Vault-Zusatzmodul für Outlook

Das Autodesk Vault-Zusatzmodul für Microsoft Outlook führt grundlegende Tresorfunktionen für E-Mails und andere, Nicht-CAD Daten in Microsoft Outlook aus.

Wenn das Zusatzmodul für Microsoft Outlook installiert ist, werden den Anwendungen Outlook 2007 und Outlook 2010 eine neue Multifunktionsleisten-Registerkarte und neue Menüoptionen hinzugefügt.

Release-Verfügbarkeit

Diese Funktion ist in bestimmten Versionen von Autodesk Vault verfügbar. Anhand der folgenden Tabelle können Sie sehen, ob Ihre Version über diese Funktion verfügt. 

  2012 2013 2014
Autodesk Vault Basic    
Autodesk Vault Workgroup
Autodesk Vault Collaboration
Autodesk Vault Professional

Grundlegende Aufgaben

Mit dem Vault-Zusatzmodul für Outlook können Sie diese grundlegenden Tresoraufgaben durchführen:

Zuordnen von Ordnern

Wenn Sie den Outlook-Ordner einem Tresor-Ordner zuordnen, werden neue E-Mail-Objekte, die in den Tresor eingecheckt werden, automatisch in dem entsprechenden Tresor-Ordner gespeichert.

Im Dialogfeld Outlook-Ordner-Zuordnung können Sie neue Zuordnungen erstellen und vorhandene Zuordnungen entfernen.

Wissenswertes über das Dialogfeld Outlook-Ordner-Zuordnung

Das Dialogfeld Outlook-Ordner-Zuordnung enthält zwei Optionen zur Optimierung der Arbeitsumgebung:

Hinzufügen einer neuen Ordnerzuordnung

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Outlook-Ordner-Zuordnung auf Hinzufügen.
  2. Wählen Sie einen Outlook-Ordner aus, und klicken Sie auf OK. Über die Schaltfläche Neu wird ein neuer Outlook-Ordner erstellt.
  3. Wählen Sie einen vorhandenen Speicherort aus der Liste der Tresor-Ordner aus, oder klicken Sie auf Ordner hinzufügen, um einen neuen Tresor-Ordner zu erstellen. Klicken Sie anschließend auf OK. 
  4. Klicken Sie im Dialogfeld Outlook-Ordner-Zuordnung auf OK, um die Änderungen zu speichern. 
Anmerkung: Wenn Sie einem Tresor-Ordner einen Kalenderordner zuordnen und die Anfrage akzeptieren oder ablehnen, werden Sie möglicherweise darauf hingewiesen, dass ein Mail-Objekt in Outlook entfernt wurde und dass es aus dem Tresor entfernt werden sollte.

Konfigurieren der Eigenschaftsextrahierung

Um eine Themenstruktur zu erstellen, die nach der Zuordnung auf der Registerkarte Verwendet angezeigt wird, kann der Administrator die Schaltfläche Einstellungen wählen, um ein Dialogfeld aufzurufen, in dem die beiden benutzerdefinierten Eigenschaften ausgewählt werden. Nachdem Sie auf OK geklickt haben, werden diese Eigenschaften auf eine Vault-Option festgelegt und von allen Clients verwendet, die mit diesem Tresor verbunden sind.

Anmerkung: Nur Benutzer mit Administratorrechten können die Schaltfläche Einstellungen sehen.

Konfiguration

  1. Bevor Sie das Autodesk Vault-Zusatzmodul verwenden, muss ein Benutzer mit Administratorrechten zwei Eigenschaften im Tresor erstellen und diese den Outlook-Eigenschaften Elementname und Gesendet am zuordnen. Weitere Informationen finden Sie im folgenden Abschnitt unter Vorbedingungen für Einstellungen.
  2. Wenn die Zuordnung abgeschlossen ist, kann der Administrator die Schaltfläche Einstellungen wählen, um ein Dialogfeld aufzurufen, in dem die beiden benutzerdefinierten Eigenschaften ausgewählt werden. Nachdem Sie auf OK geklickt haben, werden diese Eigenschaften auf eine Vault-Option festgelegt und von allen Clients verwendet, die mit diesem Tresor verbunden sind.
  3. Nachdem dies festgelegt wurde, werden E-Mail-Threads vom Zusatzmodul als Dateizuordnungen behandelt, wenn eine Datei eingecheckt ist.

Vorbedingungen für Einstellungen

  1. Nur für Windows XP: Installieren Sie Windows-Desktopsuche.
  2. Installieren Sie Microsoft Windows-Desktopsuche: Zusatzmodul für in Outlook gespeicherte E-Mails (.msg-Datei) mit Indizierung (MsgFilt.dll).
  3. Wählen Sie in Vault Client Extras > Verwaltung > Tresoreinstellungen > Registerkarte Funktionsweisen aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften.
  4. Wählen Sie Neu, um zwei neue benutzerdefinierte Eigenschaften zu erstellen.
  5. Geben Sie den Namen einer benutzerdefinierten Eigenschaft ein, z. B. Email Conversation Topic und Email Sent On, und wählen Sie als Datentyp Text und Datum für die beiden benutzerdefinierten Eigenschaften. Erstellen der entsprechenden Zuordnungen
  6. Wählen Sie die Registerkarte Zuordnung aus, klicken Sie in den weißen Bereich unter der Dateieigenschaft, und wählen Sie Importieren von Eigenschaften.
  7. Klicken Sie auf Importieren von Vault oder Import aus Datei, und wählen Sie eine Musterdatei aus dem Tresor oder auf der lokalen Festplatte.
  8. Wählen Sie die gewünschte MSG-Eigenschaft. Item Name wird Email Conversation Topic und Send Date wird Email Sent On zugeordnet.
  9. Wenn Sie die Option Importieren von Vault auswählen, ist eine erneute Indizierung der Eigenschaft oder das Hinzufügen einer neuen MSG-Datei zum Tresor erforderlich, um eine Eigenschaftsextrahierung durchzuführen, bevor die MSG-Eigenschaften angezeigt werden.
Anmerkung: Bei der Indizierung eines Volumens handelt es sich um einen Vorgang, der sich auf die Systemleistung auswirken kann. Dies trifft insbesondere zu, wenn das indizierte Volumen das Systemvolumen ist. Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie diese Schritte zur Verbesserung der Systemleistung ausführen:

Konfigurieren von Vault Server unter Windows Server 2008

  1. Starten Sie Server Manager.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Rollen, und wählen Sie Rollen hinzufügen.
  3. Aktivieren Sie im Assistenten für das Hinzufügen von Rollen die Option Dateidienste, und klicken Sie auf Weiter.
  4. Deaktivieren Sie Dateiserver, und aktivieren Sie Windows-Suchdienst. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
  5. Aktivieren Sie nicht Lokales Laufwerk (C:).
  6. Klicken Sie auf Installieren.

Konfigurieren von Vault Server unter Windows XP

  1. Klicken Sie in der Systemsteuerung auf Indizierungsoptionen.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitert.
  3. Wählen Sie die Registerkarte Dateitypen.
  4. Suchen Sie die MSG-Erweiterung, und legen Sie den Index auf Nur Eigenschaften indizieren fest.
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