Responder a correos electrónicos de Cost Management
Puede responder directamente a las notificaciones por correo electrónico de Cost Management con archivos adjuntos y comentarios. Las respuestas por correo electrónico se capturan automáticamente en el sistema, lo que agiliza la colaboración y reduce la necesidad de cambiar entre su cliente de correo electrónico y Cost Management.
Al responder a correos electrónicos generados por el sistema:
- Los archivos adjuntos y los comentarios se capturan automáticamente en el sistema.
- Las partes interesadas pertinentes reciben una notificación a través del servicio de notificación del sistema (contratista general o propietario).
Para obtener más información sobre dónde se guarda la información, consulte la sección Cómo funcionan las respuestas de correo electrónico.
Esta función está disponible para:
- Solicitudes de presupuesto (RFQ)
- Contratos
- Órdenes de cambio del proveedor (SCO)
- Órdenes de cambio del propietario (OCO)
En este artículo:
- Cómo funcionan las respuestas por correo electrónico
- Responder a correos electrónicos
- Prácticas recomendadas de respuesta por correo electrónico
- Resolución de problemas con las respuestas de correo electrónico
- Artículos relacionados
Cómo funcionan las respuestas por correo electrónico
Cuando Cost Management le envía una notificación por correo electrónico (por ejemplo, cuando un proveedor recibe una solicitud de RFQ), el sistema procesa automáticamente su respuesta en lugar de pedirle que inicie sesión en la plataforma.
El sistema extrae:
- Archivos adjuntos: cualquier archivo que adjunte su correo electrónico (como presupuestos, facturas, documentos complementarios o fotos).
- Comentarios: el contenido de texto del cuerpo del correo electrónico.
- Información del remitente: su dirección de correo electrónico se utiliza para identificarle en el sistema.
¿Dónde se encuentra la información extraída?
- Sección Archivos adjuntos: todos los archivos adjuntos de correo electrónico se cargan en la sección Archivos adjuntos de la orden de cambio, el contrato o el elemento relacionado.
- Sección Comentarios: el texto del cuerpo del correo electrónico se añade como un comentario, visible para los usuarios autorizados en función de sus permisos.
- Seguimiento de actividad: el sistema registra su respuesta en la sección Actividad con fines de seguimiento de auditoría.
Nota: Asocie la dirección de correo electrónico del remitente a una cuenta de Cost Management. Si no se reconoce el remitente, es posible que el correo electrónico no se procese correctamente.
Responder a correos electrónicos
Analicemos el siguiente escenario: recibe un correo electrónico de RFQ (solicitud de presupuesto) de Cost Management. Puede responder con sus precios y documentos complementarios. Para ello:
- Abra el mensaje de correo electrónico en su cliente de correo electrónico (Gmail, Outlook).
- Haga clic en Responder o Responder a todos.
- En el cuerpo del mensaje de correo electrónico, escriba su respuesta (por ejemplo, "Documento PFA" o "Información detallada sobre precios").
- Adjunte el archivo del presupuesto (por ejemplo,
Quotation.jpg,Pricing.pdf). - Haga clic en Enviar.
Una vez enviada la respuesta por correo electrónico:
- El sistema recibe y procesa su correo electrónico automáticamente.
- Se capturan los archivos adjuntos y los comentarios (consulte Cómo funcionan las respuestas por correo electrónico).
- El contratista general recibe una notificación y puede revisar el presupuesto y los comentarios en el panel de detalles de la RFQ.
Sugerencia: Incluya todos los detalles de precios y documentos complementarios relevantes en un único correo electrónico para evitar varias comunicaciones de ida y vuelta.
Prácticas recomendadas de respuesta por correo electrónico
Para asegurarse de que las respuestas por correo electrónico se procesan correctamente:
| ¿Qué hacer? | ¿Qué no hacer? |
|---|---|
| Utilice líneas de asunto claras y mantenga la línea de asunto original intacta al responder para conservar el contexto. | No elimine el hilo de correo electrónico original; mantenga intacto el historial de conversaciones. |
| Adjunte archivos en formatos comunes (PDF, JPG, PNG, XLSX y DOCX son ampliamente compatibles). | No utilice formatos de archivo no estándar; evite usar archivos comprimidos o ejecutables que puedan estar bloqueados. |
| Mantenga el cuerpo del correo electrónico conciso y escriba comentarios claros y profesionales que proporcionen el contexto necesario. | No envíe archivos adjuntos demasiado grandes; mantenga tamaños de archivo razonables para asegurar una carga correcta. |
| Conteste a tiempo y responda a las solicitudes dentro de los plazos especificados. | No incluya información confidencial en texto sin formato que no deba registrarse en los comentarios. |
| Incluya todos los archivos adjuntos relevantes y adjunte todos los documentos complementarios en un correo electrónico cuando sea posible. |
Sugerencia: Las marcas de tiempo de respuesta de correo electrónico se capturan en función de la configuración de zona horaria del proyecto.
Resolución de problemas con las respuestas de correo electrónico
Si la respuesta por correo electrónico no aparece en Cost Management, consulte la siguiente tabla:
| Problema | Solución |
|---|---|
| No se reconoce la dirección de correo electrónico o el contacto | Asegúrese de responder desde la dirección de correo electrónico asociada a su cuenta de Cost Management. Vaya a la configuración de su cuenta y verifique la dirección de correo electrónico que figura en el archivo. Compruebe que su correo electrónico esté configurado correctamente en Configuración de la empresa y asegúrese de que su información de contacto esté vinculada a la empresa adecuada. Pida al administrador de proyectos que compruebe el estado de la cuenta si los problemas persisten. |
| Permisos insuficientes | Compruebe que dispone de los permisos necesarios para interactuar con el elemento. Vaya a Configuración > Permisos y compruebe que su función tenga acceso de colaboración o los permisos adecuados. Póngase en contacto con el administrador de proyectos si es necesario ajustar los permisos. |
| Los archivos adjuntos no se cargan | Compruebe que el tamaño del archivo no supere los límites del sistema y que el formato de archivo sea compatible (por ejemplo, PDF, JPG, PNG, DOCX, XLSX). Pruebe a comprimir archivos de gran tamaño o dividirlos en varios archivos más pequeños. |
| Retrasos en el procesamiento del correo electrónico | El procesamiento del correo electrónico puede tardar unos minutos. Espere de 5 a 10 minutos y actualice la página de Cost Management. Compruebe los elementos enviados para confirmar que el mensaje de correo electrónico se haya enviado correctamente. Si el retraso persiste, póngase en contacto con el administrador del sistema. |