Besvar Cost Management-e-mails
Du kan svare direkte på Cost Management-e-mailnotifikationer med vedhæftninger og kommentarer. Dine e-mailsvar registreres automatisk i systemet, hvilket strømliner samarbejdet og reducerer behovet for at skifte mellem din e-mailklient og Cost Management.
Når du besvarer systemgenererede e-mails:
- registreres vedhæftninger og kommentarer automatisk i systemet
- underrettes relevante interessenter via systemets notifikationstjeneste (hovedentreprenør eller bygherre)
Du kan finde flere oplysninger om, hvor oplysninger lagres, i afsnittet Sådan fungerer e-mailsvar.
Denne funktion er tilgængelig for:
- Anmodninger om tilbud (RFQ)
- Kontrakter
- Ordreændringer for leverandør (SCO)
- Ordreændringer for bygherre (OCO)
I denne artikel:
- Sådan fungerer e-mailsvar
- Besvarelse af e-mails
- Bedste praksis for e-mailsvar
- Fejlfinding for e-mailsvar
- Relaterede artikler
Sådan fungerer e-mailsvar
Når Cost Management sender dig en e-mailnotifikation (f.eks. når en leverandør modtager en RFQ), behandler systemet automatisk dit svar i stedet for at kræve, at du logger ind på platformen.
Systemet udtrækker:
- Vedhæftninger: Alle filer, du vedhæfter i din e-mail (f.eks. tilbud, fakturaer, supplerende dokumenter eller fotos)
- Kommentarer: Tekstindholdet fra brødteksten i din e-mail
- Afsenderoplysninger: Din e-mailadresse bruges til at identificere dig i systemet
Hvor finder du de udtrukne oplysninger?
- Afsnittet Vedhæftninger: Alle e-mailvedhæftninger uploades til afsnittet Vedhæftninger i ordreændringen, kontrakten eller det relaterede element
- Afsnittet Kommentarer: Brødteksten fra din e-mail tilføjes som en kommentar, der er synlig for autoriserede brugere baseret på deres tilladelser
- Aktivitetssporing: Systemet logger dit svar i afsnittet Aktivitet med henblik på revisionsspor
Bemærk: Knyt afsenderens e-mailadresse til en Cost Management-konto. Hvis afsenderen ikke genkendes, behandles e-mailen muligvis ikke korrekt.
Besvarelse af e-mails
Lad os analysere følgende scenarie: Du modtager en e-mail om en RFQ (anmodning om tilbud) fra Cost Management. Du kan svare med dine prisoplysninger og supplerende dokumenter. Sådan gør du:
- Åbn e-mailen i din e-mailklient (Gmail, Outlook).
- Klik på Svar eller Svar alle.
- Skriv dit svar i e-mailens brødtekst (f.eks. "PFA-dokument" eller detaljerede prisoplysninger).
- Vedhæft din tilbudsfil (f.eks.
Quotation.jpg,Pricing.pdf). - Klik på Send.
Når du har sendt dit e-mailsvar:
- Systemet modtager og behandler din e-mail automatisk
- Dine vedhæftninger og kommentarer registreres (se Sådan fungerer e-mailsvar)
- Hovedentreprenøren underrettes og kan gennemgå dit tilbud og dine kommentarer i RFQ'ens detaljepanel
Tip: Medtag alle relevante prisoplysninger og supplerende dokumenter i en enkelt e-mail for at undgå unødig kommunikation frem og tilbage.
Bedste praksis for e-mailsvar
Sådan sikrer du, at dine e-mailsvar behandles korrekt:
| Gør dette | Gør ikke dette |
|---|---|
| Brug tydelige emnelinjer, og behold den oprindelige emnelinje, når du svarer, for at bevare konteksten | Fjern ikke den oprindelige e-mailtråd. Hold samtalehistorikken intakt |
| Vedhæft filer i almindelige formater (PDF, JPG, PNG, XLSX, DOCX understøttes i bred udstrækning) | Undlad at bruge andre end standardfilformaterne. Undgå komprimerede eller eksekverbare filer, der kan blive blokeret |
| Hold e-mailens brødtekst kortfattet, og skriv klare, professionelle kommentarer, der giver den nødvendige kontekst | Send ikke overdrevent store vedhæftninger. Sørg for rimelige filstørrelser for at sikre en vellykket upload |
| Svar rettidigt, og besvar anmodninger inden for de angivne frister | Sørg for, at følsomme oplysninger, som ikke bør logges i kommentarer, ikke medtages i almindelig tekst |
| Medtag alle relevante vedhæftninger, og vedhæft alle supplerende dokumenter i én e-mail, når det er muligt |
Tip: Tidsstempler for e-mailsvar registreres ud fra tidszoneindstillingerne for projektet.
Fejlfinding for e-mailsvar
Hvis dit e-mailsvar ikke vises i Cost Management, bedes du se følgende tabel:
| Problem | Løsning |
|---|---|
| E-mailadresse eller kontaktperson genkendes ikke | Sørg for, at du svarer fra den e-mailadresse, der er knyttet til din Cost Management-konto. Gå til dine kontoindstillinger, og bekræft den e-mailadresse, der er registreret i systemet. Kontrollér, at din e-mail er konfigureret korrekt i Virksomhedsopsætning, og sørg for, at dine kontaktoplysninger er knyttet til den relevante virksomhed. Bed din projektadministrator om at bekræfte statussen for din konto, hvis der fortsat er problemer. |
| Utilstrækkelige tilladelser | Kontrollér, at du har de nødvendige tilladelser til at interagere med elementet. Gå til Indstillinger > Tilladelser, og kontrollér, at din rolle har samarbejdsbaseret adgang eller de nødvendige tilladelser. Kontakt din projektadministrator, hvis tilladelserne skal justeres. |
| Vedhæftede filer uploades ikke | Kontrollér, at filstørrelsen ikke overskrider systemgrænserne, og sørg for, at filformatet understøttes (f.eks. PDF, JPG, PNG, DOCX, XLSX). Prøv at komprimere store filer eller opdele dem i flere, mindre filer. |
| Forsinkelser i behandlingen af e-mails | Behandling af e-mails kan tage et par minutter. Vent 5-10 minutter, og genindlæs siden Cost Management. Kontrollér de sendte elementer for at bekræfte, at e-mailen blev sendt. Hvis forsinkelsen fortsætter, skal du kontakt din systemadministrator. |