Una vez configurado el origen de datos, es posible utilizar la ventana Visor de datos para consultar los registros de la base de datos desde el programa.
Una vez configurado un origen de datos, es posible acceder a las tablas de la base de datos desde el programa. El Visor de datos es una ventana en la que se pueden ver y modificar registros de bases de datos. Las tablas de base de datos pueden abrirse en modo de sólo lectura para su edición. No es posible añadir, suprimir ni modificar registros de una tabla de base de datos que se haya abierto en modo de sólo lectura. Al abrir una tabla de base de datos se establece una conexión con su base de datos principal. Algunos sistemas de base de datos requieren la introducción de un nombre de usuario y de una contraseña válidos para poder conectarse.
La ventana Visor de datos es un entorno similar a una hoja de cálculo que presenta los registros de una tabla de base de datos. Con las barras de desplazamiento y los botones de desplazamiento ubicados a la derecha y en la parte inferior de la ventana, es posible desplazarse por el conjunto de registros.
La rejilla de la ventana Visor de datos incluye los siguiente elementos:
- Encabezado de columna. Designa todos los registros de una columna al hacer clic en ella.
- Encabezado de registro. Designa un registro individual al pulsar sobre él.
- Celdas de rejilla. Selecciona un campo de un registro determinado cuando se pulsa sobre él.
- Encabezado de rejilla. Designa toda la tabla de base de datos.
La ventana Visor de datos proporciona gran flexibilidad en la visualización de los registros. Es posible:
- mover o ajustar el tamaño de las columna,
- ocultar las columnas para eliminarlas de la ventana del Visor de datos,
- ordenar los datos de las columnas en orden ascendente o descendente,
- inutilizar una columna o una combinación de columnas de forma que permanecen fijas y no se desplazan al mover la barra de desplazamiento horizontal,
- alinear el texto de cada columna y
- aplicar una gama de estilos y tamaños de fuente a la ventana del Visor de datos.
Los formatos de las columnas y el orden de las tablas de base de datos en la ventana Visor de datos no se almacenan. Esta información se descarta cuando se abre una tabla de base de datos nueva o se cierra la actual. Si desea crear y guardar un informe con formato, debe copiar el contenido de la ventana Visor de datos en el portapapeles y pegarlo en un programa externo como, por ejemplo, Microsoft Excel. A continuación, podrá utilizar ese programa para aplicar y guardar el formato deseado. Si desea obtener más detalles acerca de la creación de una plantilla, consulte la documentación del programa externo que esté utilizando para aplicar formato a los datos.
Vistas y consultas externas de las bases de datos
Algunos sistemas de gestión de bases de datos admiten vistas. Las vistas proporcionan formas adicionales de mostrar los datos de una tabla de base de datos. Por ejemplo, se puede utilizar un visor para mostrar un subconjunto de la tabla de base de datos general. También se pueden emplear para definir relaciones entre tablas de base de datos y para crear una tabla nueva que contenga registros combinados de las tablas originales.
Los sistemas de bases de datos que no admiten vistas pueden producir los mismos resultados utilizando consultas. Véase la documentación del sistema de base de datos para obtener información sobre la creación y el trabajo con vistas y consultas.
Las vistas y las consultas externas se muestran en el nodo Origen datos del Administrador de Conexión BD. Las consultas externas son consultas creadas y almacenadas fuera del programa pero dentro de un sistema de base de datos externo. Es posible trabajar con consultas y vistas externas como si se trabajara con cualquier otra tabla de base de datos. Estas consultas y vistas se pueden ver y modificar en la ventana Visor de datos; además se pueden elaborar consultas a partir de ellas y crear vínculos y rótulos utilizando sus registros.