Bearbeta RFI

Ett RFI genomgår en dynamisk granskningsprocess som drivs av statusändringar. Så här fungerar det:

1. Skapande: Ett RFI skapas med standardstatusen Inskickat. Om det inte kan slutföras omedelbart kan status ändras till Utkast av skaparen.
2. Inlämning (endast ansvariga): Skaparen skickar in RFI:et och överför ägarskapet till den ansvarige.
3. Granskning: Den ansvarige kan nu tilldela upp till 10 granskare och ändra status till Öppen. Standardgranskarna är angivna i inställningarna för RFI-typer.
4. Svar: Granskarna svarar och svaren spåras separat. Granskare kan redigera sina svar medan RFI:et har statusen Öppen granskas och granskaren fortfarande är den tilldelade personen. Ansvariga kan även ange om de ska hoppas över.
5. Officiellt svar: Den ansvarige granskar svaren, väljer ett officiellt svar från en lista, lägger till kommentarer och bilagor om de är aktiverade och ändrar status till Besvarad.
6. Stängning: Efter svaret ändrar den ansvarige statusen till Stängd och distribuerar RFI:et till alla projektmedlemmar. Stängda RFI kan sparas i filer.

Om ett RFI vid något tillfälle blir irrelevant kan det markeras som Annullerat i statuslistmenyn.

Överväg följande exempel: En Generalentreprenör (Skapare) initierar ett RFI. Global Construction (ansvarig) tar emot den och tilldelar den till Elegant Design, City Permissions och Regional Utilities (granskare) för svar. Den ansvarige granskar svaren, väljer ett officiellt svar och skickar tillbaka det till Generalentreprenören.

Granskningstabell för RFI

Granskningstabellen är en viktig funktion i RFI-verktyget. För varje RFI-objekt ger den enkel åtkomst till alla ansvariga parter (tilldelade personer), deras svar och svarsinformation som datum och svarstyp.

RFI-svar och -åtgärder listas i kronologisk ordning. När du granskar en RFI listas alla tidigare svar i den ordning de besvarades uppifrån, vilket gör det enkelt att hålla koll på konversationen och snabbt vidta åtgärder.

Aktivitetslogg för RFI

Aktivitetsloggen är en viktig funktion i RFI-verktyget och ger ett omfattande register över alla aktiviteter som är kopplade till en begäran om information (RFI). Den ger en kronologisk logg för alla interaktioner, inklusive statusändringar, svar, dokumentöverföringar, redigeringar och andra relaterade aktiviteter.

Utöver att spåra statusändringar och andra viktiga åtgärder underlättar aktivitetsloggen för ett RFI-verktyg även kommunikationen mellan projektdeltagare genom användning av kommentarer. Med den här interaktiva funktionen kan du lägga till sammanhangsberoende anteckningar, ställa frågor eller ange ytterligare information direkt i loggen.

Stäng och distribuera RFI

Stäng och distribuera RFI i följande scenarier:

• Arbetsflöde endast med granskare: I det här fallet används alltid guiden Stäng och distribuera av den RFI-ansvariga när RFI:et stängs.
• Arbetsflöde med en koordinator: Guiden Stäng och distribuera används av den RFI-ansvariga endast när den avancerade inställningen Redigera officiellt svar är aktiverad. Detta gör det möjligt för den ansvariga att redigera samordnarens officiella svar.

Stängning och distribuering består av två steg:

Steg 1:

• På vänster sida i guiden visas tidigare svar från granskare. Den RFI-ansvariga kan välja ett eller flera svar som ska inkluderas i det officiella svaret.
• På höger sida visas det officiella svaret som kommer att skickas in. Om den RFI-ansvariga har behörighet att redigera det officiella svaret (baserat på den avancerade inställningen Redigera officiellt svar) kan de lägga till bilagor till svaret eller ta bort tidigare tillagda bilagor.

Steg 2:

• På vänster sida finns en förhandsgranskning av det officiella svaret som ska distribueras, inklusive eventuella bilagor.
• På höger sida hittar du distributionsinställningar där du bland annat kan välja bevakare, lägga till kommentarer och välja om du vill spara RFI-detaljrapporten i en projektmapp.

Ytterligare information i RFI

Avsnittet Ytterligare information i RFI-verktyget är utformat för att ge extra flexibilitet och anpassning för att bättre kunna tillgodose specifika behov i ett projekt eller en organisation. den här sektionen innehåller alla anpassade RFI-fält som du kan definiera baserat på dina unika projektkrav.

Med anpassade fält kan du samla in och lagra data som kanske inte får plats i standardfälten i RFI-formuläret. Detta kan inkludera fält för specifika koder, identifierare, kategorier eller andra data som är relevanta för projektets RFI.

Kort och gott förbättrar sektionen Ytterligare information RFI-verktygets kapacitet att samla in, lagra och rapportera all information som krävs för effektiv projekthantering.

RFI-referenser

Referenser-funktionen i ett RFI-verktyg gör en begäran om ett RFI avsevärt tydligare och mer omfattande. Med den här funktionen kan du länka eller hänvisa olika typer av relevant innehåll direkt till ett RFI. Detta kan omfatta följande:

1. Filer och ritningar: Dessa kan inkludera relevanta dokument, ritningar eller kalkylblad som ger det sammanhang eller den information som krävs för RFI:et.
2. Foton: Bilder kan ge visuell information som hjälper dig att illustrera ärendet eller frågan.
3. Inlämningar: Hänvisningar till inlämningar kan hjälpa till att länka RFI:et till specifika material, produkter eller utrustning relaterade till projektet.
4. Specifikationer: Hänvisningar till specifikationer ger direkta länkar till relevanta tekniska krav eller standarder som gäller för RFI.
5. Ärenden: Hänvisning till relaterade ärenden kan ge ytterligare sammanhang och visa hur RFIet kopplas till generella projektutmaningar eller bekymmer.
6. Andra RFI: Ibland är RFI sammankopplade. Hänvisning till andra RFI kan bidra till att undvika redundans och säkerställa att alla relaterade frågor hanteras tillsammans.
7. Tidplan: Länkar till projekttidplanen kan framhäva RFI:ets påverkan på projektets tidslinjer eller beroenden.
8. Assets: Hänvisning till specifika assets (såsom utrustning eller anläggningar) kan vara avgörande när RFI:et gäller dessa element.
9. Potentiella ändringsbeställningar (PCO): RFI leder ofta till förändringar i projektet. Hänvisning till potentiella ändringsbeställningar kan hjälpa till att spåra dessa ändringar och deras konsekvenser.
10. Formulär: Formulär som är kopplade till RFI:et, till exempel inspektionsformulär eller checklistor, kan bifogas som referenser.

Referenser kan läggas till när RFI-objekt skapas eller senare på RFI-objektets sida. Så här lägger du till referens till RFI-objekt:

1. Klicka på knappen Lägg till referenser i sektionen Referenser.
2. Välj typ av referens.
3. Markera en eller flera referenser.
4. Klicka på Lägg till.

RFI-bilagor

Bilagor spelar en viktig roll i RFI-processen och ger ytterligare kontext, förtydliganden och stöddokumentation. RFI-verktyget gör det möjligt för användare att bifoga relevanta filer under olika skeden av RFI-livscykeln, vilket förbättrar kommunikationen och samarbetet mellan projektets intressenter.

Bilagor till officiella svar

Men hjälp av funktionen Bilagor till officiella svar kan rollerna Samordnare och Ansvarig lägga till bilagor när de skickar in ett officiellt svar på ett RFI.

Vem kan lägga till bilagor till officiella svar på RFI?

• Samordnare som skickar in ett officiellt svar, antingen när RFI:et är i status Öppen granskas (innan den flyttas till granskare) eller när den är i status Öppen besvarad (efter att granskarna har besvarat den).
• RFI-ansvariga som stänger RFI:et i Öppen väntar för inlämningsstatus.
• RFI-ansvariga som stänger RFI:et i statusen Öppen besvarad – endast om de aktiverar den avancerade inställningen Redigera officiellt svar.

Vem kan visa bilagorna till de officiella svaren på RFI?

Alla Build-medlemmar som har åtkomst till det relevanta RFI-objektet kan se bilagorna till de officiella svaren på både webb och mobil.

RFI-statusar