要な承認をレビューおよび管理します。選択した変更テンプレートに事前定義された承認者が含まれている場合は、それらの承認者が [必須] 列に一覧表示されます。コーディネータは、チーム メンバーのリストから承認者を追加することもできます。リクエストが [変更指示委員会によるレビュー] ステータスに達すると、必要な承認者と追加の承認者のすべてが [残りの承認者] リストにコピーされます。各ユーザは、 [承認] ワークフロー アクションを実行してリクエストを承認する必要があります。これにより、ユーザは [残りの承認者] リストから [承認者] リストに移動します。このプロセスにより、未処理の承認を簡単に追跡できます
残りの承認者がリクエストを拒否し、 [レビューと影響解析] ステータスに戻すと、 [残りの承認者] リストがクリアされます。選択したすべての承認者は、次にリクエストが [変更指示委員会によるレビュー] ステータスに達したときに再度承認する必要があります。変更リクエスト コーディネータがリクエストをレビュー ステータスに戻した場合も同じプロセスです。
変更指示委員会によるレビューは何度でも繰り返すことができます。システムは [統計情報] セクションの繰り返しを追跡し、CCB がスキップされたかどうかを記録します。
変更指示の最終承認後または直接開始後、 [ステータス] セクションの [承認ステータス] が更新されます。
リクエストされた変更は、変更指示プロセスを通じて実装する必要があります。変更リクエストが [進行中の変更指示] ステータスに達すると、自動的に新しい変更指示が開始され、リクエストにリンクされます。また、選択された変更テンプレートなどの詳細がリクエストから変更指示にコピーされます。
現在のリクエストを既存の変更指示にリンクする場合は、 [関連プロセス] セクションでプロセスを選択します。既存のプロセスを選択すると、新しいリクエストが作成されるのではなく、現在のリクエストがその変更指示にリンクされます。このメカニズムにより、複数の変更リクエストを単一の変更指示に接続することもできます。
変更リクエストは、関連する変更指示が完了するまで、 [進行中の変更指示] ステータスのままロックされます。変更指示が完了すると、変更リクエストおよび(該当する場合は)関連する問題レポートが自動的に完了します。
何らかの理由でその変更指示をキャンセルした場合は、その変更リクエストを [レビューと影響解析] ステータスに戻して、変更が必要かどうかを判断することができます。そうでない場合は、変更リクエストをキャンセルできます。別の変更が必要な場合は、ワークフローが再度 [進行中の変更指示] ステータスに達すると、新しい変更指示が生成されます。
変更リクエストの変更指示が開始されると、その変更指示がリクエストの [スケジュール] タブに表示され、追跡しやすくなります。このビューでは、変更指示のコンテキストで実行されるタスクにアクセスすることもできます。