RFI 처리

RFI는 상태 변경에 따라 동적 검토 프로세스를 거칩니다. 작동 방식은 다음과 같습니다.

1. 작성: RFI가 기본 상태인 제출됨으로 작성됩니다. 즉시 완료할 수 없는 경우 작성자가 상태를 초안로 설정할 수 있습니다.
2. 제출(관리자만): 작성자가 RFI를 제출하고 소유권을 관리자에게 이전합니다.
3. 검토: 이제 관리자는 최대 10명의 검토자를 지정할 수 있으며, 상태를 열림으로 변경할 수 있습니다. 기본 검토자는 RFI 유형 설정에서 설정됩니다.
4. 응답: 검토자가 응답을 제공하며 별도로 추적됩니다. 검토자는 RFI가 미해결 검토 중 상태에 있는 동안 응답을 편집할 수 있으며 응답자는 여전히 책임자입니다. 관리자는 이러한 변경을 건너뛰어야 하는지 여부를 지정할 수도 있습니다.
5. 공식 응답: 관리자가 응답을 검토하고, 목록에서 공식 응답을 선택하고, 사용 가능한 경우 주석 및 첨부 파일을 추가하고, 상태를 답변됨으로 변경합니다.
6. 종결: 응답 후 관리자가 상태를 종결로 설정하고 모든 프로젝트 구성원에게 RFI를 배포합니다. 종료된 RFI는 파일에 저장할 수 있습니다.

언제든지 RFI가 관련이 없어지면 상태 드롭다운 메뉴에서 무효로 표시할 수 있습니다.

종합 건설업체(작성자)가 RFI를 시작하는 경우를 생각해 보십시오. Global Construction(관리자)은 이를 받아 Elegant Design, City Permitting, Regional Utilities(검토자)에게 할당하여 응답을 받습니다. 관리자는 응답을 검토하고 공식 응답을 선택한 후 종합 건설업체에 반환합니다.

RFI 검토 테이블

검토 테이블은 RFI 도구의 중요한 기능입니다. 각 RFI 항목에 대해 모든 책임 당사자(담당자), 응답 및 응답 날짜 및 유형과 같은 응답 정보에 쉽게 액세스할 수 있습니다.

RFI 응답 및 작업은 시간순으로 나열됩니다. RFI를 검토할 때 모든 이전 응답이 맨 위에서부터 응답한 순서대로 나열되므로 대화를 쉽게 추적하고 신속하게 조치를 취할 수 있습니다.

RFI 작업 로그

활동 기록은 RFI 도구의 필수 기능으로, RFI(정보 요청)와 관련된 모든 활동에 대한 포괄적인 기록을 제공합니다. 상태 변경, 응답, 문서 업로드, 편집 및 기타 관련 활동을 포함한 모든 상호 작용에 대한 시간순 설명을 제공합니다.

상태 변경 및 기타 중요한 활동을 추적하는 것 외에도 RFI 도구의 작업 로그는 주석을 사용하여 프로젝트 참가자 간의 의사 소통을 용이하게 합니다. 이 대화형 기능을 사용하면 상황에 맞는 메모를 추가하거나, 질문하거나, 로그 내에서 직접 추가 정보를 제공할 수 있습니다.

RFI 종료 및 배포

종료 및 배포 다음 시나리오에서 RFI를 배포합니다.

• 검토자만 있는 워크플로우: 이 경우 종료 및 배포 마법사는 RFI를 닫을 때 RFI 관리자가 항상 사용합니다.
• 담당자가 있는 워크플로우: 종료 및 배포 마법사는 관리자가 담당자의 공식 응답을 편집할 수 있는 공식 응답 편집 고급 설정이 활성화된 경우에만 RFI 관리자가 사용합니다.

닫기 및 배포는 다음 두 단계로 구성됩니다.

1 단계 :

• 마법사의 왼쪽에는 검토자가 제공한 이전 응답이 표시됩니다. RFI 관리자는 공식 응답에 포함할 응답을 하나 이상 선택할 수 있습니다.
• 오른쪽에는 제출될 공식 응답이 표시됩니다. RFI 관리자에게 공식 응답을 편집할 수 있는 권한이 있는 경우(공식 응답 편집 고급 설정에 따라) 응답에 첨부 파일을 추가하거나 이전에 추가한 첨부 파일을 제거할 수 있습니다.

2 단계 :

• 왼쪽에는 첨부 파일을 포함하여 배포될 공식 응답의 편집할 수 없는 미리 보기가 제공됩니다.
• 오른쪽은 확인자 선택, 주석 추가, RFI 상세 보고서를 프로젝트 폴더에 저장할지 여부 선택과 같은 배포 설정에 중점을 둡니다.

RFI 추가 정보

RFI 도구의 추가 정보 섹션은 프로젝트 또는 조직의 특정 요구 사항에 더 잘 부합하도록 추가 유연성 및 사용자 지정을 제공하도록 설계되었습니다. 이 섹션에는 고유한 프로젝트 요구사항에 따라 정의할 수 있는 모든 사용자 RFI 필드가 포함되어 있습니다.

사용자 지정 필드를 사용하면 RFI 양식의 표준 항목에 포함되지 않을 수 있는 데이터를 캡처하고 저장할 수 있습니다. 여기에는 특정 코드, 식별자, 카테고리 또는 프로젝트의 RFI와 관련된 기타 데이터에 대한 필드가 포함될 수 있습니다.

기본적으로 추가 정보 섹션은 효과적인 프로젝트 관리에 필요한 모든 정보를 캡처, 저장 및 보고할 수 있는 RFI 도구의 기능을 향상시킵니다.

RFI 참조

RFI 도구의 참조 기능은 RFI의 명확성과 포괄성을 크게 향상시킵니다. 이 기능을 사용하면 다양한 유형의 관련 컨텐츠를 RFI에 직접 링크하거나 참조할 수 있습니다. 여기에는 다음 작업이 포함될 수 있습니다.

1. 파일 및 시트: 여기에는 RFI에 필요한 컨텍스트 또는 세부 정보를 제공하는 관련 문서, 도면 또는 스프레드시트가 포함될 수 있습니다.
2. 사진: 이미지는 시각적인 설명을 제공하여 당면한 이슈나 질문을 설명하는 데 도움이 될 수 있습니다.
3. 자료제출: 자료제출에 대한 참조는 RFI를 프로젝트와 관련된 특정 자료, 제품 또는 장비에 연결하는 데 도움이 될 수 있습니다.
4. 사양 분류: 특정 사양 분류에 대한 참조는 RFI에 적용되는 관련 기술 요구사항 또는 표준에 대한 직접 링크를 제공합니다.
5. 이슈: 관련 이슈를 언급하면 추가적인 맥락을 제공하고 RFI가 더 광범위한 프로젝트 이슈 또는 우려 사항과 어떻게 연결되어 있는지 보여줄 수 있습니다.
6. 기타 RFI: 경우에 따라 RFI가 상호 연결되어 있습니다. 다른 RFI를 참조하면 중복을 방지하고 모든 관련 쿼리를 한꺼번에 처리하는 데 도움이 될 수 있습니다.
7. 일정: 프로젝트 일정에 연결하면 프로젝트 일정에 대한 RFI의 영향을 강조하거나 종속성을 강조할 수 있습니다.
8. 자산: RFI가 이러한 요소와 관련된 경우 특정 자산(예: 장비 또는 시설)에 대한 참조가 중요할 수 있습니다.
9. PCO(잠재적 계약 변경): RFI는 종종 프로젝트의 변경으로 이어집니다. 잠재적인 변경 지시를 참조하면 이러한 변경 사항과 그 영향을 추적하는 데 도움이 될 수 있습니다.
10. 양식: 검사 양식 또는 체크리스트와 같은 RFI와 관련된 양식을 참조로 첨부할 수 있습니다.

참조는 RFI 항목 작성 시 추가하거나 나중에 RFI 항목 페이지에서 추가할 수 있습니다. RFI 항목에 참조를 추가하려면 다음을 수행합니다.

1. 참조 섹션에서 참조 추가 버튼을 클릭합니다.
2. 참조 유형을 선택합니다.
3. 하나 이상의 참조를 선택합니다.
4. 추가 버튼을 클릭합니다.

RFI 첨부 파일

첨부 파일은 RFI 프로세스에서 중요한 역할을 하며 추가 컨텍스트, 설명 및 지원 문서를 제공합니다. RFI 도구를 사용하면 RFI 수명 주기의 다양한 단계에서 관련 파일을 첨부하여 프로젝트 이해 관계자 간의 의사 소통 및 협업을 향상시킬 수 있습니다.

공식 응답 첨부 파일

공식 응답 첨부 파일 기능을 사용하면 RFI의 공식 응답을 제출할 때 담당자 및 매니저 역할이 첨부 파일을 추가할 수 있습니다.

RFI 공식 응답에 첨부 파일을 추가할 수 있는 사람은 누구인가요?

• 담당자는 RFI가 리뷰에서 열기 상태(리뷰어로 이동하기 전) 또는 대답 열기(리뷰어가 답변한 후) 상태에 있는 경우 공식 응답을 제출합니다.
• 제출 상태를 위해 미결 대기 중에서 RFI를 종료하는 RFI 관리자
• RFI 관리자가 답변 열기 상태에서 RFI를 종결합니다. - 공식 응답 편집(Edit official response) 고급 설정을 활성화한 경우에만 해당합니다

RFI 공식 응답 첨부 파일은 누가 볼 수 있나요?

관련 RFI 항목에 액세스할 수 있는 모든 Build 구성원은 웹 및 모바일에서 공식 응답 첨부 파일을 볼 수 있습니다.

RFI 상태