Utiliser les états de l'ordre de modification

L'onglet Etat de la boîte de dialogue Ordre de modification propose un tableau de procédure contenant toutes les combinaisons possibles des progressions des états.

Vous pouvez également vérifier l'état actuel de l'ordre de modification en sélectionnant l'onglet Etat de la boîte de dialogue Ordre de modification. Cliquez deux fois sur un état pour afficher les informations correspondantes.

Par défaut, un seul participant doté d'un rôle d'Approbateur peut approuver l'ordre de modification dans l'état de validation. La définition du routage peut exiger que l'intégralité des participants dotés des autorisations d'approbation approuve l'ordre de modification avant que celui-ci ne puisse être défini sur Approuvé.

L'administrateur de la demande de modification peut exiger que l'intégralité des participants dotés des autorisations d'approbation approuve l'ordre de modification avant que celui-ci ne puisse être défini sur Approuvé.

Remarque : L'administrateur de la demande de modification peut forcer l'approbation d'un ordre de modification ouvert.

Une fois que l'ordre de modification est approuvé, il est défini sur l'état Fermé. Les fichiers et articles associés à l'ordre de modification sont alors validés. Si le produit est nouveau, les nouveaux fichiers et articles sont validés pour la première fois. Si la configuration de la conception existe, la révision existante est remplacée par la nouvelle révision de l'article.

Si vous créez un nouvel ensemble qui contient des pièces préalablement non validées, la définition de l'effectivité entraîne la validation de l'ensemble ainsi que des pièces préalablement non validées.

Remarque : Bien que les pièces préalablement non validées ne doivent pas nécessairement se trouver dans l'ordre de modification, il est conseillé de les y placer en vue d'un éventuel suivi.

Utiliser les états, les activités et les rôles

Lors de la création d'un ordre de modification, les informations qui s'y rapportent sont entrées dans la boîte de dialogue Ordre de modification. Un ordre de modification peut être créé avec ou sans fichier ou article associé.

L'état de l'ordre de modification détermine les champs pouvant être modifiés et les personnes pouvant les modifier.

Dès qu'un ordre de modification est enregistré, il passe à l'état de création. La personne qui demande l'ordre de modification prend automatiquement le rôle d'Auteur de la demande de modification. Lorsque l'auteur de la demande de modification soumet l'ordre de modification, l'état de l'ordre de modification devient Ouvert et une notification est envoyée aux utilisateurs pour lesquels un rôle a été attribué dans l'état suivant du flux de travail.

Etat Créé

Lorsque l'état Créé est actif, l'auteur de la demande de modification peut effectuer les opérations suivantes :

  • Modifier
  • Soumettre
  • Supprimer
Remarque : L'auteur de la demande de modification ne peut pas modifier le cycle de vie de l'article, rétablir le cycle de vie ni mettre à jour l'article associé à l'ordre de modification.

Il peut en revanche supprimer ou soumettre l'ordre de modification. Une fois l'ordre de modification soumis, il passe à l'état Ouvert. Une notification est envoyée à l'administrateur de la demande de modification afin de l'avertir qu'un ordre de modification requiert son attention.

Etat Ouvert

A l'état Ouvert, l'administrateur de la demande de modification peut effectuer les actions suivantes :

  • Modifier
  • Soumettre et imposer l'approbation
  • Annuler
  • Soumettre

Lorsque vous cliquez sur Soumettre, l'ordre de modification est défini sur l'état En cours. Une notification est envoyée à l'ingénieur responsable, à l'administrateur de la demande de modification, à l'auteur de la demande de modification et au réviseur de la liste de routage, pour prévenir les participants qu'un ordre de modification requiert leur attention.

Etat En cours

A l'état En cours :

  • Un réviseur peut ajouter et consulter des commentaires et y répondre.
  • L'auteur de la demande de modification peut ajouter et consulter des commentaires ou répondre à des commentaires.
  • L'administrateur de la demande de modification est en droit de retirer l'ordre de modification de la procédure ou d'effectuer un suivi rapide par l'intermédiaire du processus d'approbation.
  • L'ingénieur responsable procède aux changements de conception demandés et soumet l'ordre de modification pour qu'il soit validé.
  • Toute personne, à l'exception de l'utilisateur de notification, peut modifier la liste de routage en fonction des règles indiquées dans la section de routage.

Une fois que l'ingénieur responsable a soumis l'ordre de modification, celui-ci est associé à l'état Vérification ou En révision, selon la définition de flux de travail indiquée dans la boîte de dialogue d'administration.

Etat Vérification (facultatif)

Si la définition de flux de travail de l'ordre de modification est définie sur Vérifier l'état dans la boîte de dialogue d'administration, l'ordre de modification passe à l'état Vérification lorsqu'il est soumis par l'ingénieur responsable. Une notification est envoyée au vérificateur, à l'auteur de la demande de modification et au réviseur afin de les avertir qu'un ordre de modification requiert leur attention.

A l'état Vérification :

  • le vérificateur peut approuver ou rejeter l'ordre de modification ;
  • l'auteur de la demande de modification ou le réviseur peuvent ajouter des commentaires ou répondre à des commentaires.

Si le vérificateur rejette l'ordre de modification, celui-ci revient à l'état En cours. Une fois que le vérificateur a accepté l'ordre de modification, celui passe à l'état En révision.

Etat En révision

La soumission d'un ordre de modification en vue de sa validation le fait passer à l'état En révision. Une notification est envoyée aux approbateurs pour leur signaler qu'un ordre de modification requiert leur attention.

A l'état Révision :

  • l'approbateur peut approuver ou rejeter l'ordre de modification ;
  • l'auteur de la demande de modification ou le réviseur peuvent ajouter des commentaires ou répondre à des commentaires.

Un ordre de validation passe à l'état Approuvé selon les conditions suivantes :

  • Un approbateur approuve l'ordre de modification si la définition du routage ne précise pas que l'approbation doit être unanime.
  • Tous les approbateurs doivent approuver l'ordre de modification s'il est précisé que l'approbation doit être unanime.
Remarque : Si l'approbateur rejette l'ordre de modification, celui-ci passe à l'état Rejeté. A l'état Rejeté, l'administrateur de la demande de modification peut rouvrir l'ordre de modification ou l'annuler.

Etat Approuvé

A l'état Approuvé : un administrateur de demande de modification doit définir l'effectivité pour valider les articles de l'ordre de modification. Seul un administrateur de demande de modification peut définir l'effectivité.

La date à laquelle les fichiers et les articles deviennent effectifs est indiquée dans la boîte de dialogue Définir l'effectivité. Par défaut, l'effectivité est immédiate. Il est également possible de spécifier une date de fin d'effectivité pour chaque fichier ou article. Le cas échéant, les fichiers ou les articles ne seront pas effectifs au-delà de cette date. Un fichier ou un article préalablement validé devient effectif sauf si une nouvelle révision a été effectuée pour le remplacer.

Lorsque l'effectivité est définie, l'état du cycle de vie des fichiers et des articles dans l'ordre de modification est défini sur Validé et l'ordre de modification est défini sur Fermé. La révision de l'article devient effective, remplaçant ainsi la révision préalablement validée, à la date d'effectivité.

Lorsqu'un ordre de modification passe à l'état Fermé, une notification est envoyée à toutes les personnes répertoriées comme utilisateurs de notification dans la liste de routage.

Etats Annulé et Fermé : aucune action ne peut être effectuée, par aucun utilisateur.