Skapa och hantera dokumentmallar

Innan du kan skapa dokumentmallar så måste en projektadministratör skapa respektive dokumentmallar i Project Admin. Mallar skapas av fält som fylls i automatiskt med data från systemet när de genereras.

Projektadministratörer kan skapa format för standarddokumentation för:

• avtal
• ansökningar om budgetbetalning
• Kostnadsbetalningsansökningar
• Potentiell ändring (ÄTA), offertförfrågningar, Ändringsbegäran (ÄTA), Byggherre ändring (ÄTA) och UE ändring (ÄTA)

Skapa dokumentmallar

1. Klicka på modulväljaren .

2. Välj fliken Tjänster.

3. Välj Cost Management i den vänstra panelen.

4. Växla till flikarna Budget, Kostnad eller Ändringsbeställning.

5. Bläddra nedåt till avsnittet Dokumentmallar.

6. Klicka på Lägg till.

7. Välj Hämta exempeldokument om du vill hämta en anpassningsbar Word- eller Excel-mall. Du kan arbeta från en Microsoft Word-fil och lägga till variabler i din egen fil. Läs mer om de variabler som finns tillgängliga för dokument.

8. Anpassa innehållet efter behov. Redigera dock inte innehållet inom parenteserna.

9. När mallen har anpassats uppdaterar du mallens namn och klickar på Spara.

10. Dra eller sök efter dokumentet du har skapat för att använda det som mall.

    Tips: Du kan spara och välja dokumentmallar i Dokumenthantering.

11. Klicka på Slutför för att spara dokumentet och stänga.

Hämta och redigera provdokumentmall

När du skapar dokumentmallar kan du hämta och redigera en exempeldokumentmall. Du gör det genom att välja Word eller Excel för att hämta en anpassningsbar Word- eller Excel-fil.

Du kan anpassa den hämtade mallen efter företagets behov. Innehållet inom parenteserna måste dock förbli detsamma för att modulen ska känna igen och fylla i det automatiskt när dokumentet skapas. Läs mer om variabler.

Dokumentmallarna för betalningsansökningar har extra rader i betalningsuppgiftstabellen så att medlemmar kan definiera bakgrundsfärg och teckensnitt för hierarki och överordnad nod.

Användning av procentsatser i mallar

Det finns två sätt att infoga procentformat i dokumentmallar.

Automatisk tolkning

Om du vill ange procentvärden i kolumnen procent i Excel-mallen formaterar du cellerna som Allmänt. Under importen till Cost Management så tolkas värdet automatiskt av mallen som en procentsats (exempelvis kan du använda 12.39 för 12.39%).

Excel-baserade procentformatceller

Administratörer kan använda Excel-baserade procentformatceller genom att själva definiera en procentformel. För kolumnen för den totala slutförda procentsatsen i en kostnadsbetalningsansökan är den användardefinierade formeln till exempel {completed | divide: revisedValue}.

Läs mer om variabel formatering.

Granska ärenden i dokumentmallen

Du kan behöva granska variablerna och överföra mallen igen när några av de variabler som används är ogiltiga. Du ser ikonen bredvid dokumentet som behöver granskas. Gör så här:

1. Klicka på Mer-menyn bredvid den ogiltiga dokumentmallen.

2. Välj Granska problem.

   

3. Formulärmallen börjar hämtas. Öppna den hämtade formulärmallen. Kommentarer visas bredvid ogiltiga variabler.

   

4. Lös problem i formulärmallen.

5. Ladda upp formulärmallen igen.

Ange dokumentmall som standard

Du kan ange dokumentmallen som standard, så att den visas som den första i listan över tillgängliga dokumentmallar.

Så här anger du en dokumentmall som standard:

1. Välj fliken Tjänster i Project Admin.

2. Växla till flikarna Budget, Kostnad eller Ändringsbeställning.

3. Bläddra nedåt till avsnittet Dokumentmallar.

4. Klicka på Redigera i det övre vänstra hörnet av det avsnitt där du vill ange formulärmallen som standard.

5. Öppna Mer-menyn .

6. Klicka på Ange som standard.