Dane można wyodrębniać z pojedynczych obiektów w rysunku oraz ze wszystkich obiektów w jednym rysunku, wielu rysunkach lub folderach.
Po wybraniu rysunku zostaną wyodrębnione dane ze wszystkich obiektów w tym rysunku, nawet z tych niewidocznych. Jeśli na rysunku znajdują się określone obiekty, z których trzeba wyodrębnić dane, można utworzyć zbiór wskazań obiektów.
Po wybraniu rysunku lub obiektów do wyodrębnienia danych można przefiltrować dane wyjściowe, wybierając opcje w kreatorze wyodrębniania danych. Przykładowo w wyodrębnianiu można uwzględnić odnośniki lub tylko obiekty obszaru modelu. Te opcje są przydatne podczas filtrowania danych przed wyodrębnianiem. Dzięki temu później trzeba będzie sortować mniejszą ilość informacji.
Gdy rysunek zmieni się w sposób rzutujący na wyodrębnianie danych, można otrzymać powiadomienie, że dane utraciły aktualność.
Wybieranie folderów do wyodrębniania danych
Za pomocą okna dialogowego Opcje dodawania folderu można wybrać foldery do wyodrębniania danych, w tym także podfoldery. Jeśli w oknie dialogowym nie jest zaznaczona opcja Automatycznie uwzględniaj w wyodrębnianiu danych nowe rysunki dodane do tego folderu, wówczas zawartość wybranych folderów będzie monitorowana. Oznacza to, że jeżeli do folderu zostaną dodane rysunki, użytkownik będzie mógł otrzymywać powiadomienie, że wyodrębnione dane nie są już bieżące.
Gdy do folderu są dodawane nowe rysunki, podczas edytowania wyodrębnionych danych w oknie dialogowym Znaleziono nowe rysunki wyświetlana jest lista rysunków. W tym punkcie można wybrać nowe rysunki, które będą uwzględniane w wyodrębnianiu.
Używanie symboli wieloznacznych (* i ?) filtr wyszukiwania, dane są wyodrębniane tylko z tych rysunków, które spełniają kryteria wyszukiwania. Jeśli na przykład folder zawiera cały zestaw rysunków dla projektu, ale interesujące są tylko rysunki zawierające dane rurociągów, wówczas można je odszukać za pomocą symboli wieloznacznych. Przykładowo *rur*.dwg.
Po dodaniu nowego rysunku do folderu spełniającego kryteria nie zostanie wygenerowane powiadomienie, gdyż nie był on uwzględniony w oryginalnych ustawieniach wyodrębniania danych. Aby uwzględnić nowy rysunek, należy edytować ustawienia wyodrębniania danych.
- Jeśli kryteria wyszukiwania z użyciem symboli wieloznacznych zostaną usunięte po przeprowadzeniu wyodrębniania danych, rysunki spełniające kryteria wyszukiwania nie będą już monitorowane.
- Jeśli kryteria wyszukiwania z użyciem symboli wieloznacznych zostaną zmienione, będą monitorowane tylko rysunki spełniające nowe kryteria.