回复 Cost Management 电子邮件
您可以直接回复包含附件和注释的 Cost Management 电子邮件通知。系统会自动捕获您的电子邮件回复，从而简化协作并减少在电子邮件客户端与 Cost Management 之间切换的需要。
当您回复系统生成的电子邮件时：
- 系统中会自动捕获附件和注释
- 通过系统的通知服务，通知相关利益相关方（总承包商或业主）
有关信息存储位置的详细信息，请参见电子邮件回复的工作方式部分。
此功能适用于：
- 报价申请 (RFQ)
- 合同
- 供应商变更单 (SCO)
- 业主变更单 (OCO)
在本文中：
电子邮件回复的工作方式
当 Cost Management 向您发送电子邮件通知时（例如，当供应商收到 RFQ 请求时），系统会自动处理您的回复，而不是要求您登录平台。
系统会提取：
- 附件：附加到电子邮件的任何文件（例如报价单、发票、支持文档或照片）
- 注释：电子邮件正文中的文本内容
- 发件人信息：您的电子邮件地址用于在系统中标识您的身份
在哪里可以找到提取的信息？
- “附件”部分：所有电子邮件附件都将上传到变更单、合同或相关条目的“附件”部分
- 注释部分：您的电子邮件正文文本将添加为备注，根据授权用户的权限显示该文本
- 注释跟踪：系统会将您的回复记录在“活动”部分，以便进行审核跟踪
注意：将发件人的电子邮件地址与 Cost Management 帐户相关联。如果无法识别发件人，则可能无法正确处理电子邮件。
回复电子邮件
我们来分析以下场景：您收到来自 Cost Management 的 RFQ（报价申请）电子邮件。您可以通过定价和支持文档进行回复。为此，请执行以下操作：
- 在电子邮件客户端（Gmail、Outlook）中打开电子邮件。
- 单击“回复”或“全部回复”。
- 在电子邮件正文中，键入您的回复（例如，“PFA 文档”或详细的定价信息）。
- 附加报价文件（例如
Quotation.jpg、Pricing.pdf）。 - 单击“发送”。
发送电子邮件回复后：
- 系统会自动接收和处理您的电子邮件
- 系统将捕获您的附件和注释（请参见电子邮件回复的工作方式）
- 总承包商会收到通知，并且可以在 RFQ 详细信息面板中查看您的报价和注释
提示：在一封电子邮件中包含所有相关定价详细信息和支持文档，以避免来回多次进行通信。
电子邮件回复最佳实践
为确保您的电子邮件回复得到正确处理，请执行以下操作：
| 该做的事 | 不该做的事 |
|---|---|
| 回复时，使用清晰的主题行并保持原始主题行不变，以保留上下文 | 不要删除原始电子邮件主题；将对话历史记录保留完整 |
| 附加常用格式的文件（广泛支持 PDF、JPG、PNG、XLSX、DOCX） | 不要使用非标准文件格式；避免使用可能被阻止的压缩文件或可执行文件 |
| 使电子邮件正文保持简洁明了，并撰写清晰、专业的注释，以提供必要的上下文 | 不要发送过大的附件；使文件保持合理的大小以确保上传成功 |
| 及时进行回复，并在指定截止日期内回复请求 | 不要以纯文本形式包含不应记录在注释中的敏感信息 |
| 包括所有相关附件，并在可能的情况下将所有支持文档附加在一封电子邮件中 |
提示：电子邮件回复时间戳是根据项目的时区设置捕获的。
对电子邮件回复进行故障排除
如果您的电子邮件回复未显示在 Cost Management 中，请参见下表：
| 问题 | 解决方案 |
|---|---|
| 无法识别电子邮件地址或联系人 | 确保使用与您的 Cost Management 帐户关联的电子邮件地址进行回复。转到您的帐户设置，并验证其中记录的电子邮件地址。确认在公司设置中正确配置了您的电子邮件地址，并确保联系人信息关联到相应的公司。如果问题仍然存在，请询问项目管理员以验证您的帐户状态。 |
| 权限不足 | 验证您是否具有与条目交互所需的权限。导航到“设置”>“权限”，然后检查您的角色是否具有协作访问权限或适当的权限。如果需要调整权限，请与项目管理员联系。 |
| 附件未上传 | 确认文件大小未超出系统限制，并确保该文件格式受支持（例如，PDF、JPG、PNG、DOCX、XLSX）。尝试压缩大型文件或将其拆分为多个较小的文件。 |
| 电子邮件处理延迟 | 处理电子邮件可能需要几分钟时间。等待 5-10 分钟，然后刷新“Cost Management”页面。检查您发送的条目，以确认电子邮件是否发送成功。如果延迟持续存在，请与系统管理员联系。 |