Svara på e-postmeddelanden från Cost Management

Du kan svara direkt på e-postaviseringar från Cost Management med bilagor och kommentarer. Dina e-postsvar sparas automatiskt i systemet, vilket effektiviserar samarbetet och minskar behovet av att växla mellan din e-postklient och Cost Management.

När du svarar på systemgenererade e-postmeddelanden:

Mer information om var informationen lagras finns i avsnittet Så här fungerar e-postsvar.

Den här funktionen finns för:

I den här artikeln:

Så här fungerar e-postsvar

När Cost Management skickar ett e-postmeddelande till dig (till exempel när en leverantör får en offertförfrågan) behandlar systemet automatiskt ditt svar i stället för att kräva att du loggar in på plattformen.

Systemet extraherar:

  1. Bilagor: Alla filer som du bifogar till din e-post (till exempel offerter, fakturor, stöddokument eller foton).
  2. Kommentarer: Textinnehållet från din e-posttext.
  3. Avsändarinformation: Din e-postadress används för att identifiera dig i systemet.

Var hittar du extraherad information?

Obs! Koppla avsändarens e-postadress till ett Cost Management-konto. Om avsändaren inte känns igen kan det hända att e-postmeddelandet inte bearbetas korrekt.

Svara på e-postmeddelanden

Låt oss analysera följande scenario: Du får ett e-postmeddelande med en offertförfrågan (RFQ) från Cost Management. Du kan svara med dina prissättnings- och stöddokument. Gör så här:

  1. Öppna e-postmeddelandet i din e-postklient (Gmail, Outlook).
  2. Klicka på Svara eller Svara alla.
  3. Skriv ditt svar i e-postmeddelandets brödtext (till exempel ”PFA-dokument” eller detaljerad prisinformation).
  4. Bifoga offertfilen (till exempel Quotation.jpg, Pricing.pdf).
  5. Klicka på Skicka.

När du har skickat ditt e-postsvar:

Exempel på e-postsvar som visar offertbilagan

Tips: Inkludera all relevant prisinformation och alla stöddokument i ett enda e-postmeddelande för att undvika flera meddelanden fram och tillbaka.

Bästa praxis för e-postsvar

Så här säkerställer du att dina e-postsvar behandlas korrekt:

Gör så här Gör inte så här
Använd tydliga ämnesrader och behåll den ursprungliga ämnesraden när du svarar för att bevara sammanhanget. Ta inte bort den ursprungliga e-posttråden. Behåll konversationshistoriken intakt.
Bifoga filer i vanliga format (PDF, JPG, PNG, XLSX, DOCX stöds i stor utsträckning) Använd inte filformat som inte är standard. Undvik komprimerade eller körbara filer som kan vara blockerade.
Håll e-postens innehåll kortfattat och skriv tydliga, professionella kommentarer som ger nödvändigt sammanhang. Skicka inte alltför stora bilagor. Se till att filstorlekar är rimliga för att säkerställa att överföringen lyckas.
Svara i tid och svara på förfrågningar inom de angivna förfallodatumen. Ta inte med känslig information i oformaterad text som inte ska loggas i kommentarerna.
Inkludera alla relevanta bilagor och bifoga allt underlagsmaterial i ett och samma e-postmeddelande när det är möjligt.
Tips: Tidsstämplar för e-postsvar registreras baserat på projektets tidszonsinställningar.

Felsökning av e-postsvar

Om ditt e-postsvar inte visas i Cost Management kan du ta hjälp av den här tabellen:

Ärende Lösning
E-postadressen eller kontakten känns inte igen Se till att du svarar från den e-postadress som är kopplad till ditt Cost Management-konto. Gå till kontoinställningarna och verifiera den angivna e-postadressen. Kontrollera att din e-post är korrekt konfigurerad i Företagsinställningar och se till att din kontaktinformation är länkad till rätt företag. Be din projektadministratör att verifiera din kontostatus om problemen kvarstår.
Otillräckliga behörigheter Kontrollera att du har nödvändiga behörigheter för att interagera med objektet. Gå till Inställningar > Behörigheter och kontrollera att din roll har samarbetsåtkomst eller lämpliga behörigheter. Kontakta din projektadministratör om behörigheterna behöver justeras.
Bilagor överförs inte Kontrollera att filstorleken inte överskrider systemgränserna och se till att filformatet stöds (till exempel PDF, JPG, PNG, DOCX, XLSX). Prova att komprimera stora filer eller dela upp dem i flera mindre filer.
Förseningar i e-postbehandling E-postbearbetningen kan ta några minuter. Vänta 5–10 minuter och uppdatera Cost Management-sidan. Kontrollera dina skickade objekt för att bekräfta att e-postmeddelandet har skickats. Om fördröjningen kvarstår kontaktar du din systemadministratör.

Relaterade artiklar

Huvudsida: Samarbeta i Cost Management