Créez ou modifiez un gabarit d’e-mail pour envoyer des notifications par e-mail, y compris l’objet et le corps dans un emplacement central pour tous les utilisateurs.

Le gabarit prêt à l’emploi est prédéfini et s’affiche sous les gabarits. Vous pouvez créer un gabarit personnalisé ou modifier un gabarit prêt à l’emploi existant selon vos besoins.

Reportez-vous à la rubrique Personnalisation du gabarit de notification d’ordre de modification pour modifier le gabarit d’e-mail des notifications d’ordre de modification, y compris l’objet et le corps du message, dans un emplacement central, pour tous les utilisateurs.

Création ou modification du gabarit de notification par e-mail

1. Cliquez sur Outils > Administration > Paramètres du coffre-fort.

2. La boîte de dialogue Paramètres du coffre-fort s’affiche. Cliquez sur l’onglet Comportements.

3. Cliquez sur Notifications… pour configurer les paramètres de notification par e-mail.

4. Dans l’onglet Gabarits d’e-mail, cliquez sur Ajouter pour créer un gabarit d’e-mail.

   Vous pouvez également sélectionner le gabarit dans la liste et cliquer sur Copier pour copier et modifier le gabarit d’e-mail sélectionné.

   Cliquez sur Supprimer pour supprimer le gabarit d’e-mail sélectionné.

5. Ajoutez/Modifiez le nom du gabarit d’e-mail pour faciliter son identification.

6. Ajoutez une brève description du gabarit d’e-mail. Ainsi, les utilisateurs pourront connaître l’objectif ou les instructions d’utilisation du gabarit.

7. Ajoutez/Modifiez l’objet de l’e-mail.

8. Ajoutez/Modifiez le corps de l’e-mail que vous souhaitez envoyer aux destinataires. Vous pouvez également déplacer le texte dans le corps de l’e-mail.

9. Pour ajouter des attributs de propriété dans le corps de l’e-mail :

   • Dans la liste déroulante Ajouter une propriété, sélectionnez les propriétés que vous souhaitez répertorier dans le corps de l’e-mail.
   • Cliquez sur l’icône + à côté de la propriété. L’attribut de propriété sélectionné est ajouté au corps de l’e-mail. Vous pouvez copier et coller l’attribut pour le déplacer dans le corps de l’e-mail.
   • Vous pouvez ajouter du texte libre au corps de l’e-mail.

10. Ajouter un en-tête/pied de page à l’e-mail. Les informations d’en-tête et de pied de page sont ajoutées au début et à la fin du gabarit.

11. Cliquez sur Aperçu pour consulter le gabarit d’e-mail.

12. Cliquez sur Appliquer pour enregistrer les modifications.

13. Cliquez sur OK pour enregistrer et fermer.

Les étiquettes sont des espaces réservés dans les gabarits d’e-mail qui renseignent automatiquement les informations contenues dans l’e-mail. Voici un exemple : {DOCVARIABLE SYSVAR.VaultName}.

La liste ci-dessous répertorie les étiquettes par défaut :

Étiquette	Description
Hyperlien	Lien permettant d’accéder à l’objet (exemple : Fichier, Article). Pour modifier le lien, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’objet lié et choisissez Hyperlien.
FromState, ToState	Description de l’état (exemple : Travail en cours, Révision).
VaultName	Le nom du coffre-fort actuel
DisplayName	Nom d’affichage de l’utilisateur qui a lancé cette opération.
Temps	Date et heure de génération de l’e-mail.

Journaux de notification par e-mail

Les journaux de notification par e-mail sont des enregistrements de chaque e-mail envoyé. Ils peuvent être utiles à des fins d’audit et de débogage, car ils vous aident à identifier les problèmes avec le système de messagerie ou l’adresse du destinataire. Les journaux sont affichés sous les journaux de messagerie dans ADMS Console.

Le journal de notification par e-mail contient les informations suivantes :

• Date et heure de la notification
• État de l’e-mail (Échec ou Réussite)
• Destinataires de l’e-mail
• Définition du cycle de vie, transition d’état et gabarit d’e-mail

Par défaut, la taille de la notification par e-mail, y compris la taille combinée du message et des pièces jointes, est limitée à 20 Mo.