Flujos de trabajo de aprobación

Los flujos de trabajo de aprobación son una función clave de Cost Management, diseñada para agilizar el proceso de aprobación para:

• Contratos
• Solicitudes de pago de costes y presupuestos (se pueden crear varios flujos de trabajo en función de determinadas condiciones, como el contrato principal).
• Gastos
• Órdenes de cambio
• Transferencias de presupuesto internas

Mediante la creación de flujos de trabajo de aprobación personalizados, los administradores de proyectos y los miembros con permisos de control total pueden agilizar el enrutamiento de documentos para su revisión interna, lo que garantiza una mayor coherencia y transparencia en los proyectos. Por ejemplo, un flujo de trabajo de orden de cambio puede enrutar automáticamente el documento al gestor de proyectos, al departamento de contabilidad y al propietario o proveedor para su aprobación. Esta automatización ofrece varias ventajas:

• Reduce el tiempo de aprobación y el esfuerzo.
• Evita cuellos de botella en el proceso.
• Asegura la participación de todas las partes interesadas necesarias.
• Mejora la rendición de cuentas y la trazabilidad.
• Promueve prácticas de aprobación estandarizadas.

En este artículo:

• Crear flujos de trabajo de aprobación
  • Configurar las condiciones del contrato principal para flujos de trabajo de pago de presupuestos
  • Uso de varias configuraciones para la lógica O
• Editar y modificar flujos de trabajo de aprobación
  • Editar revisores directamente
• Proceso de revisión y opciones de respuesta
  • Opciones de respuesta
• Colaboradores como revisores
  • Requisitos de permisos
  • Acceso a documentos durante la revisión
• Restricciones durante la revisión

Crear flujos de trabajo de aprobación

Solo los administradores de proyectos pueden crear y editar flujos de trabajo de aprobación. Para crear uno:

1. Seleccione la herramienta Configuración en el panel de navegación de la izquierda.

2. Cambie a:

   • Ficha Presupuesto para solicitudes de pago de presupuesto y transferencias de presupuesto internas.
   • Ficha Coste para contratos, solicitudes de pago de costes o gastos.
   • Ficha Orden de cambio para OCO o SCO.

3. Haga clic en el menú desplegable correspondiente en función del tipo de flujo de trabajo de aprobación que desee crear:

   • Flujos de trabajo de aprobación de solicitud de pago de presupuesto.
   • Transferencias de presupuesto internas
   • Flujos de trabajo de aprobación de contratos.
   • Flujos de trabajo de aprobación de solicitud de pago de costes.
   • Flujos de trabajo de aprobación de gastos.
   • Flujos de trabajo de aprobación de OCO
   • Flujos de trabajo de aprobación de SCO.

   

4. Haga clic en Crear flujo de trabajo de aprobación.

5. Seleccione el número de pasos de aprobación y haga clic en Siguiente.

6. Escriba un nombre para el flujo de trabajo.

7. Utilice los menús desplegables para activar el flujo de trabajo automáticamente y definir las condiciones. Por ejemplo, active esta opción cuando el valor aprobado supere los 10 000 $. Las condiciones varían según el tipo de flujo de trabajo.

   Sugerencia: Utilice tipos de atributo personalizados (texto, número, menú desplegable, casilla de verificación) para enrutar flujos de trabajo. Más información sobre atributos personalizados.

   

8. Asigne revisores para cada paso. Para cada paso, puede:

   • Añada un nombre de paso (por ejemplo, Revisión 1, Revisión 2, Revisión 3).

   • Establecer el tipo de revisor (uno o varios). Especifique si todos los miembros deben revisar o establezca un número mínimo de revisores.

   • Determinar el tiempo de vencimiento de la respuesta.

   • Elegir revisores (miembro, función o empresa). El nivel de permiso necesario depende del tipo de flujo de trabajo. Consulte Requisitos de permiso para obtener más información.

   • Decidir si los revisores pueden editar los elementos que se están revisando. Tenga en cuenta que la edición de elementos requiere permisos de Control total o Administrador, incluso para los flujos de trabajo que permiten el permiso Colaborar para los revisores.

     Nota: Las plantillas de flujo de trabajo rellenan previamente el campo Tipo de revisor. Para revisiones de varios pasos, personalice según sea necesario.

   

9. Añada hasta 12 pasos por flujo de trabajo. Haga clic en Suprimir paso para suprimir uno.

10. Configure el parámetro Acción al finalizar. Determina lo que sucede cuando el revisor final aprueba el elemento:

    • Enviado (valor por defecto): el estado del elemento cambia a Enviado después de que todos los revisores lo aprueben. Resulta útil cuando aún se requiere aprobación externa adicional (por ejemplo, del propietario) después de una revisión interna.
    • Aprobado: el estado del elemento cambia directamente a Aprobado después de que todos los revisores lo aprueben. Resulta útil cuando el flujo de trabajo incluye a quien toma la decisión final como revisor.
    Nota: En los flujos de trabajo de OCO, este parámetro afecta a la descripción que se muestra a los revisores cuando seleccionan una respuesta. Consulte Opciones de respuesta para obtener más información.

11. Haga clic en Guardar.

Configurar las condiciones del contrato principal para flujos de trabajo de pago de presupuestos

Para las solicitudes de pago de presupuestos, puede crear varios flujos de trabajo de aprobación basados en diferentes condiciones, como el contrato principal que se está utilizando. Esto permite tener diferentes procesos de aprobación para diferentes contratos principales dentro del mismo proyecto.

Las solicitudes de pago de presupuesto se evalúan según las condiciones del flujo de trabajo en orden descendente. El primer flujo de trabajo donde se cumplan las condiciones se aplica a la solicitud de pago. La columna Válido para de la lista de flujos de trabajo muestra a qué contrato principal se aplica cada flujo de trabajo.

Para configurar un flujo de trabajo basado en el contrato principal:

1. Siga los pasos descritos en Crear flujos de trabajo de aprobación para iniciar la creación de un flujo de trabajo de solicitud de pago de presupuestos.

2. Cuando defina las condiciones (paso 7), seleccione Nombre del contrato principal en la lista desplegable de la primera condición.

3. Seleccione Igual que en la lista desplegable del operador.

4. Introduzca el valor del contrato principal en el campo Valor (por ejemplo, MC-01 o MC-02).

   

   Nota: Por defecto, el valor del campo es "Contrato principal por defecto". Durante la copia de proyectos desde una plantilla o proyecto de origen, este valor se restablece en "Contrato principal por defecto", ya que todavía no hay contratos principales en el proyecto de destino.

5. Siga los pasos de configuración de flujo de trabajo restantes y haga clic en Guardar.

La columna Válido para mostrará el código contrato principal, lo que facilita la identificación de qué flujo de trabajo se aplica a cada contrato.

Uso de varias configuraciones para la lógica O

Una única configuración de flujo de trabajo solo admite la lógica Y, no la lógica O. Esto significa que no se puede crear una configuración que active varios valores, como Tipo de contrato = "Contrato principal" O "Subcontrato".

Para lograr la lógica O, cree varias configuraciones de flujo de trabajo que señalen el mismo flujo de trabajo. El sistema evalúa las configuraciones secuencialmente por posición y la primera configuración coincidente activa su flujo de trabajo.

Al enviar un elemento (contrato, gasto, orden de cambio, etc.) para su aprobación:

1. El sistema evalúa todas las configuraciones de flujo de trabajo activas en orden por posición (1, 2, 3, …).
2. La primera configuración que coincida activa su flujo de trabajo asociado.
3. El resto de configuraciones no se evalúan.

Esta evaluación secuencial crea de forma eficaz una lógica O entre las configuraciones.

Ejemplo: varios tipos de contrato

Requisito empresarial: active el flujo de trabajo "Aprobación ejecutiva" cuando el tipo de contrato sea igual a "Contrato principal" O "Subcontrato" O "Enmienda".

Solución: cree tres configuraciones de flujo de trabajo independientes:

Resultado: cuando se envía un contrato, si su tipo es Contrato principal, Subcontrato O Enmienda, se activa el flujo de trabajo Aprobación ejecutiva.

Editar y modificar flujos de trabajo de aprobación

Los administradores de proyectos pueden modificar los flujos de trabajo accediendo a la ficha y la sección de aprobación correspondientes, como se describe en los pasos 1 a 3 de la sección anterior. A continuación, realice lo siguiente:

1. Expanda el menú desplegable del flujo de trabajo correspondiente.

2. Seleccione el menú Más y elija:

   • Configurar: edita el flujo de trabajo. Al actualizar la condición de contrato principal de un flujo de trabajo de pago del presupuestos, la columna Válido para se actualizará de forma correspondiente.
   • Duplicar: copia y edita el flujo de trabajo. Sugerencia: Útil para crear flujos de trabajo similares. Cambie el nombre y ajuste la configuración según sea necesario.
   • Desactivar: impide la activación automática cuando se cumplen las condiciones.
   • Subir/Bajar: cambia el orden de flujo de trabajo. Esto es especialmente útil para los flujos de trabajo de solicitud de pago de presupuesto, ya que se evalúan en orden de arriba a abajo y se aplica el primer flujo de trabajo donde se cumplen las condiciones.
   • Suprimir: elimina permanentemente el flujo de trabajo.

Editar revisores directamente

Los administradores de proyectos también pueden editar revisores directamente en la barra de flujo de trabajo de la opción desplegable:

1. Vaya a la barra de flujo de trabajo.
2. Busque el nombre del revisor.
3. Haga clic en el icono de lápiz junto al nombre.
4. En Editar revisores, seleccione nuevos revisores.

Proceso de revisión y opciones de respuesta

Cuando un elemento cumple las condiciones del flujo de trabajo, aparece un cuadro de diálogo que detalla el flujo de trabajo y permite comentarios. Puede ver todos los revisores de los pasos anteriores, actuales y futuros. También puede enviar recordatorios a los futuros revisores antes de la fecha de vencimiento de su revisión.

A medida que avanza el elemento, se notifica a los revisores por correo electrónico.

Opciones de respuesta

Los revisores pueden responder con Continuar, Revisar o Rechazar. Cuando un revisor selecciona una respuesta, se muestra una descripción para explicar el resultado. La descripción varía en función del tipo de flujo de trabajo, el paso actual y el parámetro Acción al finalizar:

Colaboradores como revisores

Para los flujos de trabajo de OCO y solicitud de pago de presupuesto, puede añadir colaboradores externos como revisores. Esto permite un proceso de aprobación de varias partes en el que arquitectos, consultores y otros participantes superiores pueden revisar los elementos antes de enviarlos al propietario.

Para añadir colaboradores externos como revisores:

1. Asegúrese de que la empresa externa ha recibido el permiso Colaborar para el módulo correspondiente (OCO o solicitud de pago de presupuesto).

2. Al configurar el flujo de trabajo, seleccione la empresa externa o miembros específicos de esa empresa como revisores.

3. Los revisores externos recibirán notificaciones por correo electrónico y podrán responder con Continuar, Revisar o Rechazar (solo OCO).

Requisitos de permisos

En la siguiente tabla se muestran los requisitos de permisos para cada tipo de flujo de trabajo:

Obtenga más información sobre los permisos de Cost Management.

Acceso a documentos durante la revisión

Los revisores con permisos Colaborar, Control total o Administrador pueden:

• Ver los detalles y documentos del elemento durante la revisión
• Añadir documentos a la sección Archivos adjuntos (siempre activado)
• Añadir documentos a la sección Paquete de documentos (activado solo si Edición de elementos está activado Y el revisor tiene permiso de Control total o Administrador)
• Suprimir los documentos añadidos

Cuando se aprueba, el revisor final envía el elemento para su aprobación y firma externas. La barra de flujo de trabajo del panel de opción desplegable de detalles muestra el estado del elemento, el destinatario de asignación y la fecha de vencimiento. La actividad se registra en el registro de actividad del elemento.

Restricciones durante la revisión

Se aplican las siguientes restricciones cuando los elementos están En revisión: