使用性質 – Vault 用戶端

在 Vault 單機版用戶端中,您可以在兩個位置管理性質:

在 Vault 用戶端中使用「性質」網格管理性質

您可以建立、加入和移除性質以及修改性質值,以自訂 Vault 中的檔案。性質格線會列示所選檔案的所有性質。從檔案清單中選取檔案後,在右側窗格底部會出現性質格線的頁籤。

性質會根據是由系統定義還是由使用者定義來進行區隔。收闔或展開各個群組以檢視這些定義的性質。

性質格線會顯示與所選檔案關聯的各個性質的名稱和值。您可以規劃性質格線以僅展示某些性質。

註: 在 Vault Workgroup、Vault、Vault Collaboration 和 Vault Professional 中提供了「性質」網格

從網格編輯檔案性質

註: 您必須擁有編輯者或管理員的角色,才可以執行此動作。 請與 Vault 管理員聯絡,以確認您的角色。
  1. 從主窗格中選取一個或多個檔案,然後在「性質」網格中按一下「編輯」圖示
  2. 「性質編輯」對話方塊會列示已選取的一個或多個檔案。按一下「加入」可包括 Vault 中的其他檔案。

    若要排除已選檔案,請從清單中將其選取,然後按一下「移除」。

  3. 依預設,會為選取的檔案顯示「名稱」、「作者」和「描述」性質。按一下「選取欄」以選取要對該檔案編輯的其他性質。
    註: 使用「選取欄」以在「編輯性質」螢幕顯示時,可從清單中移除既有的性質。如果移除了包含所編輯性質的欄位,則將遺失您所做的所有變更。在繼續之前,會提示您確認移除欄位。
  4. 編輯性質值的步驟:
    • 按兩下儲存格,以編輯值。
    • 在儲存格上按一下右鍵,以複製或貼上值。
    • 按一下並拖曳位於亮顯儲存格右下角的黑色小方塊,以將同一值填入一欄或多欄中的多個儲存格。
    • 在儲存格上按一下右鍵,然後選取「尋找」以在性質值中搜尋特定字串。在「尋找與取代」對話方塊中,輸入要尋找的字串,然後按一下「尋找下一個」,以從出現的字串移至下一個出現的字串。
    • 在儲存格上按一下右鍵,然後選取「取代」以搜尋特定字串,並用新值加以取代。在「尋找與取代」對話方塊中,輸入要尋找的字串和取代值。重複按一下「尋找下一個」,直到您找到要用新值取代的特定字串,然後按一下「取代」,或按一下「全部取代」以用新值取代出現的每個字串。
    • 在儲存格上按一下右鍵,然後選取「大寫」,以使該值全部使用大寫字元。
    註: 新性質值必須採用針對該性質值的正確資料類型。如果新值的性質資料類型不正確,則此項目將標記為不正確。
  5. 選取「確定」。
  6. 可將所選檔案複製到本端電腦上的臨時位置,將其出庫使用,更新其性質,然後將檔案重新入庫納管至 Vault。進度列會指示正在更新使用者定義的性質。按一下「取消」,以停止此程序。如果在已將某些檔案重新入庫納管至 Vault 後按一下「取消」,則這些檔案將包含編輯的性質。所有未入庫納管的檔案將不包含編輯的性質。
  7. 「性質編輯結果」螢幕彙總了針對每個檔案所做的性質編輯以及已成功編輯的性質。
  8. 您可以選擇產生報告,然後執行以下其中一個選項,將報告儲存在本端或 Vault 中:

    將報告儲存在本端資料夾中

    • 若要將報告儲存在本端中,請按一下「報告」。
    • 在「預覽」對話方塊上,選取「檔案」,然後選取「匯出為」。針對您所選取的檔案類型,填寫其選項,然後按一下「確定」。
    • 在「另存」對話方塊中,導覽至您要將檔案進行本端儲存的資料夾結構。輸入報告名稱,並按一下「儲存」。

    將報告儲存在 Vault 中

    • 若要將報告儲存至 Vault 中,請按一下「傳送至 Vault」以顯示 Vault 資料夾清單。
    • 選取您要將報告儲存在其中的 Vault,並輸入報告的名稱。
    • 選取您要將檔案儲存為逗號分隔檔 (.csv) 還是 Excel 檔案 (.xls),然後按一下「儲存」。
  9. 選取「檔案」>「結束」以關閉「預覽」對話方塊。

在性質格線中隱藏性質

將某些性質從視圖隱藏,以規劃哪些性質會顯示在性質格線中。

  1. 在性質格線上,選取您想要從視圖隱藏的一個或多個性質。
  2. 按一下「隱藏性質」 圖示。性質會從格線中移除。

將性質還原回性質格線中

在「性質篩選」對話方塊上,審閱隱藏的性質並將其還原到「性質」網格上。

  1. 在「性質」網格上,按一下「還原性質」 圖示。

    「性質篩選」對話方塊會開啟,並包含隱藏性質的清單。

  2. 選取您要還原回性質格線的性質,然後按一下「還原選取的性質」。

    選取的性質會列示在性質格線中。

從主視圖管理性質

可以使用「編輯性質」指令來編輯 Vault 中的使用者定義的性質。使用「編輯性質」指令,您可以選取任意數量的檔案、資料夾、料件和變更命令並編輯其性質。您可以同時編輯多個物件類型的性質。

檔案

資料夾

料件

變更命令

從主視圖編輯檔案性質

註: 您必須擁有編輯者或管理員的角色,才可以執行此動作。 請與 Vault 管理員聯絡,以確認您的角色。
  1. 從主窗格選取一個或多個檔案,然後選取 Ctrl+E。
  2. 「性質編輯」對話方塊會列示已選取的一個或多個檔案。按一下「加入」可包括 Vault 中的其他檔案。

    若要排除已選檔案,請從清單中將其選取,然後按一下「移除」。

  3. 依預設,會為選取的檔案顯示「名稱」、「作者」和「描述」性質。按一下「選取欄」以選取要對該檔案編輯的其他性質。
    註: 使用「選取欄」以在「編輯性質」螢幕顯示時,可從清單中移除既有的性質。如果移除了包含所編輯性質的欄位,則將遺失您所做的所有變更。在繼續之前,會提示您確認移除欄位。
  4. 編輯性質值的步驟:
    • 按兩下儲存格,以編輯值。
    • 在儲存格上按一下右鍵,以複製或貼上值。
    • 按一下並拖曳位於亮顯儲存格右下角的黑色小方塊,以將同一值填入一欄或多欄中的多個儲存格。
    • 在儲存格上按一下右鍵,然後選取「尋找」以在性質值中搜尋特定字串。在「尋找與取代」對話方塊中,輸入要尋找的字串,然後按一下「尋找下一個」,以從出現的字串移至下一個出現的字串。
    • 在儲存格上按一下右鍵,然後選取「取代」以搜尋特定字串,並用新值加以取代。在「尋找與取代」對話方塊中,輸入要尋找的字串和取代值。重複按一下「尋找下一個」,直到您找到要用新值取代的特定字串,然後按一下「取代」,或按一下「全部取代」以用新值取代出現的每個字串。
    • 在儲存格上按一下右鍵,然後選取「大寫」,以使該值全部使用大寫字元。
    註: 新性質值必須採用針對該性質值的正確資料類型。如果新值的性質資料類型不正確,則此項目將標記為不正確。
  5. 選取「確定」。
  6. 可將所選檔案複製到本端電腦上的臨時位置,將其出庫使用,更新其性質,然後將檔案重新入庫納管至 Vault。進度列會指示正在更新使用者定義的性質。按一下「取消」,以停止此程序。如果在已將某些檔案重新入庫納管至 Vault 後按一下「取消」,則這些檔案將包含編輯的性質。所有未入庫納管的檔案將不包含編輯的性質。
  7. 「性質編輯結果」螢幕彙總了針對每個檔案所做的性質編輯以及已成功編輯的性質。
  8. 您可以選擇產生報告,然後執行以下其中一個選項,將報告儲存在本端或 Vault 中:

    將報告儲存在本端資料夾中

    • 若要將報告儲存在本端中,請按一下「報告」。
    • 在「預覽」對話方塊上,選取「檔案」,然後選取「匯出為」。針對您所選取的檔案類型,填寫其選項,然後按一下「確定」。
    • 在「另存」對話方塊中,導覽至您要將檔案進行本端儲存的資料夾結構。輸入報告名稱,並按一下「儲存」。

    將報告儲存在 Vault 中

    • 若要將報告儲存至 Vault 中,請按一下「傳送至 Vault」以顯示 Vault 資料夾清單。
    • 選取您要將報告儲存在其中的 Vault,並輸入報告的名稱。
    • 選取您要將檔案儲存為逗號分隔檔 (.csv) 還是 Excel 檔案 (.xls),然後按一下「儲存」。
  9. 選取「檔案」>「結束」以關閉「預覽」對話方塊。

編輯多個物件類型的性質

現在,「編輯性質」對話方塊支援所有類型的物件。檔案、料件、變更命令和資料夾都可同時進行編輯。這是透過使用連結和儲存的搜尋來實現的。若要取得有關連結的更多資訊,請移往〈專案連結〉頁面。

  1. 選取包含變更命令、檔案、資料夾或料件連結的資料夾。
  2. 選取多個檔案及一些指向其他物件類型的連結。例如,選取一些檔案、指向其料件的連結以及指向其變更命令的連結。
  3. 選取 Ctrl+E 或從「編輯」功能表中選取「編輯性質」。
  4. 「性質編輯」對話方塊中會列示已選取的所有物件。第一欄中的「圖元」圖示指示圖元/檔案類型。
  5. 依預設,會顯示「名稱」、「作者」和「描述」性質。按一下「選取欄」可選取其他性質進行編輯。
    註: 使用「選取欄」以在「編輯性質」螢幕顯示時,可從清單中移除既有的性質。如果移除了包含所編輯性質的欄位,則將遺失您所做的所有變更。在繼續之前,會提示您確認移除欄位。
  6. 「自訂欄位」對話方塊可讓使用者依「檔案」、「資料夾」、「料件」、「變更命令」或「所有欄位」篩選性質。選取需要編輯的性質,然後結束該對話方塊。
  7. 如果某個使用者定義的性質已與多個圖元類型關聯,則可以為這些圖元編輯該性質。否則,請在該對話方塊中尋找可以為每個圖元編輯的性質並進行編輯。
  8. 選取「確定」以執行性質編輯並檢視結果。