So überprüfen und genehmigen Sie Dokumente

Überprüfen und genehmigen Sie Dokumente, die Sie im Rahmen eines Genehmigungsarbeitsablaufs erhalten haben.

Wenn eine Überprüfung unter Verwendung eines Genehmigungsarbeitsablaufs ausgelöst wurde, für den Sie, Ihre Rolle oder Firma als Prüfer oder Genehmiger bestimmt sind, werden Ihre Angaben für die Überprüfung auf der Registerkarte Überprüfungen angezeigt. Sie können auch per E-Mail benachrichtigt werden.

1. Wenn Sie eine Benachrichtigungs-E-Mail erhalten haben, klicken Sie am unteren Rand auf den Link Element anzeigen.

   Klicken Sie alternativ in Document Management auf die Registerkarte Überprüfungen und dann auf die Überprüfung, für die Ihr Name, Ihre Rolle oder Firma in der Spalte Nächste Handlung durch aufgelistet ist:

   

Die Detailseite für die Überprüfung wird angezeigt:



2. Klicken Sie auf Überprüfung starten und bestätigen Sie, dass die Überprüfung Ihnen zugewiesen werden soll.
   • Wenn Sie Prüfer sind, wird damit die erste Überprüfung gestartet.
   • Wenn Sie Genehmiger sind, wird damit die abschließende Überprüfung gestartet.

   Der Überprüfungsprozesses unterscheidet sich je nach Ihrer Rolle im Arbeitsablauf (Prüfer oder Genehmiger) und dem Typ der verwendeten Vorlage für den Genehmigungsarbeitsablauf. In den Diagrammen für den Genehmigungsarbeitsablauf und die Dokumentüberprüfung finden Sie eine Übersicht der verschiedenen Vorlagen und Überprüfungsprozesse.

So führen Sie eine erste Überprüfung durch

1. Klicken Sie auf der Detailseite für die Überprüfung auf ein Dokument, um es zu öffnen und zu überprüfen. Fügen Sie ggf. Markierungen und Anhänge hinzu. Weitere Informationen finden Sie unter So arbeiten Sie mit Markierungen.
2. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jedes Dokument. Verwenden Sie die Navigationspfeile zum Navigieren zwischen allen Dokumenten in der Überprüfung. Klicken Sie auf das X oben rechts, um zur Detailseite für die Überprüfung zurückzukehren.
3. Wenn Sie jedes Dokument überprüft haben, klicken Sie auf Überprüfung übermitteln, und bestätigen Sie, dass Sie die erste Überprüfung beenden möchten.
   Anmerkung: Sie können auch die Aufgabe freigeben, sodass ein weiterer Prüfer handeln oder die gesamte Überprüfung beenden kann:

   

4. Senden Sie optional eine E-Mail-Benachrichtigung an die nächste Rolle im Arbeitsablauf (Prüfer, Genehmiger) und andere Projektmitglieder, um ihnen mitzuteilen, dass die erste Überprüfung abgeschlossen ist.

So führen Sie die abschließende Überprüfung durch

1. Führen Sie die Schritte a-b wie oben aus.
2. Wählen Sie auf der Detailseite für die Überprüfung einen Genehmigungsstatus für jedes Dokument aus.
3. Klicken Sie auf Überprüfung übermitteln, und bestätigen Sie, dass Sie die abschließende Überprüfung schließen möchten.
4. Senden Sie optional eine E-Mail-Benachrichtigung an die Prüfer und andere Projektmitglieder, um ihnen mitzuteilen, dass die abschließende Überprüfung abgeschlossen ist.

Die Überprüfung wird in Document Management Registerkarte Überprüfungen angezeigt und als geschlossen markiert. Die Gesamtzahl von enthaltenen, genehmigten und abgelehnten Dokumenten wird ebenfalls angezeigt: