Förbered dokumentpaket i Cost Management

Genom att lägga till dokument kan du utbyta information med leverantörer och ägare. Du kan bifoga olika filer i avsnittet Dokument på informationspanelen för:

avtal
Budgetbetalningsansökan
Kostnadsbetalningsansökan
Alla ändringsbeställningar

I den här artikeln:

Lägga till dokument i dokumentpaketet.
- Lägg till dokument som bilagor
Hantera dokument i sektionen Dokument
- På nivån Dokumentpaket
- På den enskilda dokumentnivån
Lägg till markering i ett dokument

Lägga till dokument i dokumentpaketet.

Så här lägger du till ett dokument:

Välj fliken Budget, Kostnad eller Ändringsbeställning i Cost Management.
Växla till relevant flik:
- I budgetfliken: Huvudavtal eller Budgetbetalningsansökan
- I kostnadsfliken: Avtal eller Kostnadsbetalningsansökan
- I ändringsbeställningsverktyget: En flik för ändringsbeställningar
Markera objektnamnet i sektionen Allmänt i tabellen. En informationspanel öppnas.
Klicka på Lägg till dokument i avsnittet Dokument.
Importera filer som ska bifogas till ett avtal, en ändringsbeställning eller en betalning. Du kan välja bland:
- Nyligen skapade: De senaste dokumenten genererades, om de finns.
- Lägg till från kostnadsbetalningsansökan: för budgetbetalningsansökningar. Du kan överföra dokument från den länkade kostnadsbetalningsansökan.
- Lägg till från utgift: för budgetbetalningsansökningar. Du kan lägga till dokument från de länkade utgifterna.
- Lägg till från PCO: för alla ändringsbeställningar. Lägg till dokument från en potentiell ändringsbeställning, vilket är utgångspunkten i arbetsflödet för ändringsbeställningar.
- Lägg till från offertförfrågan: för ändringsbeställningsförfrågningar (COR) och ÄTA från UE (SCO).
- Lägg till från COR: för ändringsbeställning från byggherre (OCO).
- Lägg till från kostnadsobjekt: för alla ändringsbeställningar. Du kan skapa ändringsbeställningar från kostnadsobjekt.
- Skapa från dokumentmall: Skapa ett dokument från befintliga mallar. Standardmallen visas först i listan. Projektadministratörer kan skapa dokumentmallar i verktyget Tjänster.
- Överför från din dator: Bifoga dokument från din dator.
- Bifoga från Autodesk Docs: Välj ett dokument från filverktyget. Du kan göra det här alternativet tillgängligt i avsnittet Dokument och bilagor i verktyget Tjänster.
- Lägg till från länkade referenser:: Du kan inkludera detaljerade rapporter från länkade referenser för alla ändringsbeställningar. Dessa referenser kan vara RFIs, ärenden, inlämningar, tillgångar, formulär och filer.
Obs! Om mallen inkluderar en undertabell för kostnadsobjekt så är Byggherre ändring (ÄTA)-namnet kopplat till kostnadsobjektets namn.
Klicka på Skapa.

Obs! När kostnadsdokumentet skapas konverterar systemet automatiskt överförda dokument till PDF-format och sammanfogar flera filer till en enda PDF-fil, samt skapar bokmärken för enklare navigering. Om listan med filer innehåller typer som inte stöds genererar systemet ett zip-paket istället. De filtyper som stöds för närvarande är: .docx, .doc, .pdf, .png och .jpg.

När du har lagt till dokument kan du fortsätta i dina arbetsflöden eller hantera befintliga filer.

Obs! Betalningsansökningsdokument som skapas på det här sättet är för det mesta skrivskyddade. Du kan skapa ett dokument som kan fyllas i av underleverantören. Markera avsnittet Exportera och återimportera betalningsansökningar i artikeln Skapa kostnadsbetalningsansökan.

Tips: Du kan även konfigurera ett arbetsflöde för efterlevnadskrav för att spåra och lagra dokument som panträttsundantag eller försäkringscertifikat och bindningar. Det gör du genom att gå till avsnittet Efterlevnadskrav i artikeln Kostnadsinställningar.

Lägg till dokument som bilagor

Administratörer kan lägga till dokument som bilagor. Dessa dokument kan skapas från mallar.

Du kan ladda ned och skicka bifogade dokument via e-post.

Läs mer om hur du skapar dokumentmallar.

Hantera dokument i sektionen Dokument

När du har lagt till dokument i dokumentpaketet kan du hantera dem på flera olika sätt innan du skickar ett e-postmeddelande till ägaren eller leverantören.

På nivån Dokumentpaket

På den här nivån kan du:

Öppna ett dokumentpaket i Document Management.
Öppna i webbläsaren om det gäller PDF-filer i avsnittet Dokumentpaket och Bilagor samt sammanslagna PDF-filer.
Hämta alla dokument från ett paket.
Skicka via e-post för att granska all associerad omfattning och dokumentation. Dokumentpaketet skickas som en bilaga. Om det överstiger 20 MB får du istället en nedladdningslänk.

På den enskilda dokumentnivån

På den här nivån kan du:

Öppna ett dokument i BIM-visningsprogrammet där du kan arbeta med dina filer. Du kan till exempel lägga till markeringar i PDF-filer.
Hämta ett Word- eller PDF-dokument till din dator.
Återskapa dokument för att uppdatera dem eller ta bort ett skapat dokument från ett dokumentpaket och flytta det till bilagor.
Flytta till bilagor. Den här proceduren kan ångras.
Ta bort ett dokument från ett paket.
Byta namn på dokument.

Lägg till markering i ett dokument

Du kan lägga till markeringar i ett PDF-dokument. Det kan vara till hjälp t.ex. under granskningsprocessen för godkännandearbetsflödet.

Om du vill kunna lägga till markeringar i ett PDF-dokument måste projektadministratören göra följande:

Välj alternativet Document Management i Allmänna inställningar.
Bevilja granskare behörigheten Skapa för mappen som lagrade det genererade PDF-dokumentet.

När granskare sedan öppnar ett PDF-dokument från Cost Management-dokumentsektionen, kommer BIM-visningsfönstret automatiskt att aktivera markeringspanelen.

Lägg till markeringar i ett Cost Management-dokument genom att följa dessa steg:

Gå till avsnittet Dokument i den utfällbara panelen för det avtal, den betalningsansökan eller den ändringsbeställning som du vill göra markeringar i.
Leta reda på det PDF-dokument som du vill göra markeringar i och klicka på ikonen för Mer-menyn bredvid PDF-dokumentet.
Välj Öppna. PDF-dokumentet öppnas i BIM-visningsprogrammet.
När dokumentet är öppet kan du börja lägga till markeringar i det. Se artiklarna Markeringar för att läsa mer om de olika verktyg och åtgärder som finns tillgängliga för markeringar.

Genom att följa de här stegen kan du enkelt lägga till markeringar i dina Cost Management-dokument, vilket hjälper dig att samarbeta effektivare med ditt team och dina underleverantörer.