Atributos del documento

Personalice la información del documento; para ello, añada atributos como el número de páginas, la fecha o una descripción.

Los miembros con permisos de edición o de control de carpetas y los administradores de proyectos pueden administrar atributos en el nivel de carpeta.

Los atributos son específicos de la versión, lo que implica que cada versión del documento puede tener diferentes atributos asignados. Por ejemplo, al establecer una versión anterior del documento como la actual, el valor de atributo de la nueva versión actual sobrescribe el valor especificado en la versión anterior. Si no se ha definido ningún valor para la nueva versión actual, se aplicará el valor de la versión anterior. Además, al copiar y cargar documentos, el valor de atributo de la última versión del documento copiada o cargada sobrescribe el valor especificado anteriormente.

Crear atributos de documento

1. En el árbol de carpetas, haga clic con el botón derecho en una carpeta Configuración de atributos.

   

2. Haga clic en Crear nueva

   Debe completar los campos Nombre y Tipo. En Tipo, puede seleccionar entre un campo de texto, una fecha o una lista desplegable.

   Campo de texto: permite a los miembros introducir un valor en un campo de texto.

   Nota: Puede añadir las siguientes restricciones de Longitud de carácter y Tipo de carácter solo para los proyectos creados después del 24 de marzo de 2021.

   

   • Longitud de caracteres: seleccione Cualquiera, Fija o Intervalo.

     • Cualquiera: permite a los miembros introducir un máximo de 255 caracteres como valor.
     • Fija: corrija la longitud del valor para que sea un número exacto de 1 a 10 caracteres.
     • Intervalo: seleccione un intervalo de valores de 1 a 10 caracteres.

   • Tipo de caracteres: seleccione entre Alfanumérico, Texto o Numérico.

   Fecha: permite a los miembros seleccionar un valor de fecha de un selector de calendario.

   Lista desplegable: permite a los miembros elegir de una lista de valores definida. Haga clic en Añadir valor, introduzca el valor y repita el proceso hasta que haya creado todos los valores.

   Nota: Puede añadir un máximo de 400 valores para los atributos de lista desplegable de los proyectos creados después del 24 de marzo de 2021.

   Descripción: también puede introducir una descripción.

   Los administradores de proyectos también pueden añadir el atributo a la norma de nomenclatura (ya sea la convención de nomenclatura o los atributos relacionados) si las carpetas a las que se aplica la norma de nomenclatura no contienen documentos.

   

3. Pulse Crear.

Editar atributos de documento

1. Haga clic en
2. Haga clic en Parámetros de atributo
3. Seleccione el icono de edición del atributo correspondiente.

Puede editar el atributo en función de su nivel de permisos:

Administrador de proyectos

Los administradores de proyectos pueden editar:

1. El nombre, la descripción, el nombre de valor y la descripción de valor. Sujeto a las excepciones que se indican a continuación
2. La configuración de caracteres (longitud de caracteres y tipo de caracteres). Sujeto a las excepciones que se indican a continuación.
3. La configuración de la norma de nomenclatura cuando las carpetas a las que se aplica la norma de nomenclatura no contienen documentos visibles.

Miembros con permisos de edición o de control de carpetas

Los miembros con permisos de edición o de control de carpetas no pueden editar los atributos añadidos a carpetas por otros miembros.

Sin embargo, cuando un atributo no ha sido añadido a carpetas por otros miembros ni se ha añadido a la norma de nomenclatura, pueden editar:

1. El nombre, la descripción, el nombre de valor y la descripción de valor.
2. La configuración de caracteres (longitud de caracteres y tipo de caracteres).

Sin embargo, estas acciones también están sujetas a las excepciones que se indican a continuación.

Excepciones: Cuando un atributo se añade a la norma de nomenclatura y las carpetas a las que se aplica la norma de nomenclatura contienen documentos visibles, nadie puede:

• Cambiar el nombre de los valores de un atributo de lista desplegable ni eliminarlos.
• Editar longitud o el tipo de caracteres de un atributo de campo de texto.

Mostrar atributos de carpeta

Los miembros con permisos de edición o de control de carpetas y los administradores de proyectos pueden organizar y elegir los atributos de carpeta que se van a mostrar.

1. Haga clic en

El panel de atributos muestra todos los atributos añadidos a la carpeta actual.

Ahora puede organizar los atributos que se mostrarán mediante la búsqueda, reordenar y suprimir.

Editar valores de atributo

Los miembros pueden editar los valores de atributo de uno o varios documentos.

Un individual

1. En la lista de documentos, haga clic en del valor de atributo correspondiente.
2. Edite un valor o introduzca uno nuevo.

Si un atributo de campo de texto tiene aplicadas restricciones de configuración de caracteres y su valor no cumple con esas restricciones, se mostrará una guía que detalla la longitud y el tipo de caracteres correctos necesarios.

Varios documentos

1. Seleccione varios documentos y haga clic en Editar valores de atributo en la barra de herramientas superior.

2. Edite los valores que desee cambiar.

   Si un atributo de campo de texto tiene aplicadas restricciones de configuración de caracteres y su valor no cumple con esas restricciones, se mostrará una guía que detalla la longitud y el tipo de caracteres correctos necesarios.

3. Haga clic en Guardar