Dokumentattribute

Sie können die Informationen zum Dokument anpassen, indem Sie Attribute wie Seitenanzahl, Datum oder Beschreibung hinzufügen.

Mitglieder mit Bearbeitungs- oder Ordnersteuerungsberechtigungen und Projektadministratoren können Attribute auf Ordnerebene verwalten.

Attribute sind versionsspezifisch, d. h. jeder Dokumentversion können verschiedene Attribute zugewiesen sein. Beim Festlegen einer vorherigen Dokumentversion als aktuelle Version überschreibt beispielsweise der Attributwert der neuen aktuellen Version den in der vorherigen Version angegebenen Wert. Wenn die neue aktuelle Version keinen definierten Wert aufweist, wird der Wert der vorherigen Version angewendet. Außerdem überschreibt der Attributwert der zuletzt kopierten oder hochgeladenen Dokumentversion beim Kopieren und Hochladen von Dokumenten den zuvor angegebenen Wert.

Erstellen von Dokumentattributen

1. Klicken Sie in der Ordnerstruktur mit der rechten Maustaste auf einen Ordner Attributeinstellungen.

   

2. Klicken Sie auf Neu erstellen.

   Sie müssen die Felder Name und Typ ausfüllen. Als Typ können Sie entweder ein Textfeld, ein Datum oder eine Dropdown-Liste auswählen.

   Textfeld: Ermöglicht Mitgliedern die Eingabe eines Werts in ein Textfeld.

   Anmerkung: Sie können die folgenden Abhängigkeiten für Zeichenlänge und Zeichentyp nur für Projekte hinzufügen, die nach dem 24. März 2021 erstellt wurden.

   

   • Zeichenlänge: Wählen Sie Beliebig, Fest oder Bereich.

     • Beliebig: Ermöglicht Mitgliedern die Eingabe von maximal 255 Zeichen als Wert.
     • Fest: Legen Sie die Länge des Werts auf eine genaue Zahl zwischen 1 und 10 Zeichen fest.
     • Bereich: Wählen Sie einen Wertebereich von 1 bis 10 Zeichen aus.

   • Zeichentyp: Wählen Sie Alphanumerisch, Text oder Numerisch.

   Datum: Ermöglicht Mitgliedern die Auswahl eines Datumswerts aus einer Kalenderauswahl.

   Dropdown-Liste: Ermöglicht Mitgliedern die Auswahl aus einer definierten Liste von Werten. Klicken Sie auf Wert hinzufügen, geben Sie den Wert ein, und wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie alle Werte erstellt haben.

   Anmerkung: Für Projekte, die nach dem 24. März 2021 erstellt wurden, können Sie maximal 400 Werte für Dropdown-Listenattribute hinzufügen.

   Beschreibung: Sie können auch eine Beschreibung eingeben.

   Projektadministratoren können das Attribut auch der Namenskonvention hinzufügen (entweder der Namenskonvention oder verwandten Attributen), wenn die durch die Namenskonvention erzwungenen Ordner keine Dokumente enthalten.

   

3. Klicken Sie auf Erstellen.

Bearbeiten von Dokumentattributen

1. Klicken Sie auf .
2. Klicken Sie auf Attributeinstellungen.
3. Wählen Sie das Bearbeitungssymbol des entsprechenden Attributs aus.

Sie können das Attribut abhängig von Ihrer Berechtigungsebene bearbeiten:

Projektadministrator

Projektadministratoren können Folgendes bearbeiten:

1. Name, Beschreibung, Wertname, Wertebeschreibung. Es gelten die unten aufgeführten Ausnahmen.
2. Zeicheneinstellungen (Zeichenlänge, Zeichentyp). Es gelten die unten aufgeführten Ausnahmen.
3. Einstellungen für Namenskonventionen, wenn die durch die Namenskonvention erzwungene Ordner keine sichtbaren Dokumente enthalten.

Mitglieder mit Bearbeitungs- oder Ordnersteuerungsberechtigungen

Mitglieder mit Bearbeitungs- oder Ordnersteuerungsberechtigungen können keine Attribute bearbeiten, die von anderen Mitgliedern zu Ordnern hinzugefügt werden.

Wenn jedoch ein Attribut nicht von anderen Mitgliedern zu Ordnern und nicht der Namenskonvention hinzugefügt wird, können sie Folgendes bearbeiten:

1. Name, Beschreibung, Wertname, Wertebeschreibung.
2. Zeicheneinstellungen (Zeichenlänge, Zeichentyp).

Diese Aktionen unterliegen jedoch ebenfalls den unten aufgeführten Ausnahmen.

Ausnahmen: Wenn ein Attribut der Namenskonvention hinzugefügt wird und die von der Namenskonvention erzwungenen Ordner sichtbare Dokumente enthalten, kann niemand folgende Aufgaben ausführen:

• Umbenennen oder Löschen von Werten in einem Dropdown-Listenattribut
• Bearbeiten der Zeichenlänge oder des Zeichentyps in einem Textfeldattribut

Anzeigen von Ordnerattributen

Mitglieder mit Bearbeitungs- oder Ordnersteuerungsberechtigungen und Projektadministratoren können festlegen, welche Ordnerattribute angezeigt werden sollen.

1. Klicken Sie auf .

In der Gruppe Attribute werden alle Attribute aufgelistet, die dem aktuellen Ordner hinzugefügt wurden.

Sie können nun festlegen, welche dieser Attribute angezeigt werden sollen, indem Sie suchen, neu anordnen und entfernen.

Bearbeiten von Attributwerten

Mitglieder können Attributwerte für einzelne oder mehrere Dokumente bearbeiten.

Einzeldokument

1. Klicken Sie in der Dokumentliste auf des entsprechenden Attributwerts.
2. Bearbeiten Sie den Wert, oder geben Sie einen neuen Wert ein.

Wenn für ein Textfeldattribut Zeicheneinstellungsabhängigkeiten angewendet wurden und der Wert nicht diese Einschränkungen erfüllt, wird eine entsprechende Anleitung mit Angaben zur korrekten Zeichenlänge und zum erforderlichen Typ angezeigt.

Mehrere Dokumente

1. Wählen Sie mehrere Dokumente aus, und klicken Sie im oberen Werkzeugkasten auf Attributwerte bearbeiten.

2. Bearbeiten Sie die Werte, die geändert werden sollen.

   Wenn für ein Textfeldattribut Zeicheneinstellungsabhängigkeiten angewendet wurden und der Wert nicht diese Einschränkungen erfüllt, wird eine entsprechende Anleitung mit Angaben zur korrekten Zeichenlänge und zum erforderlichen Typ angezeigt.

3. Klicken Sie auf Speichern.