Als Aufgabenbeauftragter können Sie Aufgaben jederzeit abschließen. Sie müssen keine Details wie Aufwand oder Anhänge angeben, wenn dies in Ihrem Unternehmen nicht erforderlich ist.

Um eine Aufgabe abzuschließen, klicken Sie auf den Arbeitsablaufübergang Complete Task. Wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, verschiebt das System alle abhängigen Aufgaben automatisch in den Status Assigned. Falls dies die letzte ausstehende Aufgabe für den übergeordneten Prozess (Änderungsanforderung oder Änderungsauftrag) ist, geht der übergeordnete Prozess automatisch in den nächsten definierten Status über. Das System informiert den Änderungskoordinator über den Abschluss aller Aktivitäten, sodass Sie keine manuelle Benachrichtigung senden müssen.

Sie können zusätzliche Details zum Abschluss einer Aufgabe (z. B. Dokumentergebnisse, Aktivitäten und die Gesamtlösung) im Feld Abschlussbemerkungen angeben. Fügen Sie außerdem alle relevanten Bilder und Kommentare zum Abschnitt Bilder hinzu.

Beim Abschließen einer Aufgabe können Sie unterstützende Dokumentation zur Registerkarte Anhänge hinzufügen. Wenn eine nachfolgende Aufgabe von der aktuellen Aufgabe abhängt, fügt das System diese Anhänge zum Abschnitt Zugehörige Anhänge der nächsten Aufgabe hinzu.

Falls eine Änderungsaufgabe Artikel auf der Registerkarte Betroffene Artikel enthält, werden diese nach Abschluss der Aufgabe automatisch auf die Registerkarte Betroffene Artikel der jeweiligen Änderungsanforderung oder des entsprechenden Änderungsauftrags kopiert, falls sie dort nicht bereits vorhanden sind. Dadurch kann der Änderungskoordinator alle betroffenen Artikel während des gesamten Änderungsprozesses überwachen.

Überprüfen einer Änderungsaufgabe

Beim Definieren einer Änderungsaufgabe hat der Änderungskoordinator die Möglichkeit, einen optionalen Prüfer auszuwählen. Ist ein Prüfer ausgewählt, ist der Beauftragte nicht in der Lage, die Aufgabe direkt abzuschließen. Stattdessen muss der Beauftragte auf den Arbeitsablaufübergang Submit for review klicken. Das System benachrichtigt dann den Prüfer und fordert ihn auf, das Aufgabenergebnis zu überprüfen. Der Prüfer kann die Aufgabe schließen oder sie mit Kommentaren zur Überarbeitung an den Beauftragten zurücksenden.

Abbrechen einer Aufgabe

Falls festgestellt wird, dass die Aufgabe nicht mehr benötigt wird, kann der Änderungseigentümer, Beauftragte oder Prüfer die Aufgabe in jeder Phase abbrechen, es sei denn, die Aufgabe wurde zurückgestellt oder bereits abgeschlossen. Wenn Sie eine Aufgabe abbrechen, geschieht Folgendes:

• Das System erfasst den vorherigen Status, das Abbruchdatum, die Person, die die Aufgabe abgebrochen hat sowie sämtliche Kommentare im Abschnitt Abbruchdetails.
• Die Felder Verstrichene Zeit und Verbleibende Tage werden aktualisiert und zeigen nun Abgebrochen an.
• Das System entfernt die Aufgabe aus der Registerkarte Aufgabenplanung der entsprechenden Änderungsanforderung bzw. des entsprechenden Änderungsauftrags.
• Abhängige Aufgaben werden nicht abgebrochen, doch das System startet sie nicht automatisch. Sie müssen sie bei Bedarf manuell starten.
• Die übergeordnete Änderungsanforderung bzw. der übergeordnete Änderungsauftrag geht in die nächste Phase über, wenn es sich um die letzte Aufgabe handelt.