電子メール通知を送信するための電子メール テンプレートを作成または編集します。これには、すべてのユーザが対象となる一元的な場所での件名や本文が含まれます。
「out of the box」(OOTB)は、テンプレートの下に表示される定義済みのテンプレートです。ニーズに合わせて、カスタム テンプレートを作成したり、既存の OOTB テンプレートを修正することができます。
変更管理通知の電子メール テンプレートを編集するには、「変更管理通知テンプレートをカスタマイズする」を参照してください。このテンプレートには、すべてのユーザが対象となる一元的な場所での件名や本文が含まれます。
電子メール通知テンプレートを作成または編集する
[ツール] > [管理] > [Vault 設定] をクリックします。
[Vault 設定] ダイアログで、 [動作] タブを選択します。
[通知] をクリックして、電子メール通知設定を構成します。
[電子メール テンプレート] タブで、 [追加] をクリックして新しい電子メール テンプレートを作成します。
または、リストからテンプレートを選択し、 [コピー] をクリックして、選択した電子メール テンプレートをコピーして編集します。
選択した電子メール テンプレートを削除するには、 [削除] をクリックします。
簡単に識別できるように、電子メール テンプレートのテンプレート 名 を追加または編集します。
電子メール テンプレートについての簡単な 説明 を追加します。これは、テンプレートの目的や使用ガイドラインをユーザが理解するのに役立ちます。
電子メールの 件名 を追加または編集します。
受取人に送信する電子メール メッセージ を追加または編集します。電子メール本文の中でテキストを移動することもできます。
電子メール本文にプロパティ属性を追加するには、以下の操作を実行します。
電子メールにヘッダ/フッタを追加します。ヘッダとフッタの情報がテンプレートの先頭と末尾に追加されます。
[プレビュー] をクリックして、電子メール テンプレートを確認します。
[適用] をクリックして変更内容を保存します。
[OK] をクリックして保存し、ダイアログ ボックスを閉じます。
タグは、電子メール テンプレートのプレースホルダで、電子メールに情報を自動的に入力します。例: {DOCVARIABLE SYSVAR.VaultName}。
既定タグのリスト:
| タグ | 説明 |
|---|---|
| Thin Client へのリンク | Thin Client でオブジェクトにアクセスするためのリンク |
| ハイパーリンク | オブジェクト(ファイル、アイテムなど)にアクセスするためのリンクです。 リンクを編集するには、リンクされたオブジェクトを右クリックして[ハイパーリンク]を選択します |
| FromState、ToState | ステータス(作業中、承認待など)の説明です |
| VaultName | 現在の Vault の名前です |
| DisplayName | この操作を開始したユーザの表示名です |
| 時間 | 電子メールが生成された時刻です |
電子メール通知ログ
電子メール通知ログは、送信された各電子メールの記録です。これは、監査やデバッグの目的に役立ち、電子メール システムや受取人のアドレスに関する問題を特定することができます。ログは、ADMS Console の電子メール ログの下に表示されます。
電子メール通知ログには、次の情報が含まれます。
既定では、電子メール通知のサイズ(電子メール メッセージと添付ファイルの合計サイズを含む)は 20 MB に制限されています。