回應 Cost Management 電子郵件

您可以使用附件和註解直接回覆 Cost Management 電子郵件通知。系統會自動擷取您的電子郵件回應，從而簡化協同合作並減少在電子郵件用戶端與 Cost Management 之間切換的需要。

當您回覆系統產生的電子郵件時：

如需資訊儲存位置的詳細資料，請參閱〈電子郵件回覆的運作方式〉一節。

此功能可用於：

本文內容：

電子郵件回覆的運作方式

當 Cost Management 向您傳送電子郵件通知時 (例如，供應商收到報價請求時)，系統會自動處理您的回覆，而不需要您登入平台。

系統會擷取：

您在哪裡可以找到擷取的資訊？

注意事項: 請將寄件者的電子郵件地址與 Cost Management 帳戶相關聯。如果無法識別寄件者，則可能無法正確處理電子郵件。

接下來分析以下情境：您收到來自 Cost Management 的報價請求電子郵件。您可以提供定價和證明文件進行回覆。若要執行此作業：

傳送電子郵件回覆後：

顯示報價附件的電子郵件回覆範例

秘訣: 請在一封電子郵件中包含所有相關定價詳細資料和證明文件，以避免多次來回溝通。

為確保您的電子郵件回覆得到正確處理，請注意以下事項：

請遵循	請避免
回覆時請使用清晰的主旨行，並保持原始主旨行不變，以保留上下文	請勿移除原始電子郵件討論串，而應保留對話歷程記錄完整
請附加常見格式的檔案 (廣泛支援 PDF、JPG、PNG、XLSX、DOCX)	請勿使用非標準檔案格式；避免可能被封鎖的壓縮檔或執行檔
請保持電子郵件內文簡潔，並撰寫清晰、專業的註解，以提供必要的上下文	請勿傳送過大的附件；保持檔案大小合理，以確保成功上載
請及時回覆並在指定的截止日期內回應請求	請勿以純文字形式包括不應記錄於註解的敏感資訊
請盡可能在一封電子郵件中包括所有相關附件，並附加所有證明文件

秘訣: 系統會根據專案的時區設定，擷取電子郵件回覆時間戳記。

如果您的電子郵件回覆未顯示在 Cost Management 中，請參閱下表：

問題	解決方法
無法辨識電子郵件地址或聯絡人	請確保您透過與 Cost Management 帳戶關聯的電子郵件地址回覆。前往您的帳戶設定，並確認該電子郵件地址已記錄在案。確認您的電子郵件已在「公司設定」中正確規劃，並確保您的聯絡人資訊已與適當的公司關聯。如果問題仍然存在，請要求您的專案管理員驗證您的帳戶狀態。
權限不足	請驗證您是否具有與項目交互所需的權限。導覽至「設定」>「權限」，然後檢查您的角色是否具有協同合作存取權或適當的權限。如果需要調整權限，請聯絡您的專案管理員。
附件未上載	請確認檔案大小未超過系統限制，並確保檔案格式受支援 (例如，PDF、JPG、PNG、DOCX、XLSX)。嘗試壓縮大型檔案，或將其拆分為多個較小的檔案。
電子郵件處理延遲	電子郵件處理可能需要幾分鐘時間。請等待 5-10 分鐘，然後重新整理「Cost Management」頁面。檢查您傳送的項目，以確認電子郵件已成功傳送。如果仍然發生延遲，請聯絡您的系統管理員。