Arbeta med efterlevnadskrav

Vid inlämning av kostnadsbetalningansökningar, avtal, Byggherre Ändring (OCO), Offerförfrågan (RFQ), UE-Ändring (SCO - ÄTA) eller andra ändringsbeställningar måste underleverantörerna ofta tillhandahålla underlagsdokumentation till generalentreprenörerna. Med arbetsflödet för efterlevnadskrav kan du spåra och lagra undantag från panträtt, försäkringscertifikat, borgensdokument och annat nödvändigt material innan inlämningarna fortsätter.

Projektadministratörer skapar mallar för efterlevnadskrav i inställningarna. Medlemmar överför sedan de nödvändiga dokumenten till objektets informationspanel. Systemet spårar efterlevnadsstatus och kan blockera inlämningar tills kraven uppfylls.

I den här artikeln:

• Konfigurera efterlevnadskrav
• Gör efterlevnadskrav valfria eller obligatoriska
• Ställ in utgångsdatum
• Skapa villkorsbaserade krav för avtal
• Överför nödvändiga dokument
• Spåra efterlevnadsstatus
  • Visa efterlevnadsstatus i tabeller
• Felsökning
• Relaterade artiklar

Konfigurera efterlevnadskrav

Projektadministratörer skapar mallar för efterlevnadskrav i projektinställningarna. Välj lämplig inställningsplats baserat på vad du skapar krav för:

• Avtal och kostnadsbetalningsansökningar: Gå till Efterlevnadskrav i kostnadsinställningar
• Byggherre Ändring (OCO), Offertförfrågan (RFQ) och UE-Ändring (SCO - ÄTA): Gå till Efterlevnadskrav i inställningarna för ändringsbeställningar.

Detta gör att du kan skapa mallar som: Försäkringscertifikat, Undantag från panträtt, Säkerhetsdokumentation och Borgenscertifikat.

Så här skapar du en mall för efterlevnadskrav:

1. Navigera till Projektadministratör.
2. Gå till Tjänster.
3. Växla till flikarna Kostnad eller Ändringsbeställning.
4. Expandera avsnittet Efterlevnadskrav.
5. Klicka på Lägg till bredvid objekttypen (Avtal, Betalning, Byggherre Ändring (OCO), Offerförfrågan (RFQ) eller UE-Ändring (SCO - ÄTA)).
6. Lägg till ett kravnamn och en beskrivning.
7. Ange dokumentbaserade eller villkorsbaserade krav.
8. Klicka på Spara.

Gör efterlevnadskrav valfria eller obligatoriska

När du har skapat mallar kan du anpassa kraven för specifika objekt. Navigera till informationspanelen för valfritt objekt och hitta avsnittet Efterlevnadskrav.

1. Klicka på Mer-menyn bredvid ett krav.

2. Välj Gör valfritt eller Gör obligatoriskt.

   

Ställ in utgångsdatum

För tidskänsliga dokument som försäkringscertifikat kan du kräva utgångsdatum:

1. I kravinformationen aktiverar du Kräver utgångsdatum för dokument.
2. Medlemmar uppmanas att ange utgångsdatum vid överföring av dokument.
3. Dokument som har upphört att gälla visas i kalendervyer och meddelanden.

Efter att ett förfallodatum har angetts visas det i kalendervyn på startsidan och i Efterlevnadsdokument, utgångsdatum kolumn.

Så här lägger du till Efterlevnadsdokument, utgångsdatum-kolumnen i avtalstabellvyn:

1. Gå till underfliken Avtal i fliken Kostnad.
2. Klicka på ikonen .
3. Leta upp kolumnen Efterlevnadsdokument, utgångsdatum i listan och klicka på den.

Den nya kolumnen visas i området Datum i tabellen. Genom att gruppera objekt efter datum kan du snabbt se förfallodatum.

Skapa villkorsbaserade krav för avtal

För avtal kan du skapa villkorsbaserade krav som blockerar åtgärder baserat på budgetkodsegment eller avtalsvärden:

1. I kravinställningen väljer du Ange ett villkor i stället för dokumentkrav.
2. Välj typ av villkor:
   • Budgetkodsegment: Blockera avtalsåtgärder när länkade budgetar matchar specifika segmentvärden (t.ex. Kostnadstyp är lika med EQ eller MA).
   • Avtalsvärden: Blockera avtalsåtgärder baserade på budget- eller åtagandejämförelser (t.ex. det ursprungliga åtagandet överskrider den reviderade budgeten).
3. Om det inte efterlevs väljer du Blockera avtalsåtgärd eller Tillåt avtalsåtgärd.

Överför nödvändiga dokument

Som medlem med samarbetsbehörighet kanske du vill skicka in en ansökan om kostnadsbetalning eller ett avtal. När ett efterlevnadskrav läggs till ser du en anteckning: Uppfyller inte efterlevnadskraven. Knappen Skicka görs inte tillgänglig förrän du lägger till alla nödvändiga dokument.

Det gör du genom att läsa avsnittet om efterlevnadskrav i informationspanelen för ansökan om kostnadsbetalning eller avtalsobjekt.

Om du vill lägga till ett obligatoriskt dokument klickar du på Lägg till dokument och väljer bland alternativen:

• Välj befintliga dokument. Det här alternativet är tillgängligt om det finns dokument i informationspanelens dokumentavdelning.
• Överför från din dator. Dokumentet överförs automatiskt till Bilagor.

Kravet uppfylls om minst ett dokument läggs till. Du kan även bli ombedd att tillföra valfria dokument. Nu kan du klicka på Skicka.

Spåra efterlevnadsstatus

Efterlevnadskolumnen i översiktstabellerna visar status i realtid:

• Kompatibelt: Alla krav uppfyllda.
• Väntande: Ytterligare dokument krävs.
• Inte tillämpligt: Inga efterlevnadskrav gäller för det här objektet.
• Inte obligatoriska: Efterlevnadskrav är inte obligatoriska för det här objektet.

Visa efterlevnadsstatus i tabeller

Lägg till kolumnen *Utgångsdatum för efterlevnadsdokument * för att spåra utgångsdatum:

1. Gå till relevant flik (Avtal, Kostnadsbetalningsansökningar, Byggherre Ändring (OCO), Offerförfrågan (RFQ) eller UE-Ändring (SCO - ÄTA)) i verktygen Kostnad eller Ändringsbeställning.
2. Klicka på .
3. Leta upp och välj kolumnen Utgångsdatum för efterlevnadsdokument.

Kolumnen visas i avsnittet Datum. Använd gruppering efter datum för att snabbt identifiera kommande förfallodatum.

Felsökning

Relaterade artiklar

• Krav på efterlevnad i artikeln Kostnadsinställningar
• Efterlevnadskrav i inställningar för ändringsbeställningar
• Kostnadbehörighetshantering
• Filtrera och gruppera