Una definizione del ciclo di vita è un motore configurabile per l'assegnazione automatica di protezione, funzionamenti e proprietà agli oggetti del Vault, in base alla fase del processo di progettazione del contenuto. Questa funzionalità consente di semplificare l'ambiente di lavoro eliminando possibili errori nella gestione di gruppi di file, di oggetti personalizzati o di un intero progetto.
Per una definizione del ciclo di vita vengono utilizzati gli stati, che identificano la condizione dell'oggetto durante il ciclo di vita. Esempi di stati sono In lavorazione, In revisione o Rilasciato. Un oggetto viene spostato da uno stato all'altro in base alle regole di transizione della definizione del ciclo di vita. Queste regole di transizione consentono di stabilire quando si verifica la modifica di stato, se può avvenire manualmente o automaticamente (o in entrambi i modi) o in base ai criteri definiti dall'amministratore. La definizione del ciclo di vita determina anche se avranno luogo altri funzionamenti automatici in base ad una modifica di stato.
Ad esempio, una definizione del ciclo di vita può essere configurata per la revisione automatica di un file al cambio di stato da In lavorazione a Revisione. Se un utente modifica lo stato di una cartella in Obsoleto, per la definizione del ciclo di vita è possibile applicare automaticamente le impostazioni di sicurezza alla cartella, in modo che solo l'amministratore possa modificare la cartella e il relativo contenuto o ripristinarla per l'uso.
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