Preparar pacotes de documentos no Cost Management

A adição de documentos ajuda a compartilhar informações com fornecedores e proprietários. É possível anexar vários arquivos na seção Documentos no painel de detalhes de:

• Contratos
• Pedido de pagamento de orçamento
• Pedido de pagamento de custo
• Novo pedido de alteração

Neste artigo:

• Adicionar documento ao pacote de documentos
  • Adicionar documentos como anexos
• Gerenciar documentos na seção Documentos
  • No nível do pacote de documentos
  • No nível de documento único
• Adicionar revisão a um documento

Adicionar documento ao pacote de documentos

Para adicionar um documento:

1. Selecione a guia Orçamento, Custo ou Pedido de alteração no Cost Management.

2. Alterne para a guia relevante:

   • Na guia Orçamento: Contrato principal ou Pedido de pagamento de orçamento
   • Na guia Custo: Contrato ou Pedido de pagamento de custo
   • Na guia Pedido de alteração: qualquer guia de pedido de alteração

3. Selecione o nome do item na seção Geral da tabela. Um painel de detalhes é aberto.

4. Clique em Adicionar documento na seção Documentos.

   

5. Importe arquivos a serem anexados a um contrato, pedido de alteração ou pagamento. Você pode selecionar:

   • Gerado recentemente: os documentos mais recentes gerados, se houver.
   • Adicionar a partir do pedido de pagamento de custo: para pedidos de pagamento de orçamento. É possível transferir documentos do pedido de pagamento de custo vinculado.
   • Adicionar da despesa: para pedidos de pagamento de orçamento. É possível adicionar documentos nas despesas vinculadas.
   • Adicionar a partir do PCO: para qualquer pedido de alteração. Adicione documentos de um pedido de alteração potencial, que é o ponto inicial do fluxo de trabalho do pedido de alteração.
   • Adicionar a partir da RFQ: para solicitações de pedido de alteração (COR) e pedidos de alteração do fornecedor (SCO).
   • Adicionar a partir do COR: para pedidos de alteração do proprietário (OCO).
   • Adicionar a partir do item de custo: para qualquer pedido de alteração. É possível criar pedidos de alteração a partir de itens de custo.
   • Gerar a partir do template do documento: crie um documento a partir de templates existentes. O template padrão é exibido como o primeiro na lista. Os administradores de projeto podem criar templates de documento na ferramenta Serviços.
   • Carregar a partir do computador: anexe documentos a partir do computador.
   • Anexar a partir do Autodesk Docs: selecione um documento na ferramenta Arquivos. É possível tornar esta opção disponível na seção Documentos e anexos na ferramenta Serviços.
   • Adicionar de referências vinculadas: para qualquer pedido de alteração, é possível incluir relatórios detalhados com base em referências vinculadas. Essas referências podem incluir RFIs, problemas, apresentações de proposta, recursos, formulários e arquivos.
   Observação: Se o template incluir uma subtabela de item de custo, o nome do OCO será anexado ao nome do item de custo.

6. Clique em Gerar.

Após adicionar documentos, é possível continuar com os fluxos de trabalho ou gerenciar arquivos existentes.

Adicionar documentos como anexos

Os administradores podem adicionar documentos como anexos. Estes documentos podem ser gerados a partir de templates.

Os documentos anexados podem ser baixados e enviados por e-mail.

Saiba mais sobre como criar templates de documento.

Gerenciar documentos na seção Documentos

Depois de adicionar documentos ao Pacote de documentos, você poderá gerenciá-los de diversas formas antes de enviar um e-mail ao proprietário ou fornecedor.

No nível do pacote de documentos

Neste nível, é possível:

• Abrir um pacote de documentos no Document Management.
• Abra no navegador no caso de arquivos PDF na seção Pacote de documentos e anexos e arquivos PDF mesclados.
• Baixar todos os documentos de um pacote.
• Enviar por e-mail para revisar todo o escopo e documentação associados. O pacote do documento será enviado como um anexo. Se exceder 20 MB, um link de download será fornecido.

No nível de documento único

Neste nível, é possível:

• Abrir um documento no visualizador BIM, onde é possível trabalhar em seus arquivos, por exemplo, adicionar revisões a PDFs.

  

• Fazer o download de um documento do Word ou PDF no seu computador.

• Regenerar documentos para atualizá-los ou desanexar um documento gerado de um pacote de documentos e mover para anexos.

• Mover para anexos. Este procedimento é reversível.

• Excluir um documento de um pacote.

• Renomear um documento

Adicionar revisão a um documento

É possível adicionar marcas de revisão a um documento PDF. Pode ser útil, por exemplo, durante o processo de revisão do fluxo de trabalho de aprovação.

Para permitir a adição de marcas de revisão a um documento PDF, o administrador do projeto precisa:

1. Selecionar a opção Document Management nas Configurações gerais.

2. Conceda aos revisores a permissão Criar para a pasta que armazenou o documento PDF gerado.

   

Em seguida, quando os revisores abrirem um documento PDF na seção de documentos do Cost Management, o visualizador do BIM ativará automaticamente o painel Revisão.

Para adicionar marcas de revisão a um documento do Cost Management, siga estas etapas:

1. Navegue até a seção Documentos no painel desdobrável do contrato, do pedido de pagamento ou de qualquer pedido de alteração que você deseje revisar.

2. Localize o documento PDF que deseja revisar e clique no ícone do menu Mais ao lado do documento PDF.

3. Selecione Abrir. O documento PDF será aberto no Visualizador do BIM.

   

4. Depois que o documento é aberto, é possível começar a adicionar marcas de revisão. Consulte o artigo Revisões para saber mais sobre as diferentes ferramentas de revisão e ações disponíveis.

Ao seguir estas etapas, você pode adicionar marcas de revisão facilmente aos seus documentos do Cost Management, o que ajuda a colaborar de forma mais eficaz com sua equipe e subempreiteiros.