Po skonfigurowaniu źródła danych można używać okna Widok danych do przeglądania rekordów bazy danych z programu.
Po skonfigurowaniu źródła danych można uzyskać dostęp do jego tabel z poziomu programu. W oknie Widok danych można przeglądać i modyfikować rekordy bazy danych. Tabele bazy danych można otwierać w trybie tylko do odczytu lub do edycji. W trybie tylko do odczytu nie można dodać, usunąć ani modyfikować rekordów tabeli. Otwarcie tabeli ustala połączenie z jej nadrzędną bazą danych. Systemy niektórych baz danych wymagają wprowadzenia poprawnej nazwy użytkownika i hasła w celu uzyskania do nich dostępu.
Okno Widok danych, w którym prezentowane są tabele z rekordami bazy danych, jest środowiskiem podobnym do środowiska arkusza kalkulacyjnego. Za pomocą suwaków i przycisków kierunkowych umieszczonych z prawej strony i na dole okna użytkownik może przejść przez cały zbiór rekordów.
Siatka w oknie Widok danych zawiera następujące elementy:
- Nagłówek kolumny.Wybiera wszystkie rekordy w kolumnie, która zostanie kliknięta.
- Nagłówek rekordu.Wybiera rekord po jego kliknięciu.
- Komórki siatki.Wybiera jedno pole danego rekordu po jego kliknięciu.
- Nagłówek tabeli.Wybiera całą tabelę.
Okno Widok danych daje dużą elastyczność w sposobie wyświetlania rekordów. Można:
- Zmienić położenie i rozmiar kolumn
- Ukryć kolumny, aby je usunąć z okna Widok danych
- Posortować dane w kolumnach w porządku narastającym i malejącym
- Zablokować kolumnę lub kombinację kolumn, tak aby pozostawały w miejscu i nie były przewijane za pomocą poziomego suwaka
- Dopasować tekst w oddzielnych kolumnach
- Zastosować w wyświetlanym oknie Widok danych różne style i rozmiary czcionek
Ustawienia formatowania kolumn i sortowania tabeli nie są zachowywane w oknie Widok danych. Informacje te zostaną odrzucone po otwarciu nowej tabeli lub zamknięciu tabeli bieżącej. Jeżeli użytkownik zamierza utworzyć i zapisać sformatowany raport, musi skopiować zawartość okna Widok danych do Schowka i wkleić ją do programu zewnętrznego, takiego jak Microsoft Excel. Następnie w programie zewnętrznym można zastosować i zapisać żądane ustawienia formatowania. W celu uzyskania szczegółowych informacji dotyczących tworzenia szablonu należy zapoznać się z dokumentacją zewnętrznego programu, którego użytkownik używa do formatowania danych.
Widoki bazy danych i zapytania zewnętrzne
Niektóre systemy zarządzania bazami danych obsługują widoki. Widoki są dodatkowym sposobem wyświetlania danych zawartych w tabeli. Przykładowo, za pomocą widoku można wyświetlić podzbiór całej tabeli. Widoków można użyć również do zdefiniowania zależności między tabelami i utworzenia nowej tabeli, która będzie zawierała połączone rekordy z oryginalnych tabel.
W systemach baz danych, które nie obsługują widoków, podobne efekty można uzyskać, wykonując zapytania. Należy zapoznać się z dokumentacją posiadanego systemu baz danych, zawierającą informacje na temat tworzenia i pracy z widokami i zapytaniami.
Widoki i zewnętrzne zapytania wyświetlane są w węźle źródła danych Menedżera połączeń baz danych. Zapytania zewnętrzne są zapytaniami tworzonymi i przechowywanymi poza programem, ale w zewnętrznym systemie bazy danych. W programie można pracować z zapytaniami zewnętrznymi i widokami tak samo, jak z inną tabelą. W oknie Widok danych można przeglądać lub modyfikować zapytania i widoki, budować na ich bazie zapytania oraz tworzyć połączenia i etykiety w oparciu o ich rekordy.