輸出至表格或外部檔案之前，可先組織、細化和格式化萃取資料。
接下來在資料萃取程序中細化資料在資料萃取表中如何顯示。資料一旦從圖面萃取出，即會顯示在「資料萃取精靈」的「細化資料」頁面，您可以從中對欄排序或重新排序、加入公式欄以及其他作業。您也可以連結至 Excel 工作表，以將工作表中的資訊加入至萃取資料。
- 重新排序、更名、隱藏、排序欄內資料
- 在儲存格中格式化資料 (如：指定資料格式或轉換文字為小寫)
- 為單獨的欄插入公式欄或總計頁尾
- 篩選欄中的資料
- 顯示或隱藏「計數」欄或「名稱」欄
- 將相同的列組成群組或單獨顯示它們
- 於獨立視窗預覽表格
- 建立資料連結至 Excel 工作表
在「細化資料」頁面格線視圖下的欄標示按一下右鍵以存取選項，組織資訊使其按您所要的在表格中的方式顯示或者其在外部檔案中排序。
可以用展開或收闔格式顯示資料。展開格式下，每個性質均顯示在資料陣列中單獨的列內。在收闔格式中，重複的性質名稱將組成群組。「計數」欄將會自動建立在展示每個性質列的性質總數的位置上。
資料陣列中所有可見欄均輸出至表格或外部檔案。不包括隱藏的欄。
您可使用「排序欄」對話方塊同時排序單一欄或多重欄。
您可以插入公式欄至資料格線。可以使用基本算數運算子 (+、-、*、/) 包括 QUICKCALC 以及 CAL 指令的函數 (例如 SIN、COS 和 LOG)。公式欄的欄標示中顯示一個圖示。
組合包含數值資料的相同列時，包含相同性質的所有列收闔為一列，並顯示資料的總和。
組織資料後，接下來請於「選擇輸出」頁面選擇輸出格式。
Excel 工作表中的欄
若要包括具有萃取資料之 Excel 工作表中的欄，請使用「連結外部資料」對話方塊，設置至 XLS 檔的連結。
如果欄萃取自 Excel 工作表，您可以將其做為資料萃取欄進行組織、操控和隱藏。每個 Excel 欄標示中的圖示，可辨識萃取資料欄中的工作表欄。圖示不顯示在資料萃取表中。
若工作表欄的名稱包含以下任何字元，則在「細化資料」頁面的資料格線中顯示欄之前會將其移除：
< > / “ : ; ? * | = ‘
若 Excel 工作表的欄與萃取圖面資料的欄標示相同，兩欄均會顯示。只是 Excel 欄標示在其名稱後附加 -(外部)。