Przy pierwszym uruchomieniu bazy etykiet baza nie zawiera żadnych zapisów.
Aby zapisać etykietę do bazy danych:
Jeżeli istnieją już grupy w bazie etykiet, to użytkownik może wybrać do której z nich będą dodane wybrane charakterystyki. Wybór grupy odbywa się przez podświetlenie (kliknięcie nazwy grupy w lewym panelu). Jeżeli żadna nie jest wybrana to wtedy tworzona jest nowa grupa. UWAGA: Może być wybrana tylko jedna grupa. Selekcja w prawym i lewym panelu jest niezależna, tak aby nie zgubić selekcji prętów kiedy wybieramy docelową grupę albo edytujemy jej nazwę.
Jeżeli skopiowane mają zostać etykiety z bazy do aktualnego zadania, to muszą zostać wybrane w lewym panelu. Można wybrać dowolną liczbę grup lub etykiet po rozwinięciu zawartości grup. Wybranie grupy odbywa się przez podświetlenie (kliknięcie) jej nazwy. Wybrane etykiety przenoszone są do prawego panela (aktualnego zadania) po naciśnięciu klawisza >.
Podczas kopiowania do bazy lub do zadania Robot dokonuje sprawdzenia, czy istnieją już etykiety o identycznej nazwie, jak wyselekcjonowane do kopiowania. Jeżeli ma być kopiowana etykieta o istniejącej już nazwie, to Robot sprawdza jej zawartość. Jeżeli zawartość kopiowanej i istniejącej etykiety jest identyczna, to nie jest ona kopiowana.