Les groupes sont créés et gérés via la boîte de dialogue Gestion des utilisateurs et des groupes. Des rôles et des autorisations sont attribués aux groupes, définissant ainsi les actions qu’ils peuvent entreprendre et les coffres-forts auxquels ils peuvent accéder.
Vous pouvez créer des groupes d’utilisateurs et leur attribuer des rôles et autorisations. Lorsqu'il fait partie d'un groupe, un utilisateur dispose de tous les rôles et autorisations attribués à ce groupe. Par défaut, chaque nouvel utilisateur est placé dans un groupe appelé Tous. Le groupe Tous est disponible uniquement à partir des listes de contrôle d'accès. Il ne figure pas dans la boîte de dialogue Profil du groupe. Si l’accès à un dossier est accordé au groupe Tous, tous les nouveaux utilisateurs y ont accès également.
Les groupes peuvent être composés d'utilisateurs ou d'autres groupes. Les groupes, ainsi que toutes les autorisations qui leur sont attribuées, peuvent être désactivés. Les rôles et autorisations attribués à un groupe sont indépendants des rôles et autorisations d'un utilisateur individuel. Il est également possible de limiter l'accès des groupes à certains dossiers dans un coffre-fort, ce qui permet de sécuriser les projets et autres données d'un groupe à l'autre.
En affectant des utilisateurs à des groupes, puis en concédant à ces groupes un accès à des dossiers, vous pouvez aisément gérer les utilisateurs et leur accès à des dossiers de coffre-fort. C'est la procédure conseillée pour la création d'un modèle de coffre-fort sécurisé.
Un Gestionnaire de groupes peut être affecté à un groupe pour gérer les membres des groupes. Un gestionnaire de groupes est un utilisateur disposant d’autorisations de gestion de groupe et d’utilisateurs spécifiques qui peut ajouter ou supprimer un membre du groupe spécifié. Le rôle d’un gestionnaire de groupes se limite à la gestion de groupes dédiés, tous les autres champs restent désactivés.
Les groupes de domaine peuvent également être dotés de gestionnaires de groupes qui peuvent ajouter ou supprimer des membres de groupe. Toutefois, seul un administrateur peut mettre à jour le groupe de domaines.