Minden felhasználó számára egy központi helyen hozhatja létre vagy szerkesztheti az e-mail-értesítések küldéséhez használt e-mail-sablonokat, beleértve a tárgysort és a törzset is.

Az „alkalmazással szállított” az előre meghatározott sablon, amely a sablonok között megjelenik. Létrehozhat egy egyéni sablont, vagy módosíthat egy már meglévő, az alkalmazással szállított sablont, hogy az jobban megfeleljen az igényeinek.

A Változtatási kérelmek értesítési sablonjának testreszabása című cikkben leírtak alapján egy központi helyen szerkesztheti minden felhasználó számára a változtatási kérelmekkel kapcsolatos értesítések e-mail-sablonját, beleértve a tárgy mezőt és a törzset is.

Az értesítések e-mail-sablonjának létrehozása és szerkesztése

1. Kattintson az Eszközök > Felügyelet > Vault beállítások lehetőségre.

2. A Vault-beállítások párbeszédpanelen válassza a Viselkedések lapot.

3. Az e-mail-értesítési beállítások konfigurálásához kattintson az Értesítések… lehetőségre.

4. Új e-mail-sablon létrehozásához az E-mail-sablonok lapon kattintson a Hozzáadás lehetőségre.

   Vagy válasszon ki egy sablont a listából, és kattintson a Másolás gombra a kiválasztott e-mail-sablon másolásához és szerkesztéséhez.

   A kiválasztott e-mail-sablon törléséhez kattintson az Eltávolítás lehetőségre.

5. Az e-mail-sablon egyszerű beazonosítása érdekében adja meg/szerkessze a sablon nevét.

6. Adja meg az e-mail-sablon rövid leírását. Ez egyértelművé teszi a felhasználók számára a sablon célját, és használati útmutatóként is szolgálhat.

7. Adja meg/szerkessze az e-mail tárgysorát.

8. Adja meg/szerkessze a címzetteknek elküldeni kívánt e-mail üzenetét. Az e-mail törzsében található szöveget át is helyezheti.

9. Tulajdonságattribútumok hozzáadása az e-mail törzséhez:

   • A Tulajdonság hozzáadása legördülő listából válassza ki az e-mail törzsében feltüntetni kívánt tulajdonságokat.
   • Kattintson a tulajdonság melletti „+” ikonra. A program hozzáadja a kiválasztott tulajdonságattribútumot az e-mail törzséhez. Az attribútum másolásával és beillesztésével átrendezheti azt az e-mail törzsén belül.
   • Az e-mail törzséhez hozzáadhat szabad szöveget.

10. Adjon hozzá fejlécet/láblécet az e-mailhez. A fejlécben és a láblécben található információkat a program a sablon elején és a végén helyezi el.

11. Az e-mail-sablon áttekintéséhez kattintson az Előnézet gombra.

12. A módosítások mentéséhez kattintson az Alkalmaz gombra.

13. A mentéshez és a párbeszédablak bezárásához kattintson az OK gombra.

A címkék az e-mail-sablonok helyőrzői az e-mailben található információk automatikus kitöltéséhez. Például: {DOCVARIABLE SYSVAR.VaultName}.

Az alapértelmezett címkék listája:

Címke	Leírás
A Thin Client hivatkozása	A Thin Clientben lévő objektumok elérésére szolgáló hivatkozás
Hyperlink	Az objektum, például fájl vagy tétel elérésére szolgáló hivatkozás. A hivatkozás szerkesztéséhez kattintson a jobb gombbal a hivatkozott objektumra, és válassza a Hiperhivatkozás lehetőséget
FromState, ToState	Az állapot leírása, például Munka folyamatban, Felülvizsgálat
VaultName	Az aktuális Vault tár neve
DisplayName	Az adott műveletet elindító felhasználó megjelenített neve
Time	Az e-mail létrehozásának időpontja

E-mail-értesítési naplók

Az e-mail-értesítési naplók az egyes elküldött e-mailek rekordjai. Ez hasznos lehet ellenőrzések és hibakeresések során, és segít azonosítani az e-mail-rendszerrel vagy a címzett címével kapcsolatos problémákat. A naplók az e-mail-naplók alatt találhatók az ADMS Console alkalmazásban.

Az e-mail-értesítési napló az alábbi információkat tartalmazza:

• Az értesítés dátuma és időpontja
• Az e-mail kiküldésének sikeres vagy meghiúsult állapota
• Az e-mail címzettjei
• Életciklus-definíció, állapotváltás és e-mail-sablon

Alapértelmezés szerint az e-mail-értesítés méretének korlátja az e-mail-üzenet és az esetleges mellékletek együttes méretét tekintve 20 MB.