規劃電子郵件通知設定

規劃 Vault 中的電子郵件通知設定，以使用定義的電子郵件樣板，傳送指定生命週期狀態轉變的通知給所選成員。

規劃通知設定

按一下「工具」>「管理」>「Vault 設定」。
在「Vault 設定」對話方塊中，選取「行為」頁籤。
按一下「通知…」，以規劃電子郵件通知設定。
在「一般設定」頁籤中，選取觸發電子郵件通知的生命週期定義和狀態 (「起始狀態」和「下一個狀態」)。

例如，當文件從「工作進行中」轉變為「審閱」，或是從「審閱」轉變為「已發行」時，您可能想要傳送通知。
選取電子郵件通知樣板 (如果已存在)，或建立新電子郵件樣板。

「即裝即用」(OOTB) 是為傳送電子郵件通知而建立的預先定義樣板。您可以建立自訂樣板，或修改既有的 OOTB 樣板。

如果已列示樣板，您也可以編輯既有樣板，以根據您的需求自訂樣板。
按一下「加入成員」,以加入您要傳送電子郵件通知的電子郵件通知收件者。這可能包括文件編輯者、專案管理員，或其他相關的利害關係人。

注意事項: 若要確保「電子郵件通知」設定中列示的使用者在狀態轉變期間收到電子郵件，您需要在 ADMS Console 的「使用者和群組管理」設定下，為這些使用者定義電子郵件別名。在狀態變更時，電子郵件將傳送至指定的地址。
按一下「加入」。通知設定會加入至清單。

您也可以編輯或移除電子郵件通知設定。
- 按一下「取代」，以編輯通知設定。
- 按一下「移除」，以刪除通知設定。
啟用或停用「允許通知」勾選方塊，以確定是否針對已規劃的設定傳送電子郵件通知。
按一下「套用」，以儲存變更。
按一下「確定」。

注意:

您無法為相同生命週期狀態轉變設置多個通知。
使用者必須在 ECO 路由清單中，才能收到變更命令事件的通知。

請參閱〈管理變更命令路由〉和〈路由角色〉，以取得更多資訊。

加入電子郵件收件者

按一下「加入成員」。
在「加入成員」對話方塊中，選擇依成員或紀要屬性設定搜尋。
- 依成員搜尋
  - 從可用成員清單中選取使用者和群組。
- 依紀要屬性搜尋
  - 從下拉式功能表中選取性質。
  - 從下拉式功能表中選取條件。
  - 在「值」編輯欄位中指定篩選值。
  - 按一下「加入」，以設定搜尋準則。您可以編輯或移除搜尋準則。
    - 按一下「取代」，以修改選取的搜尋準則。
    - 按一下「移除」，以刪除選取的搜尋準則。
按一下「確定」。

所有選取的使用者和群組均會加入至收件者清單。

注意事項: 系統會單獨向所有群組成員傳送電子郵件，而不是向與群組關聯的電子郵件別名傳送電子郵件。

您可以在 Vault 伺服器中的「使用者管理」對話方塊中，加入、編輯和刪除使用者的電子郵件地址。請參閱〈識別電子郵件收件者〉，以取得更多資訊。