Lås fält och åtgärder med ett integrerat ERP-system

När ditt ERP-system integreras med Cost Management skapas en anslutning som säkerställer att data är konsekventa och ekonomiskt korrekta i hela organisationen. Den här integreringen medför dock också behovet av noggrann datastyrning för att förhindra konflikter mellan de två systemen.

Funktionen Integrerad och låst ger ett viktigt skydd för dina finansiella data genom att upprätta tydliga gränser mellan vad som kan ändras i Cost Management och vad som bör förbli under ERP-kontroll. Detta förhindrar de vanliga problemen som uppstår när samma data finns i flera system: dubblettposter, motstridig information och oavsiktliga överskrivningar som kan äventyra ditt projekts ekonomiska integritet.

Varför ska jag låsa fält och åtgärder?

Dataintegritet: När kostnadsobjekt, budgetar och avtal hanteras i ditt ERP-system kan obegränsad redigering i Cost Management skapa avvikelser som är svåra att förena. Låsning säkerställer att ERP-systemet förblir den enda sanningskällan för finansiella data.

Arbetsflödesskydd: ERP-system har ofta komplexa arbetsflöden och affärsregler för godkännande. Genom att låsa integrerade objekt förhindrar du oavsiktliga ändringar som kan kringgå dessa kritiska kontroller eller störa etablerade processer.

Felförebyggande: Byggprojekt innebär betydande ekonomiska åtaganden. Låsning förhindrar kostsamma misstag som att oavsiktligt ta bort budgetradobjekt, ändra avtalsvärden eller skapa dubbletter av betalningsansökningar.

Efterlevnad: Många organisationer har finansiella kontroller och revisionskrav som kräver specifika godkännandeprocesser. Låsning hjälper till att upprätthålla efterlevnad genom att säkerställa att alla finansiella ändringar flödar genom lämpliga ERP-arbetsflöden.

Så här fungerar det

Efter att ERP-systemet har integrerats med Cost Management kan kontoadministratörer låsa fält och åtgärder för att undvika inkonsekvens och oplanerade ändringar i projekt samt fel.

Obs! Om du vill aktivera alternativet Integrerad och låst kontaktar du din ERP-systemleverantör.

Eftersom ERP-systemet är integrerat med Cost Management kommer statusen att synas i:

Kolumnen för integreringstillstånd
Integreringssektionen i objektets informationspanel

Lås fält och åtgärder

Du kan ändra fält och åtgärder till skrivskyddat läge för integrerade och låsta objekt. Granska tabellen för att se vad som kan låsas. Använd sökningen överst i tabellen för att avgränsa resultaten.

Vad som är integrerat och låst	Låsta sektion och fält i den utfällbara panelen	Låsta fält i tabellvyn	Låsta åtgärder
Budget	Budgetkod i sektionen Information	Dessa fält är låsta i budgettabellen: Budget Code Antal Enhetskostnad Amount	De här åtgärderna är låsta på Mer-menyn i en budget: Lägg till underobjekt Ta bort
Huvudavtal	Information Arbetsomfattning Ägarinformation Arkitektuppgifter Moms Godkännande Tak för innehållet belopp Huvudtidplan	Alla fält är låsta förutom för anpassade attribut	Dessa åtgärder är låsta på Mer-menyn i ett huvudavtal: Lägg till underobjekt Batchassociera budgetar Importera värdetabell Lås värdetabell Ta bort Om ett huvudavtal är låst kan inte ett huvudavtals värdescheman i Budget-fliken skapas
Huvudavtalets underobjekt	Information	Alla fält är låsta förutom för anpassade attribut	Dessa åtgärder är låsta på Mer-menyn i ett underobjekt för ett huvudkontrakt: Lägg till underobjekt Batchassociera budgetar Ta bort Om ett huvudavtal är låst kan du inte skapa några värdehöjande huvudavtal i Budget-fliken
Budgetbetalningsansökan	Information Ägarinformation Information om ändringsbeställning Moms Associerade kostnader	Alla fält är låsta förutom för anpassade attribut	När en budgetbetalningsansökan är låst kan du inte fortsätta med arbetsflödena för den. Det tidigare programmet kan inte längre anges som godkänt. I dialogrutan Hantera huvudtidplan är det inte möjligt att ta bort en ansöknings- eller faktureringsperiod. Hantering av faktureringsperioder från en informationspanel på fliken Avtal är låst.
Budgetbetalningsansökans underobjekt	Information	Alla fält är låsta förutom för anpassade attribut	Markera som slutförd är låst på Mer-menyn för ett underobjekt för en budgetbetalningsansökan
Avtal – antingen i statusen Verkställt eller när det är integrerat och låst	Alla fält i sektionen Information förutom Typ Leverantörsföretag i sektionen Leverantörsinformation Arbetsomfattning Associerad budget Värdetabell	Dessa fält är låsta i avtalstabellen: Kod Namn Budget Code	När ett kontrakt är integrerat och låst kan du inte ta bort det. I Budget-fliken går det inte att tilldela en budget till ett kontrakt.
Kostnadsbetalningsansökan	Information Leverantörsinformation Information om ändringsbeställning Moms Associerad budgetbetalningsansökan	Alla fält är låsta förutom för anpassade attribut	När ett kostnadsbetalningsprogram är låst kan du inte fortsätta med arbetsflödena. Det finns inget alternativ för att ta bort en ansöknings- eller faktureringsperioder. Det går inte att ange det tidigare programmet som accepterat, godkänt eller betalt längre.
Kostnadsbetalningsansökans underobjekt	Information	Alla fält är låsta förutom för anpassade attribut	Markera som slutförd är låst på Mer-menyn för ett underobjekt för en kostnadsbetalningsansökan
Utgift	Information Leverantörsinformation Associerad budgetbetalningsansökan Godkännande	Alla fält är låsta förutom för anpassade attribut	Dessa åtgärder är låsta på Mer-menyn i ett utgiftsobjekt: Lägg till underobjekt Ta bort
Underobjekt för utgift	Information	Ta bort är låst på Mer-menyn i ett utgiftsunderobjekt
Kostnadsobjekt	Information Kostnadssammanfattning Arbetsomfattning Godkännande	Alla fält är låsta förutom för anpassade attribut	De här åtgärderna är låsta på Mer-menyn i ett kostnadsobjekt: Definiera hierarki Ta bort
Potentiell Ändring (PCO)	Information Arbetsomfattning Godkännande	Alla fält är låsta förutom för anpassade attribut	När en Potentiell Ändring (PCO) är låst kan du inte ta bort den, ändra dess status eller fortsätta med dess arbetsflöden. På Mer-menyn är de här åtgärderna låsta: Kostnadsändring Lägg till kostnadsobjekt Skapa kostnadsobjekt i batch Lägg till påslag Omberäkna påslag Du kan inte tilldela ett kostnadsobjekt till en låst PCO i fliken Kostnadsobjekt
Offertförfrågan	Information Arbetsomfattning Leverantörsinformation Godkännande	Alla fält är låsta förutom för anpassade attribut	När en offertförfrågan är låst kan du inte ta bort den, ändra status eller fortsätta med dess arbetsflöden
Ändringsbegäran (COR)	Information Arbetsomfattning Ägarinformation Godkännande	Alla fält är låsta förutom för anpassade attribut	När en ÄTA är låst kan du inte ta bort den, ändra dess status eller fortsätta med dess arbetsflöden. En Potentiell Ändring (PCO) kan inte tilldelas en låst PCO.
Byggherre Ändring (OCO)	Information Arbetsomfattning Ägarinformation Godkännande Moms	Alla fält är låsta förutom för anpassade attribut	När en Byggherre Ändring (OCO) är låst kan du inte ta bort den, ändra status eller fortsätta med dess arbetsflöden Du kan inte tilldela en Potentiell Ändring (PCO) eller PCO till en låst Byggherre Ändring (OCO). Lägg till markering är inte tillgängligt.
UE-Ändring (SCO - ÄTA)	Information Arbetsomfattning Leverantörsinformation Godkännande Moms	Alla fält är låsta förutom för anpassade attribut	När en UE-Ändring (SCO - ÄTA) är låst kan du inte ta bort den, ändra dess status eller fortsätta med dess arbetsflöden
Prognosjustering	Prognosjustering i en budgets informationspanel	-	Det går inte att ta bort prognosjusteringen när den har låsts

Exempel – lås avtal

Om du vill förhindra ej schemalagda ändringar i ett avtal kan du aktivera låset via ERP-systemleverantören. Du kan göra detta med ERP-integrering. Begär att ERP-systemleverantören ska aktivera låset.

Granska tabellen för att se vilka fält och åtgärder som är låsta. I detalj:

I den första kolumnen i tabellen ser du vad som kan låsas. I det här fallet är avtalet låst.
I den andra kolumnen kan du se att många sektion och fält i den utfällbara panelen för det här avtalet är låsta. Från och med nu kan du bara göra ändringar på några få av dem, till exempel: Typ av avtal, Leverantörskontakt, Skatt, Dokument, Kvarhållningskopia.
I den tredje kolumnen ser du vilka fält som är låsta i avtalstabellvyn. Från och med nu kan du bara göra ändringar i ett fåtal av fälten: Namn, Enhet, Indatakvantitet, Plats.
I kolumnen Låsta åtgärder kan du se vilka åtgärder som inte är tillgängliga efter integreringen. När du har låst avtalet kan du inte lägga till underobjekt eller ta bort ett avtal.

Viktigt: Om huvudobjektet är låst, låses även alla underobjekt i hierarkin. Efter integreringen bör du undvika att redigera och ta bort låsta objekt och åtgärder som kan påverka låsta objekt.

Lägg till, hantera och filtrera efter integreringslägeskolumn

Genom att lägga till kolumnen Integreringsstatus till tabellvyerna för verktygen Budget, Kostnad och Ändringsbeställning kan du se vilka av objekten, sektionerna och åtgärderna som är låsta och integrerade.

Så här lägger du till den här kolumnen i dina vyer:

Välj verktyget till vänster.
Växla till den flik där du vill lägga till kolumnen Integreringsstatus.
Klicka på ikonen .
Markera alternativet Integreringsstatus.

När du har valt kolumnen visas den i tabellvyn. Ändra dess position genom att:

Använda fästikonerna
Dra den med

Tips: Lär dig mer om att anpassa Cost Management-tabeller.

Du kan även filtrera tabellvyn efter integrationens status: