Opprette, dele og planlegge rapporter

Du kan opprette, dele og planlegge en rapport fra fanene Nyeste eller Lagret i Insight.

I dette emnet kan du lære hvordan du:

• Konfigurere rapportinnstillinger
• Opprette en rapport
• Dele og planlegge en rapport
• Vis, last ned og del rapporter på Nylig-fanen
• Arbeide med rapporter på Lagret-fanen
• Redigere, kjøre eller slette en rapport
• Generere rapporter i andre moduler

Rapportinnstillinger

Før du oppretter en rapport, må du kontrollere og redigere rapportinnstillingene dine øverst til høyre på siden. Slik gjør du det:

1. Klikk på Innstillinger-ikonet.

   

Du kan konfigurere følgende rapportspesifikke innstillinger:

• Offentlige koblinger til rapportvedlegg: Slå på eller av for å deaktivere eller aktivere deling av offentlige koblinger til rapportvedlegg eller referanser til ikke-prosjektmedlemmer.

  Hensyn ifm. offentlige koblinger:

  • Alle som mottar koblingen, kan få tilgang til, laste ned eller dele koblingen ytterligere.
  • Offentlige koblinger utløper 30 dager etter at de ble generert.
  • Du bør være forsiktig, da offentlige koblinger medfører risiko for at sensitiv informasjon deles med uautoriserte personer.

• Rapportspråk: Velg språk for prosjektrapportene.

Innstillingene nedenfor er bare relevante for daglige loggrapporter.

• Temperatur: Velg enten Fahrenheit (°F) eller Celsius (°C).
• Måleenheter: Velg enten kilometer (km) og centimeter (cm) eller miles (mi) og tommer (in).

Opprette en rapport

1. Klikk på Opprett rapport.
2. Velg den aktuelle modulen fra menyen til venstre.
3. Velg rapporttype.

1. Klikk på Velg.

Du kan nå velge filtype (hvis tilgjengelig), en sorteringsrekkefølge og et utvalg av filtre som skal brukes i rapporten. Tilgjengelige filtre varierer avhengig av rapporttypen. Du kan for eksempel opprette rapporter som inkluderer saker som er tilordnet et spesifikt selskap, eller rapporter som kun inneholder RFI-er med en bestemt status. Når filtrene har blitt lagt på, kan du dele og planlegge en rapport.

Dele og planlegge en rapport

Alternativet Del og Planlegg gjør det mulig å sende en rapport til prosjektmedlemmer eller andre brukere, og til å generere jevnlig planlagte rapporter.

1. Klikk på Del og Planlegg i menyen til venstre.

2. Velg et alternativ på rullegardinmenyen til rapportgenereringsplanen:

   • Hver uke
   • 2 uker
   • 3 uker
   • 4 uker
   • Den første i hver måned

3. Du har nå muligheten til å velge:

   • Tidspunkt på dagen å kjøre rapporten på
   • Ukedagen å kjøre rapporten på
   • Et bestemt datoområde som rapporten skal kjøres i

4. Klikk på rullegardinmenyen Kjør nå, og velg et alternativ:

   • Kjør nå: Dette vil kjøre og generere en rapport basert på valgte kriterier.
   • Lagre rapport: Rapporten vil vises i Lagret-fanen.
   • Lagre rapport og kjør: Rapporten vil vises i Lagret-fanen og generere basert på valgte kriterier.

Følgende animasjon viser hvordan du oppretter, deler og planlegger en rapport.

Vis, last ned og del rapporter på Nylig-fanen

Nylig-fanen gir en oversikt over rapporter som er generert i løpet av de siste 30 dagene, og viser følgende informasjon:

• Rapporttittel
• Rapporttype
• Dato og klokkeslett da en rapport sist ble kjørt
• Rapportoppretter
• Mal som en rapport ble generert fra
• Bruker, rolle eller selskap en rapport ble delt med

Bruk søkekriterier og filtre for å finne rapporter

Hvis du vil søke etter en rapport etter tittel, skriver du inn rapporttittelen i søkefeltet.

Hvis du vil søke etter en rapport ved hjelp av et filter, klikker du på Type, Kjør på dato eller Opprettet av felt, og velger de relevante alternativene.

Hvis du vil sortere rapportene, klikker du på:

• Tittel kolonneoverskrift for å sortere rapporter alfabetisk.
• Kjør i kolonneoverskrift for å sortere rapporter etter datoen de sist ble kjørt.

Laste ned og dele rapporter

Klikk på Mer-menyen (…) under kolonneoverskriften for mottakere for å:

• Laste ned: Laster ned en PDF av rapporten til nedlastinger-mappen.

  Tips: Saksrapporter inkluderer et bilde med et rødt knappenål-punkt for å gi kontekst på plasseringen til en prosjektsak.

  

• Dele: Del en kobling for å laste ned rapporten for prosjektmedlemmer eller andre brukere, og inkluder en e-postmelding.

  

Arbeide med rapporter på Lagret-fanen

Lagret-fanen viser rapporter som er blitt lagret i løpet av rapportopprettingsprosessen. Oversikten viser:

• Rapporttittel

• Rapporttype

• Tidsplan: Viser tidsplanfrekvensen

• Neste planlagte kjøring: viser neste dato og klokkeslett rapporten vil bli kjørt.

• Oppdatert den

• Opprettet av

• Mottakere

  

Redigere, kjøre eller slette en rapport

Du kan redigere, kjøre eller slette rapportmaler fra Lagret-fanen.

Bruk om nødvendig søk- og filtertyper for å finne rapporten.

1. Klikk på Mer (…)-menyen under mottakere-kolonnen.

2. Velg ett av følgende alternativer:

   • Rediger: Dette gjør det mulig å redigere filtype, sortering, filtrere samt delings- og tidsplanalternativer.
   • Kjør nå: Dette vil kjøre og generere en rapport basert på de lagrede kriteriene.
   • Slette: Dette vil slette rapporten, og den kan ikke lenger genereres.

Generere rapporter i andre moduler

Prosjektmedlemmer kan også generere rapporter fra andre moduler. Se følgende emner for å finne ut mer:

• Rapporter i Field Management
• Saker i Document Management
• Prosjektaktivitetslogg
• Dokumentlogg
• Arbeide med RFI-lister og arbeide med innsendelsesrapporter

Relaterte emner

• Visuell arbeidsflyt: kom i gang med Insight
• Arbeide med Insight-kort