問題レポートを使用して、問題を文書化、解析、および解決することができます。問題レポートでは、初期レビューとオプションのテクニカル解析を実行することができます。また、変更リクエストを開始することもできます。問題レポート[C]ロールまたは問題レポート[R/W]ロールを持つユーザは、問題レポートを作成することができます。
問題レポートには、3 人の関係者が関与します。
問題レポートを作成する際には、以下の情報を参照して問題レポートのセクションを理解してください。
| セクション | 目的 |
|---|---|
| ヘッダ | このセクションでは、問題に関する重要な情報を取得します。問題の [タイトル] 、 [説明] 、 [優先順位] 、 [タイプ] 、 [ソース] を入力する必要があります。選択した [タイプ] と [ソース] を使用して、次の手順での適切なアクションを決定することができます。 レポートの作成時に自動的に番号が生成されます。 |
| [詳細] | このオプションのセクションには、影響を受ける製品、アイテム、数量など、問題に関する詳細を取り込むための追加フィールドがあります。また、特定の問題につながる特定の状況や、問題を解決するための実行可能なアクションについて説明することもできます。 [目標解決日] を選択した場合、 [ステータス] セクションの [残り日数] に残り日数が示されます。 |
| イメージ | 問題と可能なソリューションを説明するイメージをアップロードします。さらに詳しい情報を入力するには、各イメージのコメント フィールドを使用します。 必要に応じて、その他のファイルを [添付ファイル] タブでアップロードすることができます。 |
| ステータス | このセクションには、レポートの進行状況、優先順位、およびスケジュールに関する自動インジケータが含まれています。これらのフィールドは、ワークスペースのビューを使用して問題のリストを確認する場合に特に便利です。 [進行状況] には、ワークフロー ステータスに基づいたレポートの進行状況が反映されます。[フラグ] はレポートの優先順位を示します([ヘッダ]セクションの[優先順位]フィールドに基づく)。[残り日数] ** フィールドには、 **[詳細] セクションに示されている [目標解決日] までの残りの日数が表示されます。レポートの期限が過ぎている場合、このカウンタは赤で表示されます。期限が 3 日以内に迫っている場合は、オレンジ色で表示されます。それ以外の場合は緑色で表示されます。レポートが完了すると、グレーで表示され、「完了」というラベルが付けられます。 |
問題レポートの残りのセクションは、レポートの進行状況に合わせて入力され、プロセスの次の手順で説明されます。
すべての詳細が取り込まれ、 [添付ファイル] タブで追加のファイルがアップロードされたら、ユーザは [提出] ワークフロー アクションを実行して、レポートをレビュー担当者に提出することができます。これにより、問題レポート[レビュー]ロールを持つすべてのユーザに、この新しいレポートが自動的に通知されます。また、システムは、このレポートのレビューを 3 営業日以内に完了するというマイルストーンを作成します。
レポートが有効でなくなった場合、作成者はそのレポートを閉じて、それ以上の操作が実行されないようにすることもできます。
問題レポート[REVIEW]ロールを持つチーム メンバー全員に、レビュー待ちのレポートが [仕掛中の作業] リストに表示されます。自動マイルストーンは、このレビューの目標期日を定義します。
その後の処理のための情報が見つからない場合、レビュー担当者は、レポートを作成者に返して詳細情報を要求することができます。レポートが有効な問題ではないと思われる場合、レビュー担当者はレポートを閉じることができます。
レビュー結果を取り込むために、レビュー担当者はレポートの詳細の [レビュー] セクションを使用できます。このセクションには、 [レビュー担当者] と [レビュー日] の各フィールドも含まれています。これらのフィールドは、レビューが完了すると自動的に設定されます。
レビュー中、およびプロセス作成者と他の関係者とのコラボレーション中に、レビュー担当者は [注記] タブを使用して、このプロセスのコンテキスト内で関連情報を取り込むことができます。
レビューが完了し、問題が解決されたら、レビュー担当者はレポートを [完了] ステータスに設定できます。ただし、技術者が問題解決を求められる場合は、レポートの [テクニカル解析] のために技術者にそのレポートを割り当てる必要があります。
テクニカル解析の [目標期日] を設定することもできます。これにより、マイルストーンが自動的に作成されます。レポートは、技術者が割り当てられている場合にのみ [テクニカル解析] に遷移できます。
割り当てられた技術者は、製品設計への潜在的な影響を評価するための解析を担当します。技術者が電子メールで通知を受け取ると、 [仕掛中の作業] リストにレポートが表示されます。
それ以上の処理が不要な場合、技術者はレポートを [完了] に設定できます。
特定のアイテムに対する変更が必要な場合、これらのアイテムは問題レポートの [影響を受けるアイテム] タブに添付できます。後続の変更リクエストの場合、このアイテムのリストはその変更リクエストにコピーされます。
あるいは、技術者は、変更リクエストを作成する前に、まず CAPA(是正措置と予防措置)プロセスを開始して、問題が今後繰り返されないようにすることもできます。
決定内容には関係なく、システムは自動的に該当する後続の業務プロセスを開始し、 [関連プロセス] セクションで問題レポートにリンクします。このセクションには、要求されたプロセスに関する情報と作成日も自動的に保存されます。
テクニカル解析が完了すると、システムは完了日とワークフローのコメントを [テクニカル解析] セクションに取り込みます。技術者はコメントを追加できます。
すべての情報が取り込まれ、決定が行われると、問題レポートは変更リクエストが完了するまで、 [進行中の変更指示] ステータスのままになります。これ以上のユーザ操作は必要ありません。変更リクエストが終了すると、問題レポートは自動的に [完了] ステータスに設定されます。