Configuración de los parámetros de notificación por correo electrónico

Use la plantilla de correo electrónico definida para configurar los ajustes de notificación por correo electrónico en Vault y así enviar a los miembros seleccionados notificaciones sobre la transición de los estados de ciclo de vida especificados.

Configurar los parámetros de notificación

1. Haga clic en Herramientas > Administración > Configuración de Vault.

2. En el cuadro de diálogo Configuración de Vault, seleccione la ficha Comportamientos.

3. Haga clic en Notificaciones… para configurar los parámetros de notificación por correo electrónico.

4. En la ficha Configuración general, seleccione la definición de ciclo de vida y el estado que activa la notificación por correo electrónico ("Del estado" y "Estado siguiente").

   Por ejemplo, puede que quiera enviar notificaciones cuando un documento pase de "Trabajo en curso" a "Revisar" o de "Revisar" a "Publicado".

5. Seleccione la plantilla de notificación por correo electrónico si ya existe o cree una nueva plantilla de correo electrónico.

   La plantilla predefinida (OOTB) creada para enviar notificaciones por correo electrónico es la plantilla predefinida. Puede crear una plantilla personalizada o modificar una plantilla OOTB existente.

   Si ya tiene una en la lista, también puede editar la plantilla existente para personalizarla según sus necesidades.

6. Haga clic en Añadir miembros para incluir los destinatarios de notificación por correo electrónico a los que desea enviarla. Aquí se podrían incluir editores de documentos, administradores de proyectos u otros participantes relevantes.

   Nota: Para garantizar que los usuarios que aparecen en la configuración de notificación por correo electrónico reciban los mensajes durante las transiciones de estado, debe definir un alias de correo electrónico para ellos en ADMS Console, en la configuración de Administración de usuarios y grupos. Tras un cambio de estado, los mensajes de correo electrónico se enviarán a las direcciones especificadas.

7. Haga clic en Añadir. La configuración de notificación se añade a la lista.

   También puede editar o eliminar los parámetros de notificación por correo electrónico.

   • Haga clic en Reemplazar para editar los parámetros de notificación.
   • Haga clic en Eliminar para suprimir los parámetros de notificación.

8. Active o desactive la casilla de verificación Permitir notificación para enviar notificaciones por correo electrónico para los parámetros configurados.

9. Haga clic en Aplicar para guardar los cambios.

10. Haga clic en Aceptar.

• No se pueden configurar varias notificaciones para la misma transición de estado de ciclo de vida.

• Los usuarios deben formar parte de una lista de enrutamiento ECO para recibir notificaciones sobre los eventos de orden de cambio.

  Consulte las secciones de administración de enrutamientos de orden de cambio y funciones de enrutamiento para obtener más información.

Añadir destinatarios de correo electrónico

1. Haga clic en Añadir miembros.

2. En el cuadro de diálogo Añadir miembros, elija definir la búsqueda por miembros o atributos de perfil.

   • Buscar por miembros

     • Seleccione los usuarios y grupos de la lista de miembros disponibles.

   • Buscar por atributos de perfil

     • Seleccione una propiedad en el menú desplegable.

     • Seleccione una condición en el menú desplegable.

     • Especifique el valor del filtro en el campo de edición Valor.

     • Haga clic en Añadir para definir los criterios de búsqueda. Puede editar o eliminar criterios de búsqueda.

       • Haga clic en Reemplazar para modificar los criterios de búsqueda seleccionados.
       • Haga clic en Eliminar para suprimir los criterios de búsqueda seleccionados.

3. Haga clic en Aceptar.

Todos los usuarios y grupos seleccionados se añaden a la lista de destinatarios.

Las direcciones de correo electrónico de los usuarios se pueden añadir, editar y suprimir en el cuadro de diálogo Administración de usuarios en Vault Server. Consulte Identificar destinatarios de correo electrónico para obtener más información.