Risposta alle e-mail di Cost Management
È possibile rispondere direttamente alle notifiche e-mail di Cost Management con allegati e commenti. Le risposte alle e-mail vengono acquisite automaticamente nel sistema, semplificando la collaborazione e riducendo la necessità di passare dal client di posta elettronica a Cost Management.
Quando si risponde alle e-mail generate dal sistema:
- Gli allegati e i commenti vengono acquisiti automaticamente nel sistema
- Le parti interessate vengono avvisate tramite il servizio di notifica del sistema (appaltatore generale o proprietario)
Per informazioni dettagliate sulla posizione di memorizzazione delle informazioni, vedere la sezione Funzionamento delle risposte e-mail.
Questa funzionalità è disponibile per:
- Richieste di preventivo (RFQ)
- Contratti
- Ordini di modifica fornitore (SCO)
- Ordini di modifica del proprietario (OCO)
In questo articolo:
- Come funzionano le risposte alle e-mail
- Risposta alle e-mail
- Procedure ottimali per la risposta via e-mail
- Risoluzione dei problemi relativi alle risposte e-mail
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Come funzionano le risposte alle e-mail
Quando Cost Management invia una notifica tramite e-mail (ad esempio, quando un fornitore riceve una richiesta di RFQ), la risposta viene elaborata automaticamente anziché richiedere l'accesso alla piattaforma.
Il sistema estrae:
- Allegati: tutti i file allegati all'e-mail (ad esempio preventivi, fatture, documenti di supporto o foto)
- Commenti: il contenuto dell'e-mail
- Informazioni sul mittente: l'indirizzo e-mail dell'utente viene utilizzato per identificare l'utente nel sistema
Dove si trovano le informazioni estratte?
- Sezione Allegati: tutti gli allegati e-mail vengono caricati nella sezione Allegati dell'ordine di modifica, del contratto o dell'elemento correlato
- Sezione Commenti: il testo dell'e-mail viene aggiunto come commento, visibile agli utenti autorizzati in base alle relative autorizzazioni
- Monitoraggio attività: il sistema registra la risposta nella sezione Attività per scopi di audit trail
Risposta alle e-mail
Analizziamo il seguente scenario: si riceve un'e-mail di richiesta di preventivo da Cost Management. È possibile rispondere indicando i prezzi e i documenti di supporto. A tale scopo:
- Aprire l'e-mail nel client di posta elettronica (Gmail, Outlook).
- Fare clic su Rispondi o Rispondi a tutti.
- Nel corpo dell'e-mail digitare la risposta (ad esempio, "Documento PFA" o informazioni dettagliate sui prezzi).
- Allegare il file del preventivo (ad esempio,
Quotation.jpg,Pricing.pdf). - Fare clic su Invia.
Dopo aver inviato la risposta all'e-mail:
- Il sistema riceve ed elabora automaticamente l'e-mail
- Gli allegati e i commenti vengono acquisiti (vedere Funzionamento delle risposte e-mail)
- L'appaltatore generale riceve una notifica e può esaminare il preventivo e i commenti nel gruppo dei dettagli RFQ
Procedure ottimali per la risposta via e-mail
Come assicurarsi che le risposte alle e-mail vengano elaborate correttamente:
| Cosa fare | Cosa non fare |
|---|---|
| Utilizzare un oggetto chiaro e mantenere intatta la riga dell'oggetto originale quando si risponde per preservare il contesto | Non rimuovere il thread e-mail originale; mantenere intatta la cronologia delle conversazioni |
| Allegare file in formati comuni (PDF, JPG, PNG, XLSX, DOCX sono ampiamente supportati) | Non utilizzare formati di file non standard; evitare file compressi o eseguibili che potrebbero essere bloccati |
| Mantenere il corpo dell'e-mail conciso e scrivere commenti chiari e professionali che forniscano il contesto necessario | Non inviare allegati troppo grandi; mantenere dimensioni dei file ragionevoli per garantire il corretto caricamento |
| Rispondere in modo tempestivo e rispondere alle richieste entro le scadenze specificate | Non includere informazioni sensibili in testo normale che non dovrebbero essere registrate nei commenti |
| Includere tutti gli allegati pertinenti e allegare tutti i documenti di supporto in un'unica e-mail, se possibile |
Risoluzione dei problemi relativi alle risposte e-mail
Se la risposta e-mail non viene visualizzata in Cost Management, fare riferimento alla tabella seguente:
| Problema | Soluzione |
|---|---|
| Indirizzo e-mail o contatto non riconosciuto | Assicurarsi di rispondere dall'indirizzo e-mail associato all'account Cost Management. Accedere alle impostazioni dell'account e verificare l'indirizzo e-mail archiviato. Verificare che l'indirizzo e-mail sia configurato correttamente in Configurazione azienda e che le informazioni di contatto siano collegate all'azienda appropriata. Se i problemi persistono, chiedere al proprio amministratore di progetto di verificare lo stato dell'account. |
| Autorizzazioni insufficienti | Verificare di disporre delle autorizzazioni necessarie per interagire con l'elemento. Passare a Impostazioni > Autorizzazioni e verificare che il ruolo disponga dell'accesso collaborativo o delle autorizzazioni appropriate. Contattare l'amministratore del progetto se è necessario modificare le autorizzazioni. |
| Mancato caricamento degli allegati | Verificare che le dimensioni del file non superino i limiti di sistema e che il formato di file sia supportato (ad esempio, PDF, JPG, PNG, DOCX, XLSX). Provare a comprimere file di grandi dimensioni o a suddividerli in più file più piccoli. |
| Ritardi nell'elaborazione delle e-mail | L'elaborazione dell'e-mail potrebbe richiedere alcuni minuti. Attendere 5-10 minuti e aggiornare la pagina Cost Management. Controllare gli elementi inviati per verificare che l'e-mail sia stata inviata correttamente. Se il ritardo persiste, contattare l'amministratore di sistema. |