Konfigurace nastavení e-mailových oznámení

Nakonfigurujte nastavení e-mailových oznámení v rámci úložiště, aby bylo možné odesílat vybraným členům e-mailová oznámení o určených přechodech mezi stavy životního cyklu s použitím definované šablony.

Konfigurace nastavení oznámení

1. Klikněte na položkuNástroje > Správa > Nastavení úložiště.

2. V dialogu Nastavení úložiště vyberte kartu Chování.

3. Klikněte na tlačítko Oznámení... a nakonfigurujte nastavení e-mailových oznámení.

4. Na kartě Obecná nastavení vyberte definici životního cyklu a stav, jejichž kombinace aktivuje e-mailové oznámení („Ze stavu“ a „Následující stav“).

   Můžete například chtít odeslat oznámení, když dokument přejde ze stavu „Rozpracováno“ do stavu „Kontrola“ nebo ze stavu „Kontrola“ do stavu „Vydáno“.

5. Vyberte šablonu e-mailového oznámení, pokud již existuje, nebo vytvořte novou šablonu e-mailu.

   Šablona „Out of the box“ (OOTB) je předdefinovaná šablona vytvořená pro odesílání e-mailových oznámení. Máte možnost vytvořit vlastní šablonu, nebo upravit existující šablonu OOTB.

   Pokud již nějakou šablonu máte, máte také možnost upravit existující šablonu a přizpůsobit ji svým požadavkům.

6. Klikněte na tlačítko Přidat členy a přidejte příjemce e-mailových oznámení, kterým chcete e-mailové oznámení odeslat. Může to zahrnovat editory dokumentů, správce projektů nebo další relevantní zúčastněné strany.

   Poznámka: Chcete-li zajistit, aby uživatelé uvedení v nastavení e-mailových oznámení dostávali při přechodech mezi stavy e-maily, je nutné pro tyto uživatele v konzole ADMS v nastavení správy uživatelů a skupin definovat e-mailový alias. Při změně stavu se na určené adresy odešlou e-maily.

7. Klikněte na tlačítko Přidat. Nastavení oznámení se přidají do seznamu.

   Nastavení e-mailových oznámení můžete také upravit nebo odebrat.

   • Chcete-li upravit nastavení oznámení, klikněte na tlačítko Nahradit.
   • Chcete-li odstranit nastavení oznámení, klikněte na tlačítko Odebrat.

8. Chcete-li odesílat e-mailová oznámení na základě nakonfigurovaných nastavení, použijte zaškrtávací políčko Povolit oznámení.

9. Kliknutím na tlačítko Použít uložíte změny.

10. Klikněte na tlačítko OK.

• Pro jeden přechod mezi stavy životního cyklu nelze nastavit více oznámení.

• Uživatelé mohou dostávat oznámení ohledně událostí u změnových příkazů jen v případě, že jsou uvedeni v seznamu směrování změnových příkazů.

  Další informace naleznete v částech Správa směrování změnových příkazů a Role směrování.

Přidání příjemců e-mailu

1. Klikněte na možnost Přidat členy.

2. V dialogu Přidat členy vyberte, zda chcete nastavit vyhledávání podle členů, nebo podle atributů profilu.

   • Vyhledávání podle členů

     • Vyberte uživatele a skupiny v seznamu dostupných členů.

   • Vyhledávání podle atributů profilu

     • Vyberte vlastnost v rozevírací nabídce.

     • Vyberte podmínku v rozevírací nabídce.

     • V poli Hodnota určete hodnotu filtru.

     • Kliknutím na tlačítko Přidat nastavte kritéria vyhledávání. Kritéria vyhledávání můžete upravit nebo odebrat.

       • Chcete-li upravit vybraná kritéria vyhledávání, klikněte na tlačítko Nahradit.
       • Chcete-li odstranit vybraná kritéria vyhledávání, klikněte na tlačítko Odebrat.

3. Klikněte na tlačítko OK.

Všichni vybraní uživatelé a skupiny se přidají do seznamu příjemců.

E-mailové adresy uživatelů je možné přidat, upravit a odstranit v dialogu Správa uživatelů v aplikaci Vault Server. Další informace naleznete v části Identifikace příjemců e-mailu.