Az életciklusok és állapotok segítségével automatikus működéseket vezethet be, illetve különbséget tehet a fájlok állapotai között a tervezési folyamat során.
Az életciklus-definíció olyan eszköz, amely beállítható úgy, hogy automatikusan hozzárendeljen biztonságot, viselkedéseket, és tulajdonságokat a Vault tár objektumaihoz az alapján, hogy az objektum hol tart a tervezési folyamatban. Ez a funkció lehetővé teszi, hogy leegyszerűsítse a munkakörnyezetet azáltal, hogy eltávolítja a fájlcsoportok, egyéni objektumok vagy egy teljes projekt kezelésével kapcsolatos feladatokat.
Az életciklus-definíció állapotok alapján azonosítja az objektum státuszát az életciklusban. Példák az állapotokra: Munka folyamatban, Átnézendő vagy Kiadva. Egy objektum egyik állapotból a másikba az életciklus-definíció átmenetszabályai alapján kerül. Ezek az átmenetszabályok határozzák meg, hogy mikor történjen az állapotváltozás, hogy az kézzel vagy automatikusan (vagy mindkét módon), a rendszergazda által meghatározott feltételek alapján történjen-e. Az életciklus-definíció az állapotváltozás alapján történő egyéb automatikus viselkedéseket is meghatározza.
Egy életciklus-definíció beállítható például úgy, hogy automatikusan felülvizsgáljon egy fájlt, ha az Munka folyamatban állapotból Ellenőrzés állapotba kerül. Vagy, ha egy felhasználó módosítja egy mappa állapotát elavultra, az életciklus-definíció automatikusan alkalmazni tud olyan biztonsági beállításokat a mappára, hogy csak egy rendszergazda módosíthatja a mappát és annak tartalmát, vagy állíthatja azt vissza.