Łączenie arkuszy kalkulacyjnych programu Excel

Można łączyć informacje z arkusza programu Microsoft Excel z danymi wyodrębnionymi z rysunków.

Łącząc dane z arkuszem programu Excel, można dołączyć informacje z całego arkusza lub z jego fragmentu określanego nazwanym zakresem. Za pomocą okna dialogowego Dołącz zewnętrzne dane można:

• Określić łącze danych, wybierając plik .XLS, z którym zostaną połączone dane wyodrębnione z rysunku
• Dopasować wyodrębnione dane rysunku do danych z arkusza
• Wybierz kolumny w pliku XLS do scalenia z wyodrębnionymi danymi rysunku

Na stronie Rozdrobnij dane można otworzyć okno dialogowe Dołącz zewnętrzne dane, które umożliwia ustanowienie łącza między wyodrębnionymi danymi oraz całym arkuszem programu Excel lub zakresem wierszy i kolumn.

Zanim będzie można utworzyć łącze z arkuszem kalkulacyjnym, musi być zainstalowany program Microsoft Excel na tym samym komputerze, na którym wykonano wyodrębnianie danych. Jeśli program Microsoft Excel nie jest zainstalowany lub plik .xls nie jest zapisany lokalnie na komputerze wykonującym wyodrębnianie danych, wówczas nie można utworzyć łącza.

Jeśli połączony arkusz kalkulacyjny zostanie zmieniony, na przykład w wyniku dodania wiersza lub kolumny, wówczas tabela w rysunku może zostać odpowiednio zaktualizowana przy użyciu polecenia AKTUALŁĄCZEDANYCH. Podobnie, jeśli zostanie wprowadzona zmiana w tabeli w rysunku, to za pomocą tego samego polecenia można zaktualizować połączony arkusz kalkulacyjny.

Uwaga: Aby usunąć łącze danych, uruchom polecenie ŁĄCZEDANYCH. Nie można usunąć łącza danych z palety Odnośniki.

Objaśnienie łączenia i dopasowywania

Łączenie danych to proces wybierania arkusza programu Excel w celu połączenia pełnej jego zawartości bądź fragmentu z danymi wyodrębnionymi z rysunku. Aby uzyskać więcej informacji na temat łączenia danych, zobacz łączenie tabeli z danymi zewnętrznymi.

Dopasowywanie danych daje w efekcie relację między dwoma zbiorami danych: danymi w kolumnie danych wyodrębnionych z rysunku oraz danymi w kolumnie arkusza programu Excel.

Przykładowo użytkownik dysponuje prostym zestawieniem komponentów (BOM). Z rysunku zostały wyodrębnione trzy kolumny danych. Te kolumny zawierają dane: Numer części, Wersja oraz Ilość. Do zestawienia komponentów trzeba dołączyć dwie dodatkowe kolumny danych z arkusza. Te kolumny zawierają dane: Koszt oraz Dostawca.

W tym przykładzie arkusz kalkulacyjny zawiera kolumnę numeru części o etykiecie Numer katalogowy odpowiadającą kolumnie Numer części z wyodrębnionych danych. W oknie dialogowym Dołącz zewnętrzne dane należy wybrać kolumnę Numer części jako kolumnę dla danych rysunku oraz kolumnę Numer katalogowy jako kolumnę dla danych zewnętrznych. Ponieważ zarówno w kolumnie danych rysunku i w kolumnie danych zewnętrznych istnieje co najmniej jedna pasująca komórka, funkcja wyodrębniania danych „wie”, jak oba źródła są ze sobą powiązane.

Można przetestować poprawność dopasowania danych, klikając przycisk Sprawdź dopasowanie w oknie dialogowym Dołącz zewnętrzne dane. Jeśli test zakończy się niepomyślnie, wówczas zostanie wyświetlone ostrzeżenie z informacją o naturze problemu. W pewnych sytuacjach nie będzie możliwe poprawne łączenie danych rysunku z danymi z arkusza.

Sprawdzanie poprawności dopasowanych danych

Proces sprawdzania poprawności dopasowania danych nie powiedzie się, jeśli nie będzie można znaleźć dopasowania między danymi rysunku i danymi zewnętrznymi (arkuszem). Zostaną wyświetlone następujące komunikaty o błędach:

Nie znaleziono żadnych odpowiedników między wartościami w danych rysunku i danych zewnętrznych.

• Jeśli problem nie zostanie rozwiązany, nie będzie można połączyć zewnętrznych danych. Należy porównać dane kolumn arkusza z danymi kolumn rysunku, aby znaleźć pasujące wartości. Przykładowo dane liczbowe wśród danych rysunku mogą mieć ustawioną inną dokładność niż dane zewnętrzne.

Kolumna danych w danych zewnętrznych nie zawiera unikatowych wartości.

• W kolumnie danych zewnętrznych znajdują się komórki zawierające identyczne dane. W takiej sytuacji nie można skonfigurować jednoznacznego dopasowania między danymi rysunku i danymi zewnętrznymi.