Para trabajar con flujos de trabajo de aprobación

Utilice flujos de trabajo de aprobación para iniciar la revisión y la aprobación de los documentos del proyecto.

Importante: Solo los administradores de proyectos pueden crear, editar y administrar flujos de trabajo de aprobación.

Para crear un flujo de trabajo de aprobación

1. Haga clic en el Selector de módulos Project Admin y, a continuación, haga clic en la ficha Servicios.
2. Seleccione Document Management en el panel de la izquierda (1) y, a continuación, haga clic en la ficha Revisiones (2).



3. Haga clic en Crear flujo de trabajo de aprobación.
4. En el cuadro de diálogo, seleccione una plantilla de flujo de trabajo de aprobación y, a continuación, haga clic en Siguiente.
   Están disponibles las siguientes plantillas:

   • Aprobación en un paso: enruta los documentos a través de un solo paso de aprobación.
   • Aprobación en dos pasos: enruta los documentos a través de un paso de revisión y un paso de aprobación.
   • Aprobación en tres pasos: enruta los documentos a través de dos pasos de revisión y un paso de aprobación.
5. Utilice el formulario para introducir información general sobre el flujo de trabajo, incluidos un nombre o una descripción.
6. Especifique los detalles del usuario para cada paso del flujo de trabajo:
   1. Seleccione un iniciador.

      Esta acción determina quién puede utilizar esta plantilla para iniciar una revisión en Document Management.

   2. En función de la plantilla que elija, seleccione un revisor o aprobador y especifique el tiempo permitido para los pasos de revisión y aprobación.
   Consejo: El iniciador, el revisor y el aprobador pueden ser:
   • Un miembro individual de un proyecto.
   • Todos los miembros con la función especificada.
   • Todos los miembros de la empresa especificada.
7. Especifique los estados de aprobación de los documentos que se utilizarán en el flujo de trabajo.
   Los estados Aprobado y Rechazado están disponibles por defecto, pero puede añadir y editar estados mediante las siguientes opciones:

   • Valor: seleccione Aprobado o Rechazado.
   • Etiqueta de estado de aprobación: puede escribir texto personalizado para describir el estado.
   • Icono: seleccione un icono que representará el estado.
   Nota: Los iconos y las etiquetas de estado se muestran en la columna de estado de cada documento de la vista Carpetas de Document Management.
8. Si lo desea, puede añadir una nota, como una exclusión de responsabilidad, que estarán visibles para todos los revisores.
9. Haga clic en Guardar.

El flujo de trabajo de aprobación se muestra en Project Admin ficha Revisiones y está disponible para su uso por parte del iniciador seleccionado en Document Management.

Para editar y administrar flujos de trabajo de aprobación

1. En Project Admin, haga clic en la ficha Servicios.
2. Seleccione Document Management en el panel de la izquierda y haga clic en la ficha Revisiones para visualizar los flujos de trabajo de aprobación existentes.
3. Haga clic en el menú Más junto al flujo de trabajo con el que desea trabajar y elija una de las opciones siguientes:
   • Configurar: permite editar la configuración del flujo de trabajo.
   • Duplicar: permite realizar una copia del flujo de trabajo.
     Consejo: Esto resulta útil si desea crear un nuevo flujo de trabajo con una configuración similar a uno existente. Configure el flujo de trabajo copiado para asignarle un nombre exclusivo y modifique otros parámetros como sea necesario.
   • Archivar: permite desactivar el flujo de trabajo para que no pueda utilizarlo un iniciador a fin de iniciar una revisión.
     Nota: No se pueden suprimir los flujos de trabajo de aprobación.