Planowanie strategii archiwizacji

Zaplanuj strategię archiwizacji, aby określić, która zawartość ma być archiwizowana, kiedy ją archiwizować i jak efektywnie zarządzać tym procesem. Ten etap planowania ma kluczowe znaczenie dla pomyślnego wdrożenia archiwizacji.

Wybór danych do archiwizowania

1. Zidentyfikowanie potencjalnej zawartości do archiwizacji:

   • Stare wersje: pliki powyżej progu przechowywania (np. pozostaw aktywne 2–3 ostatnie wersje).
   • Ukończone projekty: zwolnione lub wycofywane projekty mające więcej niż określoną liczbę miesięcy lub lat.
   • Duże pliki binarne: dane wyjściowe wizualizacji i symulacji po zamknięciu projektu.
   • Nieaktywne dane: pliki, do których nie uzyskiwano dostępu przez dłuższy czas.

2. Określenie wykluczeń zawartości:

   • Bieżące lub najnowsze wersje w trakcie aktywnego opracowywania.
   • Pliki w trakcie zmiany w stanie Praca w toku.
   • Zawartość objęta prawnym obowiązkiem przechowywania, kontrolą eksportu lub umowami SLA dotyczącymi projektów wymagających gorącego magazynu.
   • Pliki wymagane do wykonywania bieżących operacji lub zapewniania zgodności.

Planowanie zarządzania przestrzenią dyskową i wpływu

1. Oszacowanie przestrzenie dyskowej możliwej do odzyskania:

   • Przeanalizuj liczbę wersji i rozmiary plików w repozytorium.
   • Oblicz potencjalne oszczędności miejsca w magazynie wynikające z archiwizacji.
   • Zaplanuj skumulowany wzrost ilości danych przechowywanych w archiwum w miarę upływu czasu.

2. Planowanie przetwarzania związanego z archiwizacją:

   • Wybierz okresy poza godzinami szczytu na przetwarzanie związane z archiwizacją.
   • Zminimalizuj wpływ na użytkowników podczas operacji archiwizacji.
   • Uwzględnij wymagania dotyczące przepustowości sieci w przypadku przenoszenia partii danych.

3. Przygotowanie komunikacji z użytkownikami:

   • Poinformuj użytkowników o wskaźniku archiwizacji w interfejsie programu Vault.
   • Wyjaśnij, co się dzieje, gdy pliki są archiwizowane.
   • Przeprowadź szkolenia dotyczące uzyskiwania dostępu do zarchiwizowanej zawartości.

Tworzenie szablonów zasad archiwizacji

1. Zasady A: zwolnione części — archiwizacja po 24 miesiącach:

   • Zakres: Kategoria pliku = Część; Cykl rozwojowy = Zwolniona; Ostatnia modyfikacja > 24 miesiące
   • Okres przechowywania: 7 lat; Usunięcie po wygaśnięciu = Nie (weryfikacja ręczna)
   • Harmonogram: Co tydzień, niedziela 01:00–05:00

2. Zasady B: wycofywane zespoły — natychmiastowa archiwizacja:

   • Zakres: Kategoria = Zespół; Cykl rozwojowy = Wycofywany
   • Okres przechowywania: 10 lat; Usunięcie po wygaśnięciu = Tak (jeśli nie istnieje prawny obowiązek przechowywania)
   • Harmonogram: Co noc

3. Zasady C: wyniki symulacji — po ukończeniu projektu:

   • Zakres: Kategoria = Analiza/Symulacja; Status projektu = Zamknięty
   • Okres przechowywania: 2 lata; Usunięcie po wygaśnięciu = Tak
   • Harmonogram: na żądanie po zamknięciu projektu

Wypełnienie listy kontrolnej decyzji

1. Kwalifikacja zawartości:

   • Jaka zawartość kwalifikuje się według kategorii, cyklu rozwojowego, wieku i właściwości?
   • Jakie zasady przechowywania mają zastosowanie i kto je zatwierdza?
   • Które lokalizacje docelowe magazynu i który plan pojemności?

2. Planowanie operacyjne:

   • Kiedy zadanie serwera jest uruchamiane i kto je monitoruje?
   • Jakie wskaźniki wyznaczają sukces (odzyskana przestrzeń dyskowa, umowa SLA, czas odzyskiwania)?
   • Jak jest obsługiwane wykonywanie kopii zapasowych i odzyskiwanie po awarii w przypadku magazynu archiwum?

3. Zarządzanie ryzykiem:

   • Jakie ryzyko jest związane z archiwizowaniem określonej zawartości?
   • Jak będą obsługiwane żądania przywrócenia zarchiwizowanej zawartości?
   • Co się stanie, jeśli magazyn archiwum będzie niedostępny?

Dokumentowanie strategii

1. Utworzenie kompleksowej dokumentacji, która obejmuje następujące elementy:

   • Zasady i kryteria archiwizacji
   • Lokalizacje docelowe magazynu i planowanie pojemności
   • Komunikacja z użytkownikami i plany szkoleń
   • Procedury monitorowania i konserwacji
   • Kwestie związane z odzyskiwaniem po awarii

2. Przejrzenie i zatwierdzenie strategii wraz z interesariuszami:

   • Administratorzy IT
   • Menedżerowie projektów
   • Zespoły ds. prawnych i zgodności z przepisami
   • Użytkownicy końcowi, których to dotyczy

3. Ustalenie regularnych cykli przeglądów w celu aktualizacji strategii wraz ze zmianą potrzeb organizacji