Arbeid med samsvarskrav

Under innsending av anmodninger om kostnadsbetaling, kontrakter, EF-er eller endringsordrer må underleverandører ofte gi et stort volum av støttedokumentasjon til hovedentreprenører. Med arbeidsflyten for samsvarskrav kan du spore og lagre frafall av panterett, forsikringssertifikater, kausjonsdokumenter og annet nødvendig materiale før innsendingene fortsetter.

Prosjektadministratorer oppretter maler for samsvarskrav i innstillinger. Deretter laster medlemmene opp de nødvendige dokumentene i detaljpanelet for elementet. Systemet sporer samsvarsstatus og kan blokkere innsendinger til kravene oppfylles.

I denne artikkelen:

• Konfigurer samsvarskrav
• Gjør samsvarskrav valgfrie eller obligatoriske
• Definere utløpsdatoer
• Opprett betingelsesbaserte krav for kontrakter
• Last opp nødvendige dokumenter
• Spor samsvarsstatus
  • Vis samsvarsstatus i tabeller
• Feilsøking
• Relaterte artikler

Konfigurer samsvarskrav

Prosjektadministratorer oppretter maler for samsvarskrav i prosjektinnstillinger. Velg riktig plassering for innstillinger basert på hva du oppretter krav for:

• Kontrakter og anmodninger om kostnadsbetaling: Gå til Samsvarskrav i Kostnadsinnstillinger.
• EF-er og UE-EO-er: Gå til Samsvarskrav i innstillinger for endringsordrer.

Dette lar deg opprette maler som forsikringsbevis, frafall av panterett, sikkerhetsdokumentasjon og obligasjonssertifikat.

Slik oppretter du en mal for samsvarskrav:

1. Gå til Project Admin.
2. Gå til Tjenester.
3. Bytt til Kostnad- eller Endringsordre-fanen.
4. Utvid delen Samsvarskrav.
5. Klikk på Legg til ved siden av elementtypen (kontrakt, betaling, EO eller UE-EO).
6. Legg til et navn og en beskrivelse for kravet.
7. Velg dokumentbaserte eller betingelsesbaserte krav:
8. Klikk på Lagre.

Gjør samsvarskrav valgfrie eller obligatoriske

Når du har opprettet maler, kan du tilpasse kravene til bestemte elementer. Naviger til detaljpanelet for et element og finn delen Samsvarskrav:

1. Klikk på Mer-menyen ved siden av et krav.

2. Velg Gjør valgfritt eller Gjør obligatorisk.

   

Definere utløpsdatoer

Du kan kreve utløpsdatoer for tidssensitive dokumenter som forsikringssertifikater:

1. I kravoppsettet aktiverer du Krever utløpsdato for dokument.
2. Medlemmer vil bli bedt om å angi utløpsdatoer ved opplasting av dokumenter.
3. Utløpte dokumenter vises i kalendervisninger og varsler.

Når en forfallsdato er angitt, vises den i kalendervisningen på startsiden og i samsvarsdokumentets exp. Dato-kolonne.

Slik legger du tilsamsvarsdokumentets exp. Datokolonne til kontrakttabellvisningen:

1. Gå til Kontrakt-underfanen i Kostnad-fanen.
2. Klikk på -ikonet.
3. Finn samsvarsdokumentets exp. Dato-kolonnen i listen, og klikk på den.

Den nye kolonnen vises i Datoer-delen av tabellen. Ved å gruppere elementer etter datoer kan du raskt se forfallsdatoene.

Opprett betingelsesbaserte krav for kontrakter

For kontrakter kan du opprette betingelsesbaserte krav som blokkerer handlinger basert på budsjettkodesegmenter eller kontraktverdier:

1. I kravoppsettet velger du Angi en betingelse i stedet for dokumentkrav.
2. Velg betingelsestype:
   • Budsjettkodesegment: Blokker kontrakthandlinger når koblede budsjetter samsvarer med bestemte segmentverdier (f.eks. Kostnadstype er lik EQ eller MA).
   • Kontraktverdier: Blokker kontrakthandlinger basert på sammenligninger av budsjetter eller forpliktelser (f.eks. Opprinnelig forpliktelse overskrider Revidert budsjett).
3. Hvis det ikke er kompatibelt, velger du Blokker kontrakthandling eller Tillat kontrakthandling.

Last opp nødvendige dokumenter

Som medlem med samarbeidstillatelse kan det være lurt å sende inn en anmodning om kostnadsbetaling eller en kontrakt. Når et samsvarskrav legges til, vil du se en merknad: Uoppfylte samsvarskrav. Send inn-knappen er ikke tilgjengelig før du legger til alle nødvendige dokumenter.

Hvis du vil gjøre dette, kan du se Samsvarskrav-delen i detaljpanelet for kostnadsbetalingsanmodning eller kontraktelementet.

Hvis du vil legge til et obligatorisk dokument, klikker du på Legg til dokument og velger blant alternativene:

• Velg eksisterende dokumenter. Dette alternativet er tilgjengelig hvis det finnes dokumenter i Dokumenter-delen i detaljpanelet.
• Last opp fra datamaskinen. Dokumentet lastes automatisk opp til Vedlegg.

Kravet er oppfylt når minst ett dokument er lagt til. Du kan også bli bedt om å oppgi valgfrie dokumenter. Nå kan du klikke på Send inn.

Spor samsvarsstatus

Samsvarskolonnen i oversiktstabeller viser sanntidsstatus:

• Kompatibel: Alle krav oppfylt.
• Venter: Dokumenter kreves.
• Ikke aktuelt: Ingen samsvarskrav gjelder for dette elementet.
• Ikke påkrevd: Samsvarskrav er ikke obligatoriske for dette elementet.

Vis samsvarsstatus i tabeller

Legg til kolonnen Samsvarsdokumentets utløps- dato for å spore utløpsdatoer:

1. Gå til den relevante fanen (Kontrakt, Anmodninger om kostnadsbetaling, EF-er eller UE-EO-er) i verktøyet Kostnad eller Endringsordre.
2. Klikk på -ikonet.
3. Finn og velg kolonnen Samsvarsdokumentets utløps- dato.

Kolonnen vises i delen Datoer. Bruk gruppering etter datoer for raskt å identifisere kommende utløpsdatoer.

Feilsøking

Relaterte artikler

• Samsvarskrav i Kostnadsinnstillinger-artikkelen
• Samsvarskrav i innstillingene for endringsordrer
• Håndtering av kostnadstillatelser
• Filtrer og grupper