Colaboración en Cost Management

Cost Management permite la colaboración entre contratistas, propietarios, proveedores, arquitectos y consultores mediante permisos de acceso controlado. Los socios externos pueden ver y editar información específica que se les haya asignado, al tiempo que mantienen la seguridad del proyecto.

El permiso de colaboración permite a los miembros ver y editar atributos limitados en los elementos que se les han asignado. Para colaborar en Cost Management, cada miembro necesita una licencia de Forma Build.

Para configurar el acceso de colaboración, consulte el artículo Permisos de administración de costes.

En este artículo:

• Colaboración por función
  • Proveedores
  • Propietarios
  • Arquitectos y consultores
• Configuración de la colaboración
  • Invite a colaboradores
  • Conceder permisos
  • Configurar el acceso del propietario al contrato principal
  • Resolución de problemas de acceso a la colaboración
• Colaboradores en flujos de trabajo de aprobación
• Comentarios restringidos
• Permisos de archivo para colaboración
  • Permisos de carpeta automáticos
  • Información de herramientas de permisos de carpeta
  • Configuración manual de permisos de carpeta
  • Requisitos de permisos por actividad

Colaboración por función

Proveedores

Los proveedores pueden colaborar en varias áreas de Cost Management:

1. Solicitud de presupuesto y órdenes de cambio

   • Responda directamente a las notificaciones por correo electrónico con archivos adjuntos y comentarios (consulte Responder a correos electrónicos de administración de costes)
   • Proporcionar un desglose del trabajo y precios
   • Cargar o descargar archivos adjuntos
   • Exportar informes

2. Solicitudes de pago

   • Ver y responder al acceso: rellene y envíe solicitudes de pago, vea envíos anteriores, genere documentos, cargue archivos adjuntos
   • Crear, ver y responder al acceso: todas las funciones de visualización y respuesta, además de crear períodos de facturación, establecer fechas de vencimiento y eliminar solicitudes (con limitaciones de estado).

3. Gestión de contratos

   • Cargar o descargar presentaciones y archivos adjuntos de contrato
   • Proporcionar una tabla de planificación de desglose de valores

4. Distribución del flujo de efectivo

   • Establecer las fechas de inicio y finalización de la distribución.
   • Envíe elementos para revisión

Artículos relacionados: Responder a correos electrónicos de Cost Management | Flujo de trabajo de orden de cambio potencial colaborativa | Solicitudes de presupuesto | Trabajar con contratos | Solicitud de pago de costes

Propietarios

Los propietarios se centran principalmente en los flujos de trabajo de revisión y aprobación:

1. Solicitudes de orden de cambio (COR)

   • Aceptar o rechazar solicitudes entrantes
   • Descargar documentos justificativos
   • Cargar archivos adjuntos adicionales
   • Exportar informes de proyecto

2. Órdenes de cambio del propietario (OCO)

   • Aprobar o rechazar los cambios propuestos
   • Descargar documentos de orden de cambio
   • Administrar archivos adjuntos y de soporte
   • Exportar informes para su análisis

3. Revisiones de solicitudes de pago

   • Aprobar o rechazar solicitudes de pago
   • Revisar el historial de pagos y envíos anteriores
   • Descargar documentos de solicitud de pago
   • Adjuntar documentación de soporte

Artículos relacionados: COR, OCO y SCO | Solicitud de pago de presupuesto | Flujo de trabajo de orden de cambio potencial colaborativa

Arquitectos y consultores

Los arquitectos y otros consultores (como inspectores de obra o ingenieros) pueden participar en flujos de trabajo de aprobación para órdenes de cambio y solicitudes de pago de presupuestos. Esto permite un proceso de revisión de varias partes donde los artículos se enrutan a través de colaboradores superiores antes de enviarse al propietario.

Para los elementos de COR, OCO (incluida la PCO como COR) y Solicitud de pago de presupuesto, puede especificar colaboradores en el panel desplegable:

• Detalles del arquitecto: seleccione la empresa y el contacto de un arquitecto. Hereda del contrato principal por defecto.
• Colaboradores adicionales: añada varias empresas y contactos externos.

Los colaboradores especificados en estas secciones:

• Reciben notificaciones por correo electrónico cuando se envíen elementos.
• Se pueden añadir como revisores en flujos de trabajo de aprobación.
• Disponen de su información para variables de documento (consulte Variables de personas)

Artículos relacionados: Flujos de trabajo de aprobación | COR, OCO y SCO | Solicitud de pago de presupuesto

Configuración de la colaboración

Para permitir una colaboración eficaz, asegúrese de configurar de forma precisa la información de contacto y de la empresa en Configuración de empresas.

Invite a colaboradores

Para añadir un colaborador (proveedor, propietario, arquitecto o consultor):

1. Seleccione la herramienta Miembros en el menú de la izquierda.
2. Haga clic en Añadir miembros e introduzca el correo electrónico del colaborador.
3. Seleccione la Empresa y la Función del colaborador. Asegúrese de que el nivel de acceso está definido como Miembro del proyecto.
4. Haga clic en Enviar invitaciones.

Conceder permisos

En Configuración > Permisos, conceda el nivel de permiso adecuado para cada empresa:

• Colaborar: para proveedores, propietarios, arquitectos y consultores que necesitan responder a elementos o participar en flujos de trabajo de aprobación.
• Control total o Administrador: para miembros del equipo interno que necesitan crear y administrar elementos.

Más información: Permisos de administración de costes.

Configurar el acceso del propietario al contrato principal

Para conceder a los propietarios acceso de colaboración para cargar documentos:

1. Vaya a la herramienta Configuración.

2. Desplácese hacia abajo hasta la sección Configuración de empresas en la ficha General.

3. Seleccione la empresa y el contacto para la función de propietario.

   

4. En el panel de opción desplegable del contrato principal, asigne el propietario adecuado en Detalles del propietario.

   

Los propietarios con permiso de colaboración pueden ver los detalles del contrato en la tabla Contrato principal y cargar documentos en la sección Archivos adjuntos. El acceso a los vínculos de elementos individuales de la SOV está restringido.

Resolución de problemas de acceso a la colaboración

Si el acceso a la colaboración no funciona, compruebe:

• Herramienta Miembros: el correo electrónico y el nombre del colaborador están vinculados con la empresa.
• Configuración → Permisos: la empresa tiene acceso para Colaborar en el módulo correspondiente.
• Panel desplegable: la empresa del contacto coincide con la empresa del colaborador.
• Estado del elemento: el elemento no está en estado Borrador.

Colaboradores en flujos de trabajo de aprobación

Los colaboradores externos, incluidos propietarios, arquitectos y otras empresas de colaboradores, pueden participar como revisores en flujos de trabajo de aprobación para OCO y solicitudes de pago de presupuestos. Esto permite un proceso de revisión secuencial donde varios participantes revisan los elementos antes de su aprobación final.

Para permitir colaboradores como revisores:

1. Conceda a la empresa externa permisos Colaborar, Control total o Administrador para el módulo correspondiente.
2. Al crear un flujo de trabajo de aprobación, añada la empresa externa o sus miembros como revisores.
3. Especifique los colaboradores en el panel desplegable (Detalles del propietario, Detalles del arquitecto o Colaboradores adicionales) para incluirlos en las notificaciones por correo electrónico.

Para obtener información detallada sobre la configuración de flujos de trabajo, los requisitos de permisos por tipo de flujo de trabajo, las opciones de respuesta y el acceso a documentos durante la revisión, consulte Flujos de trabajo de aprobación.

Comentarios restringidos

Controlar la visibilidad de los comentarios con comentarios restringidos:

• Comentarios públicos: visibles para todos los miembros del proyecto, incluidos los colaboradores
• Comentarios restringidos: solo visibles para los usuarios con permisos Ver todo, Control total o Administrador

Los usuarios con permisos de Control total/Administración ven una casilla de verificación Restringido. Active la casilla de verificación para que el comentario sea privado, solo para los miembros internos del equipo.

Permisos de archivo para colaboración

Cuando los documentos generados se almacenan en la herramienta Archivos, los colaboradores necesitan permisos de carpeta específicos.

Permisos de carpeta automáticos

Cuando el sistema crea una carpeta de entidad (por ejemplo, para una COR, una OCO o una solicitud de pago de presupuesto), concede automáticamente el permiso Ver + Descargar + Cargar a las siguientes entidades:

• La Empresa del propietario especificada en el elemento.
• La Empresa del arquitecto especificada en la sección Detalles del arquitecto del elemento.
• Todas las Empresas de colaboradores adicionales especificadas en la sección Colaboradores adicionales del elemento.

Información de herramientas de permisos de carpeta

Al visualizar documentos en Cost Management, la información de herramientas muestra información sobre los permisos de carpeta:

• Para usuarios con permiso Administrador: muestra las empresas que tienen permisos y proporciona un vínculo para administrar los permisos de carpeta en Forma Data Management.
• Para usuarios con permiso Control total/Ver todo: muestra qué empresas tienen permisos y cuáles no, con un vínculo para administrar los permisos.
• Para usuarios con permiso Colaborar: indica si la empresa tiene acceso a la carpeta de Forma Data Management.

Configuración manual de permisos de carpeta

Si necesita configurar manualmente permisos de archivo, utilice la herramienta Archivos. Consulte Administrar permisos de carpeta para obtener información sobre cómo configurar y administrar los niveles de acceso de los colaboradores.

Requisitos de permisos por actividad

Las actividades estándar no requieren permisos de archivo adicionales:

• Proponer presupuestos o editar ámbito de trabajo
• Cierre de solicitudes de RFQ
• Edición de tablas de planificación (días y comentarios)
• Responder a contratos
• Introducción en la Planificación de valores (SOV)
• Edición del progreso de la SOV y adición de comentarios
• Envío de solicitudes de pago
• Aceptar/rechazar órdenes de cambio
• Aprobar/rechazar solicitudes de pago

Las actividades de gestión de documentos requieren Ver + Descargar + Publicar marcas de revisión + Cargar + Editar:

• Cargar presupuestos en archivos adjuntos
• Administrar archivos adjuntos de contrato
• Cargar/eliminar documentos de solicitud de pago
• Generar documentos a partir de plantillas
• Administrar archivos adjuntos de orden de cambio

La administración de solicitudes requiere el permiso Colaborar (Cost Management):

• Crear/suprimir solicitudes de pago de costes
• Crear/suprimir solicitudes de pago de presupuesto