Antworten auf Cost Management-E-Mails

Sie können auf E-Mail-Benachrichtigungen in Cost Management direkt mit Anhängen und Kommentaren antworten. Ihre E-Mail-Antworten werden automatisch im System erfasst, wodurch die Zusammenarbeit optimiert und die Notwendigkeit verringert wird, zwischen Ihrem E-Mail-Client und Cost Management zu wechseln.

Wenn Sie auf vom System generierte E-Mails antworten, geschieht Folgendes:

Weitere Informationen zum Speicherort von Informationen finden Sie im Abschnitt Funktionsweise von E-Mail-Antworten.

Diese Funktion ist verfügbar für:

In diesem Artikel:

Funktionsweise von E-Mail-Antworten

Wenn Cost Management Ihnen eine E-Mail-Benachrichtigung sendet (z. B. wenn ein Lieferant eine Angebotsanforderung erhält), verarbeitet das System Ihre Antwort automatisch, anstatt Sie aufzufordern, sich bei der Plattform anzumelden.

Das System extrahiert Folgendes:

  1. Anhänge: Alle Dateien, die Sie an Ihre E-Mail anhängen (z. B. Angebote, Rechnungen, Belege oder Fotos)
  2. Kommentare: Der Textinhalt aus Ihrem E-Mail-Text
  3. Absenderinformationen: Ihre E-Mail-Adresse wird verwendet, um Sie im System zu identifizieren.

Wo finden Sie extrahierte Informationen?

Anmerkung: Verknüpfen Sie die E-Mail-Adresse des Absenders mit einem Cost Management-Konto. Wenn der Absender nicht erkannt wird, wird die E-Mail möglicherweise nicht korrekt verarbeitet.

Antworten auf E-Mails

Analysieren wir das folgende Szenario: Sie erhalten eine Angebotsanforderung per E-Mail von Cost Management. Sie können mit Ihren Preisen und Belegen antworten. Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die E-Mail in Ihrem E-Mail-Client (Gmail, Outlook).
  2. Klicken Sie auf Antworten oder Allen antworten.
  3. Geben Sie im E-Mail-Text Ihre Antwort ein (z. B. "PFA-Dokument" oder detaillierte Preisinformationen).
  4. Hängen Sie Ihre Angebotsdatei an (z. B. Quotation.jpg, Pricing.pdf).
  5. Klicken Sie auf Senden.

Nachdem Sie Ihre E-Mail-Antwort gesendet haben:

Beispiel für E-Mail-Antwort mit Anhang zum Angebot

Tipp: Fügen Sie alle relevanten Preisdetails und Belege in einer einzigen E-Mail hinzu, um Nachfragen zu vermeiden.

Bewährte Vorgehensweisen für E-Mail-Antworten

So stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Antworten korrekt verarbeitet werden

So sollten Sie vorgehen So sollten Sie nicht vorgehen
Verwenden Sie klare Betreffzeilen und behalten Sie die ursprüngliche Betreffzeile bei, wenn Sie antworten, um den Kontext zu erhalten. Entfernen Sie nicht den ursprünglichen E-Mail-Thread; behalten Sie den Gesprächsverlauf bei.
Hängen Sie Dateien in gängigen Formaten an (PDF, JPG, PNG, XLSX, DOCX werden weitgehend unterstützt). Verwenden Sie keine nicht-standardmäßigen Dateien; vermeiden Sie komprimierte oder ausführbare Dateien, die möglicherweise blockiert werden.
Halten Sie den E-Mail-Text prägnant und schreiben Sie klare, professionelle Kommentare, die den erforderlichen Kontext liefern. Senden Sie keine zu großen Anhänge; halten Sie die Dateigröße angemessen, um ein erfolgreiches Hochladen sicherzustellen.
Antworten Sie zeitnah und beantworten Sie Anfragen innerhalb der angegebenen Fristen. Schließen Sie vertraulichen Informationen, die nicht in Kommentaren protokolliert werden sollten, nicht in Klartext ein.
Fügen Sie nach Möglichkeit alle relevanten Anhänge und alle Belege in einer E-Mail an.
Tipp: Zeitstempel für E-Mail-Antworten werden basierend auf den Zeitzoneneinstellungen des Projekts erfasst.

Fehlerbehebung bei E-Mail-Antworten

Wenn Ihre E-Mail-Antwort nicht in Cost Management angezeigt wird, finden Sie weitere Informationen in der folgenden Tabelle:

Problem Lösung
E-Mail-Adresse oder Kontakt nicht erkannt Stellen Sie sicher, dass Sie von der E-Mail-Adresse aus antworten, die mit Ihrem Cost Management-Konto verknüpft ist. Rufen Sie Ihre Kontoeinstellungen auf, und überprüfen Sie die E-Mail-Adresse in der Datei. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Adresse in der Firmeneinrichtung korrekt konfiguriert ist, und stellen Sie sicher, dass Ihre Kontaktinformationen mit der entsprechenden Firma verknüpft sind. Bitten Sie Ihren Projektadministrator, Ihren Kontostatus zu überprüfen, falls die Probleme weiterhin auftreten.
Unzureichende Berechtigungen Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen zur Interaktion mit dem Artikel verfügen. Navigieren Sie zu Einstellungen > Berechtigungen, und überprüfen Sie, ob Ihr Rolle über Zusammenarbeitszugriff oder entsprechende Berechtigungen verfügt. Wenden Sie sich an Ihren Projektadministrator, wenn Berechtigungen angepasst werden müssen.
Anhänge werden nicht hochgeladen Stellen Sie sicher, dass die Datei die Systemgrenzen nicht überschreitet und das Dateiformat unterstützt wird (z. B. PDF, JPG, PNG, DOCX, XLSX). Versuchen Sie, große Dateien zu komprimieren oder sie in mehrere kleinere Dateien aufzuteilen.
Verzögerungen bei der E-Mail-Verarbeitung Die E-Mail-Verarbeitung kann einige Minuten dauern. Warten Sie 5 bis 10 Minuten, und aktualisieren Sie die Cost Management-Seite. Überprüfen Sie die gesendeten Elemente, um sicherzustellen, dass die E-Mail erfolgreich gesendet wurde. Wenn die Verzögerung weiterhin aufritt, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.

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