Konfigurera arbetsflöden för godkännande

Arbetsflöden för godkännande är en viktig funktion i Cost Management som är utformade för att effektivisera godkännandeprocessen för:

• avtal
• kostnads- och budgetbetalningsansökningar (flera arbetsflöden kan skapas baserat på villkor som huvudavtal)
• utgifter
• Ändringsbeställningar
• interna budgetöverföringar.

Genom att skapa anpassade arbetsflöden för godkännande kan projektadministratörer och medlemmar med fullständiga kontrollbehörigheter effektivisera flödet av dokument för intern granskning, vilket skapar konsekvens och transparens mellan projekt. Till exempel kan ett arbetsflöde för en ändringsbeställning automatiskt dirigera dokumentet till projektledaren, ekonomiavdelningen och byggherren eller leverantören för godkännande. Den här automatiseringen har flera fördelar:

• Minskar godkännandetiden och -arbetet.
• Förhindrar flaskhalsar i processen.
• Säkerställer att alla nödvändiga intressenter är involverade.
• Förbättrar ansvarsskyldighet och spårbarhet.
• Främjar standardiserad godkännandepraxis.

I den här artikeln:

• Skapa arbetsflöden för godkännande
• Konfigurera huvudavtalsvillkor för arbetsflöden för budgetbetalning
• Redigera och ändra arbetsflöden för godkännande
• Direktredigering av granskare i arbetsflödet för godkännande
• Exempel: Aviseringar för granskare och inlämning för signatur

Skapa arbetsflöden för godkännande

Endast projektadministratörer kan skapa och redigera arbetsflöden för godkännande. Så här skapar du ett arbetsflöde:

1. Välj Modulväljaren och välj sedan fliken Tjänster.

2. Välj Cost Management i den vänstra panelen och byt sedan till:

   • Fliken Budget för budgetbetalningsansökningar och interna budgetöverföringar.
   • Fliken Kostnad för avtal, kostnadsbetalningsansökningar eller utgifter.
   • Fliken Ändringsbeställning för Byggherre Ändring (OCO) eller UE-Ändring (SCO - ÄTA).

3. Klicka på relevant listruta beroende på vilken typ av arbetsflöde för godkännande du vill skapa:

   • Arbetsflöden för godkännande av budgetbetalningsansökan
   • Interna budgetöverföringar
   • Arbetsflöden för godkännande av avtal
   • Arbetsflöden för godkännande av kostnadsbetalningsansökan
   • Arbetsflöden för godkännande av utgifter
   • Arbetsflöden för godkännande av ÄTA från byggherre
   • Arbetsflöden för godkännande av UE ändring (ÄTA)

   

4. Klicka på Skapa arbetsflöde för godkännande.

5. Välj antal godkännandesteg och klicka på Nästa.

6. Ange ett namn för arbetsflödet.

7. Aktivera arbetsflödet automatiskt genom att ställa in villkor i rullgardinsmenyer. Aktivera till exempel när det godkända värdet överstiger 10 000 USD. Villkoren varierar beroende på arbetsflödestyp.

   Tips: Använd anpassade attributtyper (text, nummer, listmeny, kryssruta) för att dirigera arbetsflöden. Läs mer om anpassade attribut.

   

8. Tilldela granskare för varje steg. För varje steg kan du:

   • lägga till ett stegnamn (till exempel Intern granskning)

   • ange granskartyp (en eller flera) ange om alla medlemmar måste granska eller ange ett minsta antal

   • fastställa förfallotid för svar

   • välj granskare (medlem, roll eller företag). Granskare måste ha behörigheterna Fullständig kontroll eller Administratör.

   • bestämma om granskare ska kunna redigera objekt som granskas.

     Obs! Arbetsflödesmallar fyller i fältet Granskartyp i förväg. För flerstegsgranskningar kan du anpassa efter behov.

   

9. Lägg till upp till tolv steg per arbetsflöde. Klicka på Ta bort steg för att ta bort ett.

10. Alternativt kan du ställa in statusen till Inlämnad, Accepterad eller Godkänd vid slutförandet.

11. Klicka på Spara.

Konfigurera huvudavtalsvillkor för arbetsflöden för budgetbetalning

För budgetbetalningsansökningar kan du skapa flera arbetsflöden för godkännande baserat på olika villkor, till exempel huvudavtalet som används. Det innebär att du kan ha olika godkännandeprocesser för olika huvudavtal inom samma projekt.

Budgetbetalningsansökningar utvärderas av arbetsflödesvillkoren i ordning uppifrån och ned. Det första arbetsflödet med uppfyllda villkor tillämpas på betalningsansökan. Kolumnen Giltig för i arbetsflödeslistan visar vilket huvudavtal varje arbetsflöde gäller.

Så här konfigurerar du ett arbetsflöde baserat på huvudavtalet:

1. Följ stegen i Skapa arbetsflöden för godkännande för att börja skapa ett arbetsflöde för budgetbetalningsansökan.

2. När du anger villkor (steg 7) väljer du Huvudavtalsnamn från första listrutan för villkor.

3. Välj Lika med i listrutan för operatorer.

4. Ange huvudavtalsvärdet i fältet Värde (till exempel MC-01 eller MC-02).

   

   Obs! Som standard är fältvärdet "Standardhuvudavtal". Vid kopiering av ett projekt från en mall eller ett källprojekt återställs detta värde till ”Standardhuvudavtal”, eftersom huvudavtal ännu inte finns i målprojektet.

5. Slutför de återstående konfigurationsstegen för arbetsflödet och klicka på Spara.

Kolumnen Giltig för visar huvudavtalskoden, vilket gör det enkelt att identifiera vilket arbetsflöde som gäller för vilket avtal.

Redigera och ändra arbetsflöden för godkännande

Projektadministratörer kan ändra arbetsflöden genom att gå till relevant flik och godkännandesektion enligt beskrivningen i steg 1–3 i föregående sektion. Sedan:

1. Expandera relevant nedrullningsbar meny för arbetsflöde.

2. Välj Mer-menyn och välj:

   • Konfigurera: Redigera arbetsflödet. När du uppdaterar huvudavtalsvillkoret för ett arbetsflöde för budgetbetalning uppdateras kolumnen Giltig för i enlighet med detta.
   • Duplicera: Kopiera och redigera arbetsflödet. Tips: Användbart för att skapa liknande arbetsflöden. Byt namn och justera inställningarna efter behov.
   • Inaktivera: Förhindra automatisk aktivering när villkoren uppfylls.
   • Flytta upp/Flytta ned: Ändra arbetsflödesordningen. Detta är särskilt viktigt för arbetsflöden för budgetbetalningsansökningar, eftersom de utvärderas uppifrån och ned, och det första arbetsflödet vars villkor uppfylls tillämpas.
   • Ta bort: Ta bort arbetsflödet permanent.

Direktredigering av granskare i arbetsflödet för godkännande

Projektadministratörer kan redigera granskare direkt i arbetsflödesfältet i den utfällbara menyn:

1. Navigera till arbetsflödesfältet.
2. Leta reda på granskarens namn.
3. Klicka på pennikonen bredvid filnamnet.
4. I Redigera granskare väljer du nya granskare.

Exempel: Aviseringar för granskare och inlämning för signatur

När ett objekt uppfyller arbetsflödesvillkoren visas en dialogruta med information om arbetsflödet och kommentarer.

Allteftersom objektet fortskrider underrättas granskarna via e-post.

Granskare kan:

• Godkänn: Fortsätt arbetsflödet. För arbetsflöden med flera steg flyttas objektet till nästa steg. För arbetsflöden i ett steg markeras det som Godkänt.
• Revidera: Begär ändringar. Objektet returneras med statusen Revidera och skicka in igen.
• Avvisa: Avvisa objekt. Objektet returneras med statusen Avvisat.

När objektet har godkänts skickar den sista granskaren objektet för externt godkännande och signering. Arbetsflödesfältet i den utfällbara informationspanelen visar objektets status, tilldelad person och förfallodatum. Aktiviteten loggas i objektets aktivitetslogg.

Följande begränsningar gäller när objekt Granskas: