Conjuntos de documentos

Un conjunto es una colección definida de versiones de documento que permite agrupar los documentos del proyecto.

Sugerencia: es recomendable que asigne un nombre a los conjuntos de forma que el equipo del proyecto obtenga información sobre lo que representa una determinada colección de documentos. Por ejemplo, un conjunto denominado "50 % CD" hace referencia a un grupo de versiones de archivo que se encuentran en mitad del proceso de documentación de construcción.

Vea este vídeo para obtener información sobre cómo trabajar con conjuntos en Document Management.

 

Ver conjuntos

  1. En Document Management, haga clic en la ficha Carpetas.

  2. Seleccione una carpeta.

  3. En el panel izquierdo, seleccione la vista Conjuntos.

    Sugerencia: si selecciona la vista Carpetas, puede ver a qué conjunto pertenece un documento en la columna Conjunto y filtrar documentos por conjunto.

  4. En la vista Conjuntos, utilice la lista desplegable para seleccionar el conjunto que desee.

    Por defecto, se selecciona el Conjunto actual, que muestra la versión más reciente de cada uno de los documentos de cada conjunto.

Administrar conjuntos

  1. Siga los pasos 1 a 3 de la sección Ver conjuntos mostrada anteriormente.

  2. Haga clic en Administrar conjuntos.

  3. Para editar un conjunto existente, haga clic en el nombre o la fecha de emisión y edítelo según sea necesario.

    Sugerencia: puede buscar conjuntos existentes u ordenarlos por orden alfabético por nombre o fecha.

  4. Para crear un nuevo conjunto, haga clic en Crear nuevo conjunto.

    Nota: solo los administradores de proyectos pueden crear conjuntos.

  5. Especifique un nombre de conjunto y, de forma opcional, seleccione una fecha de emisión, que indique cuándo los miembros del proyecto deberían comenzar a utilizar los documentos.

  6. También puede seleccionar Crear otro para crear conjuntos adicionales sin cerrar el cuadro de diálogo.

Puede seleccionar documentos, ya sea en la vista Carpetas o Conjuntos, y hacer clic en el botón Editar asignación de conjuntos para eliminarlos de un conjunto, o desplazarlos a un conjunto nuevo o a uno existente. También puede crear conjuntos durante la carga de documentos.

Nota: solo los administradores de proyectos pueden crear conjuntos. Los administradores de proyectos y los usuarios con permisos de control total para la carpeta pertinente pueden editar la asignación de conjuntos de un documento.

Suprimir conjuntos

  1. Siga los pasos 1 a 3 de la sección Ver conjuntos mostrada anteriormente.

  2. Haga clic en Administrar conjuntos.

  3. Mantenga el puntero sobre el conjunto y haga clic en el menú Más.

  4. Haga clic en Suprimir.

  5. Confirme que el conjunto se debe suprimir.

Nota: los documentos incluidos en el conjunto se mantendrán, aunque se perderá su asociación con el conjunto.
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