Wyodrębnione dane można organizować, rozdrabniać i formatować przed zapisaniem ich w tabeli lub w pliku zewnętrznym.
Następny krok procesu wyodrębniania danych to uszczegółowienie sposobu prezentowania danych w tabeli wyodrębniania danych. Po wyodrębnieniu z rysunku dane są wyświetlane w kolumnach na stronie Wygładź dane Kreatora wyciągu danych, gdzie można sortować kolumny i zmieniać ich kolejność, dodawać kolumnę formuły itd. Można także ustanowić łącze z arkuszem programu Excel, aby dodać do wyodrębnionych danych informacje z tego arkusza.
- Zmiana kolejności, zmiana nazwy, ukrywanie i sortowanie danych w kolumnach.
- Formatowanie danych w komórkach (na przykład określanie formatu danych lub konwersja tekstu na małe litery)
- Wstawianie kolumny formuł lub wierszy podsumowań dla poszczególnych kolumn.
- Filtrowanie danych w kolumnach
- Wyświetlanie lub ukrywanie kolumn Liczba i Nazwa.
- Grupowanie identycznych wierszy lub wyświetlanie ich osobno.
- Podgląd tabeli w osobnym oknie.
- Tworzenie łącza danych do arkusza programu Excel
Klikając prawym przyciskiem myszy etykietę kolumny w widoku siatki na stronie Rozdrobnij dane, można wyświetlić opcje pomocne przy organizowaniu informacji w sposób, w jaki mają być prezentowane w tabeli, lub w kolejności, w jakiej mają być zapisane w pliku zewnętrznym.
Dane można wyświetlać w formacie rozwiniętym lub zwiniętym. W formacie rozwiniętym każda właściwość jest wyświetlana w osobnym wierszu w siatce danych. W formacie zwiniętym powtarzające się nazwy właściwości są pogrupowane razem. Automatycznie tworzona jest kolumna Ilość, w której wyświetlona jest łączna liczba właściwości dla poszczególnych wierszy właściwości.
Wszystkie kolumny widoczne w siatce danych są zapisywane w tabeli lub w pliku zewnętrznym. Wszelkie ukryte kolumny nie są uwzględniane.
Można sortować pojedyncze kolumny lub kilka kolumn w tym samym czasie przy użyciu okna dialogowego Sortowanie kolumn.
Do siatki danych można wstawić kolumny formuł. Dostępne są podstawowe operacje arytmetyczne (+, -, *, /), łącznie z funkcjami z poleceń KALKULATOR oraz KAL takimi jak SIN, COS oraz LOG. Na etykiecie kolumny formuł jest wyświetlana ikona.
Gdy są łączone identyczne wiersze zawierające dane liczbowe, jeśli wszystkie wiersze zawierające tę samą właściwość są zwinięte do jednego wiersza, wówczas jest wyświetlane podsumowanie danych.
Następny krok po zorganizowaniu danych to wybór formatu wyjściowego na stronie Wybierz format wyjściowy.
Kolumny z arkuszy kalkulacyjnych programu Excel
Jeśli kolumny arkusza kalkulacyjnego programu Excel mają być dołączone do wyodrębnionych danych, należy użyć okna dialogowego Dołącz zewnętrzne dane, aby ustanowić łącze do pliku XLS.
Jeśli kolumny zostały wyodrębnione z arkusza programu Excel, można organizować kolumny, manipulować nimi i je ukrywać jako kolumny wyodrębniania danych. Ikona w każdej etykiecie kolumny programu Excel odróżnia kolumny z arkuszy kalkulacyjnych od kolumn z wyodrębnionych danych. Ikona nie jest wyświetlana w tabeli wyodrębniania danych.
Jeśli nazwy kolumn arkusza kalkulacyjnego zawierają następujące znaki, są one usuwane przed wyświetleniem kolumn w siatce danych na stronie Wygładź dane:
< > / “ : ; ? * | = ‘
Gdy kolumna z arkusza programu Excel ma identyczną etykietę jak kolumna z wyodrębnionych danych rysunku, są wyświetlane obie kolumny, ale kolumna z arkusza programu Excel ma etykietę uzupełnioną przyrostkiem -(Zewnętrzny).