Konfigurera och använd TradeTapp-integrering

TradeTapp-integreringen effektiviserar din leverantörskvalificering och riskhantering genom att koppla samman Cost Management med TradeTapps plattform för förkvalificering av företag. Den här integreringen ger flera viktiga fördelar:

Titta på översiktsvideon för att se hur arbetsflödet fungerar:

I den här artikeln:

Konfigurera inställningar för TradeTapp på kontonivå

I det här avsnittet beskrivs hur du ansluter ditt TradeTapp-konto på kontonivå i biblioteket. När anslutningen är klar synkroniseras data för leverantörskvalificering och riskprofil automatiskt från TradeTapp till avtalen i Cost Management.

Viktigt: Endast navadministratörer och medlemmar med fullständiga behörigheter har åtkomst till Hub Admin och kan konfigurera TradeTapp-integrationen.

Så här konfigurerar du TradeTapp-integreringen:

  1. Gå till Hub Admin, klicka på Bibliotek och välj Cost Management.

  2. Klicka på Inställningar.

    Cost Management i biblioteket som visar knappen Inställningar

  3. Hitta TradeTapp i listan över integreringspartner.

  4. Klicka på Logga in.

    Inloggningsknapp för TradeTapp i integreringspartnerkonton

  5. Logga in på ditt TradeTapp-konto när du uppmanas att göra det.

När du har loggat in visar systemet din inloggade status med din kontoinformation.

Inloggat läge i TradeTapp som visar användarkontot

Obs! En licensierad användare måste logga in i den nya inställningen i inställningar för Bibliotek/Cost Management. Detta liknar funktionen för kontoautentisering för e-signaturer.

Ställ in företagsinformation i TradeTapp

TradeTapp erbjuder fyra alternativ för företagsnamnsfält för att hantera olika namngivningsscenarier. Den här flexibiliteten löser den vanliga utmaningen med att använda juridiska enhetsnamn kontra handelsnamn i avtal.

Förstå företagsnamnsfälten:

I TradeTapp finns det fyra alternativ du kan välja mellan för att ange vilket som ska användas som ”Företagsnamn”. Det här är fältet som används i Cost Management. Med systemet kan du välja mellan:

Fältet Företagsnamn är det fält som används i Cost Management för att fylla i leverantörsinformation i avtal. Du kan använda detta för att lösa situationer där du behöver använda en juridisk person i stället för ett handelsnamn och en handelsadress i avtal.

Företagsnamn i TradeTapp

Viktigt:

  • Organisationsnumret används för att matcha leverantörsföretag mellan TradeTapp och Cost Management. Se till att leverantörens organisationsnummer matchar i båda systemen för automatisk datasynkronisering.
  • Företagets juridiska namn hämtas från dina kontoinställningar i TradeTapp och kan inte ändras i integreringsinställningarna.

Överför ramavtal för tjänster

Du kan överföra ramavtal för tjänster (MSA) i TradeTapp för att spåra avtalsvillkor och giltighetsperioder. Dessa avtal visas automatiskt i den utfällbara avtalspanelen i Cost Management när de har överförts.

Så här överför du ett ramavtal för tjänster:

  1. Navigera till fliken Allmänt för företaget i TradeTapp.

  2. Bläddra till avsnittet Ramavtal för tjänster.

  3. Klicka på Överför dokument.

    Dialogruta för överföring av ramavtal för tjänster

  4. I dialogrutan Överför MSA-dokument anger du datum för ikraftträdande. Fältet är obligatoriskt.

  5. Alternativt kan du ange Förfallodatum för att spåra när avtalet förfaller.

  6. Klicka på Överför dokument för att välja MSA-filen från din dator.

    Obs! Endast PDF-filer med en maximal storlek på 5 MB stöds.

  7. Klicka på Överför för att spara dokument.

Det överförda MSA-dokumentet visas nu i avsnittet Ramavtal för tjänster med datum för ikraftträdande synligt. I Cost Management kan du komma åt det här dokument direkt från den utfällbara avtalspanelen i avsnittet Kvalificering och riskprofil.

Visa kvalificering och riskprofil i avtal

När TradeTapp-integreringen har konfigurerats visas avsnittet Kvalificering och riskprofil i utfällbara avtalspaneler. Det här avsnittet visar omfattande leverantörsinformation som synkroniserats från TradeTapp.

Så här visar du kvalificering- och riskprofilsdata:

  1. I Cost Management väljer du verktyget Kostnad från vänster navigeringsfält.

  2. Öppna ett avtal för att visa dess utfällbara panel.

  3. Gå till avsnittet Kvalificering och riskprofil.

  4. Klicka på Logga in på TradeTapp för att visa leverantörens fullständiga kvalificering- och riskprofil i TradeTapp-plattformen.

    Utfällbar avtalspanel som visar avsnitt för kvalificering och riskprofiler

Fält för kvalificering och riskprofil

I avsnittet Kvalificering och riskprofil visas följande information:

Fält Beskrivning
Företagsnamn (juridiskt namn) Leverantörsföretagets officiella juridiska namn från TradeTapp.
Riskstatus Den aktuella riskbedömningsnivån.
Kvalificeringsstatus Den aktuella kvalificeringsstatusen.
Intern enkel gräns Det högsta beloppet för enskilda transaktioner i USD.
Intern totalgräns Det högsta totala utestående beloppet i USD.
Kontor (juridisk adress) Fysisk adress för leverantörens juridiska enhet.
Internt unikt ID Den unika identifierare som tilldelats i TradeTapp.
Organisationsnummer Det organisationsnummer som används för matchning mellan systemen.
Företagscertifieringar Relevanta certifieringar.
Yrkeslicens Tillämpliga yrkeslicenser med identifikationsnummer.
Försäkringsprogram Försäkringsdokument med utgångsdatum som du kan hämta för att granska detaljer om försäkringsskyddet.
Försäkringsdokument Hämtningsbara försäkringsdokument, inklusive ansvarsförsäkring, paraplyförsäkring och professionell ansvarsförsäkring, med utgångsdatum för att spåra försäkringsskyddets giltighet.
Ramavtal för tjänster (MSA) Det överförda ramavtalsdokumentet med giltighetsdatum. Klicka på dokumentets namn för att hämta och granska avtalsvillkoren. Ikraftträdandedatumet visar när ramavtalet trädde i kraft och visas i formatet MM/DD/ÅÅÅÅ.

Använd dokumentvariabler för TradeTapp-data

Med dokumentvariabler kan du automatiskt hämta kvalificeringsdata från TradeTapp till dina avtalsmallar. Den här funktionen säkerställer konsekvens och minskar manuell datainmatning när du skapar avtalsdokument.

Mer information om hur du kommer åt och använder variabelsökarverktyget finns i Variabler i Cost Management. Med variabelsökaren kan du bläddra bland tillgängliga variabler, förhandsgranska data och kopiera variabelsyntax för dina mallar.

Tillgängliga TradeTapp-variabler

Navigera till Avtal > Leverantör > Kvalificering i variabelsökaren för att hitta relaterade variabler:

Variabelsökaren som visar TradeTapp-kvalificeringsvariabler

Variabler för ramavtal för tjänster:

Fler kvalificeringsvariabler:

Variabelsökaren ger tillgång till fler TradeTapp-kvalificeringsvariabler, bl.a.:

Tips: Använd knappen Kopiera i variabelsökaren för att kopiera den exakta variabelsyntaxen för ett kvalificeringsfält. Klistra sedan in den i din dokumentmall i Microsoft Word eller Excel. Förhandsgranskningen av datakällan visar de fem senast uppdaterade instanserna för att hjälpa dig att verifiera att variabeln hämtar korrekt information.

Felsöka TradeTapp-integrering

Det här avsnittet innehåller lösningar på vanliga problem som du kan stöta på när du använder TradeTapp-integreringen med Cost Management.

Problem Lösning
Det gick inte att ansluta ett TradeTapp-konto
  • Kontrollera att du är navadministratör eller har fullständiga behörigheter i Hub Admin
  • Bekräfta att du använder giltiga autentiseringsuppgifter för TradeTapp-kontot.
  • Kontrollera att ditt TradeTapp-konto är aktivt och korrekt licensierat.
  • Se till att du har en stabil internetanslutning.
  • Kontakta din navadministratör om du behöver justera behörigheter
Kvalifikationsuppgifter visas inte i avtalen
  • Kontrollera att TradeTapp-integreringen är korrekt konfigurerad i biblioteksinställningarna.
  • Bekräfta att du är inloggad på TradeTapp i integreringsinställningarna.
  • Kontrollera att leverantören finns i TradeTapp med en giltig profil.
  • Verifiera att leverantörens organisationsnummer i Cost Management matchar organisationsnumret i TradeTapp
  • Bekräfta att fältet Avtalsleverantör har fyllts i med rätt företag.

Viktigt: Matchning av organisationsnummer krävs för automatisk datasynkronisering. Se till att organisationsnumret är identiskt i båda systemen.
Problem med matchning av organisationsnummer Systemet använder organisationsnummer för att matcha leverantörsföretag mellan TradeTapp och Cost Management. Om data inte synkroniseras korrekt:
  1. Verifiera att leverantörens organisationsnummer i Cost Management matchar organisationsnumret i TradeTapp exakt.
  2. Kontrollera att det inte finns inledande nollor, blanksteg eller specialtecken som kan förhindra matchning.
  3. Se till att organisationsnumrets format följer korrekt standard (till exempel US FEIN: 96-7527579).
  4. Uppdatera organisationsnumret i något av systemen så att de matchar om det finns en avvikelse.
När organisationsnumren matchar bör kvalificeringsdata synkroniseras automatiskt inom några minuter.
Fel vid överföring av MSA Kontrollera följande:
  • Filformatet är PDF (andra format stöds inte).
  • Filstorleken är högst 5 MB.
  • Ikraftträdandedatumet har angetts i korrekt format.
  • Du har nödvändiga behörigheter för att överföra dokument i TradeTapp.

Så här löser du problem med filstorlek:
  1. Komprimera PDF-filen med Adobe Acrobat eller ett annat PDF-verktyg.
  2. Ta bort onödiga sidor eller bilder från dokumentet.
  3. Spara PDF-filen med optimeringsinställningar för webb- eller skärmvisning.
  4. Försök att överföra den komprimerade filen på nytt.
Dokumentvariabler fylls inte i
  • Kontrollera att variabelsyntaxen är korrekt och kopierad exakt från variabelsökaren.
  • Kontrollera att leverantören har relevanta data ifyllda i sin TradeTapp-profil.
  • Se till att dokumentmallens format stöds (Microsoft Word eller Excel).
  • Bekräfta att du har överfört mallen efter att du har lagt till variablerna.

Generera om dokumentpaketet efter att du har gjort korrigeringar för att se uppdaterade data.
Tips: Fler resurser finns i hjälpdokumentationen TradeTapp för generalentreprenörer.
Huvudsida: Integrera Cost Management