Modulo aggiuntivo Vault per Outlook

Disponibilità release

Questa funzionalità è disponibile solo in alcune versioni di Autodesk Vault. Fare riferimento alla tabella seguente per vedere se la versione in uso dispone di questa funzione. 

	2012	2013	2014
Autodesk Vault Basic
Autodesk Vault Workgroup
Autodesk Vault Collaboration
Autodesk Vault Professional

Attività di base

Tramite il modulo aggiuntivo per Outlook, è possibile eseguire le seguenti operazioni di base del Vault:

• Login e logout dal Vault
• Archiviazione di file in un Vault

Mappatura delle cartelle

Durante la mappatura della cartella di Outlook con una cartella del Vault, i nuovi messaggi e-mail selezionati nel Vault vengono archiviati automaticamente nella rispettiva cartella del Vault.

Nella finestra di dialogo Mappatura cartelle di Outlook, è possibile creare nuove mappature e rimuovere quelle esistenti.

Informazioni sulla finestra di dialogo Mappatura cartelle di Outlook

In questa finestra è possibile effettuare, inoltre, le seguenti operazioni:

• Fare clic su Aggiungi per aprire la finestra di dialogo Seleziona cartella e specificare le preferenze di mappatura delle cartelle.
• Fare clic su Rimuovi per rimuovere una mappatura esistente.
• Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo e applicare le modifiche.
• Fare clic su Annulla per chiudere la finestra di dialogo senza applicare le modifiche.

Nella finestra di dialogo Mappatura cartelle di Outlook sono disponibili due opzioni che rendono più semplice l'ambiente di lavoro:

• Mostra la finestra di dialogo Archivia quando l'articolo arriva nella cartella di Outlook: se si seleziona questa opzione, all'arrivo di un nuovo messaggio e-mail verrà visualizzata la finestra di dialogo Archivia. Se questa opzione non è selezionata, i messaggi e-mail verranno archiviati automaticamente nel Vault.
  Nota: Questa opzione è disattivata di default.
• Mostra messaggio di richiesta dopo la rimozione dell'elemento dalla cartella di Outlook: se si seleziona questa opzione, verrà visualizzata una finestra di messaggio con il promemoria "Un elemento di e-mail è stato rimosso in Outlook. Rimuoverlo manualmente dal Vault." Se questa opzione non è selezionata, quando si elimina o si rimuove un elemento e-mail da una cartella di Outlook non verranno visualizzati messaggi.
  Nota: Questa opzione è selezionata di default.

Aggiunta di una nuova mappatura delle cartelle

1. Nella finestra di dialogo Mappatura cartelle di Outlook, fare clic su Aggiungi.
2. Selezionare una cartella di Outlook e fare clic su "OK". Il pulsante "Nuovo" consente di creare una nuova cartella di Outlook.
3. Nell'elenco di cartelle del Vault selezionare una cartella esistente o fare clic su Aggiungi cartella per crearne una nuova cartella, quindi fare clic su OK. 
4. Nella finestra di dialogo "Mappatura cartelle di Outlook", fare clic su OK per salvare le modifiche. 

Configurazione dell'estrazione delle proprietà

Per creare una struttura di conversione che può essere visualizzata nella scheda "Utilizzati" una volta eseguita la mappatura, l'amministratore può fare clic sul pulsante "Impostazioni" per richiamare una finestra di dialogo in cui è necessario selezionare le due proprietà definite dall'utente. Dopo aver fatto clic su "OK", queste proprietà vengono impostate su un'opzione Vault e saranno utilizzate per tutti i client connessi a quel Vault.

Configurazione

1. Prima di utilizzare il modulo aggiuntivo Autodesk Vault, è necessario che un utente con privilegi di amministratore crei due proprietà nel Vault e le associ alle proprietà di Outlook "Nome articolo" e "Data di invio". Fare riferimento a "Condizioni preliminari per le impostazioni" nella seguente sezione .
2. Dopo aver eseguito la mappatura, l'amministratore può fare clic sul pulsante "Impostazioni" per richiamare una finestra di dialogo in cui è necessario selezionare le due proprietà definite dall'utente. Dopo aver fatto clic su "OK", queste proprietà vengono impostate su un'opzione Vault e saranno utilizzate per tutti i client connessi a quel Vault.
3. Dopo aver configurato l'opzione, quando un file viene archiviato il modulo aggiuntivo gestisce i thread di e-mail come associazioni di file.

Condizioni preliminari per le impostazioni

1. Solo per Windows XP: installare Windows Desktop Search.
2. Installare il modulo aggiuntivo Microsoft Windows Desktop Search per l'indicizzazione (MsgFilt.dll) dei messaggi di posta elettronica salvati di Outlook (file .msg).
3. Nel client del Vault, selezionare Strumenti > Amministrazione > Impostazioni Vault > scheda Funzionamenti, quindi fare clic sul pulsante Proprietà  .
4. Selezionare Nuova per creare due nuove proprietà definite dall'utente (UDP, User Defined Property)
5. Immettere un nome UDP, ad esempio "Argomento conversazione e-mail" ed "E-mail inviata in data", quindi selezionare un tipo di dati testo e una data per le due proprietà UDP. Effettuare, inoltre, le dovute associazioni.
6. Selezionare la scheda Mappatura, fare clic nello spazio bianco sotto Proprietà file e selezionare Importa proprietà.
7. Selezionare Importa da Vault o Importa da file e scegliere, rispettivamente, un file di esempio dal Vault o dal disco locale.
8. Selezionare la proprietà MSG desiderata. "Nome articolo" verrà mappato ad "Argomento conversazione e-mail", mentre "Data invio" verrà mappato a "E-mail inviata in data".
9. Se si seleziona Importa da Vault, è necessaria la reindicizzazione di una proprietà o l'aggiunta di un nuovo file MSG al Vault, per effettuare l'estrazione della proprietà prima che le proprietà MSG vengano visualizzate.