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Les ordres de modification sont gérés à l’aide d’un workflow d’approbation. À mesure qu’un ordre de modification progresse dans le workflow, il s’arrête à différents états. À chaque état, les membres de l’équipe peuvent effectuer différentes actions de workflow en fonction du rôle qui leur est attribué dans l’ordre de modification. Le processus d’exécution des actions et de déplacement de l’ordre de modification dans le workflow se poursuit jusqu’à ce que l’ordre de modification soit terminé ou annulé.
Trois rôles peuvent agir sur un ordre de modification :
Si le workflow d’approbation requiert l’exécution d’une action, votre tableau de bord Travail en attente affiche un article pour l’action et vous recevez une notification par e-mail. Vous pouvez effectuer une action de workflow en ouvrant l’ordre de modification.
L’ordre de modification commence à l’état de workflow Préparation. Par défaut, la personne qui crée l’ordre de modification est le propriétaire. Des propriétaires supplémentaires peuvent être affectés à un ordre de modification. Seuls les propriétaires peuvent rouvrir ou annuler un ordre de modification. La procédure accélérée de soumission au CCM n’est utilisable que s’il n’y a aucune tâche. Vous pouvez utiliser l’onglet Planification des tâches pour définir les activités requises pour l’ordre de modification. Cet onglet peut déjà contenir des entrées issues du modèle d’approbation de modification sélectionné. Comme pour les demandes de modification, le coordinateur peut définir, modifier, supprimer ou ajouter des activités pour garantir la bonne réalisation de la modification. Vous pouvez ajuster les entrées fournies par le modèle ou en rajouter.
Chaque ligne de l’onglet Planification des tâches définit une activité. Vous devez entrer un identifiant alphanumérique, un attributaire et une date d’achèvement prévue pour chaque activité. Si vous le souhaitez, vous pouvez définir des dépendances à l’aide de la colonne Dépend de pour déterminer l’ordre dans lequel les activités doivent être réalisées.
Vous pouvez également utiliser les colonnes Articles de référence ou Articles à modifier pour sélectionner les articles pertinents. Le système copie ensuite ces articles dans les tâches de modification générées lorsque vous passez le workflow d’ordre de modification à l’état Effectuer la modification. Vous pouvez ajouter des articles après avoir créé les tâches. Utilisez l’action de workflow Mettre à jour les tâches pour mettre à jour les tâches.
Si vous sélectionnez un réviseur pour une tâche, la tâche de modification qui en résulte devra être révisée avant de pouvoir être terminée. Vous pouvez également indiquer l’effort estimé pour chaque tâche, ce qui permet de comparer cette valeur à l’effort réel pour voir si les estimations de la demande de modification étaient correctes (pour en savoir plus, voir le chapitre sur le suivi des efforts).
Une fois que le propriétaire de l’ordre de modification le place à l’état Lancer les tâches, les tâches attribuées peuvent commencer. Un propriétaire peut décider de retirer l’ordre de modification ou de le faire avancer à l’étape suivante, pour révision. Un approbateur peut décider de contourner l’état Révision pour approuver et fermer immédiatement l’ordre de modification.
Le système utilise les informations de l’onglet Planification des tâches pour créer les tâches de modification correspondantes lorsque vous faites passer l’ordre de modification à l’état Effectuer la modification à l’aide de l’action de workflow Lancer les tâches. Lorsque vous lancez des tâches, le système effectue les opérations suivantes :
Lorsque des tâches de modification sont générées, le système n’affecte que les tâches qui n’ont aucune dépendance à leurs attributaires. Ils reçoivent alors des notifications par e-mail et voient les tâches dans leur liste Mon travail en attente. Pour les tâches qui ont des dépendances, le système ne les lance qu’une fois que les tâches qui leur servent de condition préalable sont terminées. L’ensemble de l’ordre de modification ne pourra avancer qu’une fois que toutes les tâches de modification auront été terminées.
Une fois que toutes les tâches sont terminées, l’ordre de modification passe automatiquement à l’état Examen des résultats, ce qui permet au coordinateur de vérifier les résultats des tâches. Si d’autres actions sont requises, il peut ajouter des entrées à l’onglet Planification des tâches et les lancer à l’aide de l’action de workflow Lancer des tâches supplémentaires. Le coordinateur peut également utiliser la transition Mettre à jour les tâches pour mettre à jour des tâches existantes ou en ajouter de nouvelles à la planification.
L’onglet Planification des tâches répertorie toujours les tâches qui ne sont pas terminées. Lorsque vous terminez une tâche de modification, le système supprime l’entrée correspondante de l’onglet Planification des tâches, ce qui facilite le suivi des modifications. Notez que vous ne pouvez pas utiliser l’option de soumission au CCM (processus rapide) si vous avez défini des tâches sous l’onglet Planification des tâches. Le système bloque l’opération et affiche un message d’erreur. Vous devez soit laisser les tâches se poursuivre, soit effacer le tableau de planification des tâches si la modification a déjà été effectuée et doit être approuvée rapidement.
Une fois que vous avez effectué toutes les modifications requises et qu’il n’y a plus de tâches de modification en attente, déplacez l’ordre de modification vers l’état Révision par le comité de contrôle des modifications (CCM). Vous pouvez effectuer cette opération directement à partir de l’état Planification si vous n’avez défini aucune entrée sous l’onglet Planification des tâches ou à partir de l’état Examen des résultats une fois que vous avez terminé toutes les tâches de modification associées.
Avant de passer à l’état Révision par le comité de contrôle des modifications (CCM), vous devez sélectionner une modification valide du cycle de vie pour tous les articles de l’onglet Articles concernés. Vous devez également définir les réviseurs du CCM dans la section Approbations et confirmation (au moins un approbateur requis ou supplémentaire) de l’onglet principal Ordre de modification. Si vous ne remplissez pas ces conditions, le système empêchera la transition et affichera un message d’erreur.
L’état Révision par le comité de contrôle des modifications (CCM) verrouille le processus. Aucune autre modification n’est autorisée à partir de ce moment. Ce n’est qu’en renvoyant le processus à l’état Examen des résultats que vous pourrez à nouveau apporter des modifications. Les approbateurs et le coordinateur de l’ordre de modification peuvent ramener le processus à cet état si nécessaire.
Utilisez la section Approbations et confirmation pour examiner et gérer les approbations requises pour l’ordre de modification. Si le modèle de modification sélectionné contient des approbateurs prédéfinis, le système les répertorie dans la colonne Obligatoire. Le coordinateur peut également ajouter d’autres approbateurs à partir de la liste des utilisateurs. Lorsque l’ordre de modification atteint l’état Révision par le comité de contrôle des modifications (CCM), le système copie tous les approbateurs requis et supplémentaires dans la liste des approbateurs restants. Chaque utilisateur doit approuver la modification en effectuant l’action de workflow, ce qui les fait passer de la liste Approbateurs restants à la liste Approuvé par. Ce processus facilite le suivi des approbations en attente. (Les utilisateurs répertoriés dans la ligne Implémentation de cette section ne participeront qu’une fois l’examen du CCM réussi.)
Le système informe tous les approbateurs restants par e-mail et ajoute l’ordre de modification à leur liste Mon travail en attente pendant que leur approbation est en attente.
Si un approbateur restant rejette la modification et renvoie le processus à l’état de révision, le système efface la liste des approbateurs restants. Tous les approbateurs sélectionnés doivent procéder à nouveau à l’approbation la prochaine fois que l’ordre de modification atteint l’état Révision par le comité de contrôle des modifications (CCM). Vous pouvez répéter plusieurs fois cette révision par le comité de contrôle des modifications. Le système assure le suivi de chaque révision dans la section Indicateurs clés de performances, ainsi que des informations indiquant si l’étape de réalisation des tâches a été ignorée (Processus rapide).
La section Intervenants contient des informations sur les parties prenantes externes affectées par la modification (fournisseurs, clients, etc.). Le système copie ces informations à partir de la demande de modification d’origine, mais vous pouvez les ajuster au niveau de l’ordre de modification. Si vous définissez Approbation du client requise sur « Oui », cela aura une incidence sur le processus d’approbation de l’ordre de modification : Si l’approbation du client est requise, l’ordre de modification passe à l’état Révision externe après la dernière approbation du comité de contrôle des modifications (CCM). Ce statut n’implique pas directement le client. Le coordinateur de l’ordre de modification est responsable de la gestion et de la documentation de cette révision. Une fois que le coordinateur a terminé la révision et reçu les commentaires des clients, il peut effectuer l’action appropriée dans le workflow. Si le client refuse la modification, le processus revient à l’état Planification afin que vous puissiez planifier d’autres tâches. Si le client approuve la modification, le système la publie.
Une fois que le comité de contrôle des modifications (CCM) a approuvé la modification et, si nécessaire, que les parties prenantes externes ont donné leur approbation, d’autres intervenants (les responsables achats, les ingénieurs de fabrication, les fournisseurs, etc.) peuvent avoir besoin de confirmer la modification. Le système gère cette étape à travers les transitions Publié et Confirmer.
Utilisez la section Approbations et confirmations pour gérer et suivre les confirmations. Le système gère les confirmations de la même manière que les approbations du CCM : le modèle de modification sélectionné définit les confirmations requises et le coordinateur peut ajouter des confirmations supplémentaires. Lorsque les utilisateurs effectuent l’action de workflow Confirmer, le système déplace leur nom de la colonne Restant à la colonne Terminé par.
Le système informe les utilisateurs par e-mail et répertorie l’ordre de modification dans leur espace Mon travail en attente jusqu’à ce qu’ils effectuent l’action Confirmer. Une fois que la dernière personne a procédé à la confirmation, l’ordre de modification passe à l’état Implémenté.
L’étape de confirmation est facultative. Si vous ne définissez aucune confirmation requise ou supplémentaire, l’ordre de modification passe automatiquement à l’état Implémenté après approbation du CCM ou d’un intervenant externe. Lorsque l’ordre de modification atteint l’état Implémenté, le système fait également passer les demandes de modification associées et leurs rapports sur les problèmes à l’état Terminé.